消防署や消防出張所では、建物が新しく建築される際に、防火に関する規定に係る法令に問題がないかを審査する消防同意業務を行います。これまで、消防同意における審査業務は紙で行っていたのですが、当庁内でシステムを構築し、令和５年１０月から電子申請を開始しました。審査では面積や距離を算定する必要があるのですが、PC画面で拡大して確認しようとすると、縮尺もそれに合わせて都度調整が発生することや、図面データに簡単にメモを残すことができないなどの制約があり、審査に時間がかかっていました。また、複数の形式のファイルがあり、チェックするにはそれぞれのファイルを開く必要があるなど、手間もかかっていました。その結果、多くの職員は電子で申請された図面を印刷して審査しており、電子化に逆行した状況が起こっていました。
住宅レベルでは図面枚数も少ないので、審査時間はそれほどかからないので紙に印刷しても大きな影響はありませんが、大型ビルともなると、図面の枚数も段ボール２、３箱分になることもあります。それらをすべて印刷するだけでも、用紙が無駄となりますし、印刷する手間もかかります。紙に印刷する場合は、消防設備のチェックや面積や距離算定などの審査業務も定規などを使ってアナログな手段で実施することとなり時間を要し、職員の残業時間も多くなっていました。東京都内は建物の増加に伴い申請も増加傾向となっているため、PC画面で効率的に審査できるツールを導入する必要がありました。

新たなソフトウェア導入検討にあたっては、図面サイズに応じた縮尺が自動で調整でき、面積や距離が簡単に算定できることや、テキストの追加を簡単に行えることが必須条件でした。候補としては何社かあったのですが、これらの機能を有していたのがDocuWorksとPenConnectの組み合わせでした。特に、エリアを指定した面積の算定や距離の算定、消防用設備等の設置間隔が要件を満たしているかなど審査時のチェックに必要な操作が直感的で分かりやすく、職員が習得するのにも時間がかからないと確信できたことに魅力を感じました。また、同時に検討していた他社のツールに比べて、導入コスト面で有利だったことも決め手の一つとなりました。
さらに、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンは、行政機関などへの幅広い導入実績があり、導入後のサポート体制も万全なため、安心して導入できました。

審査では審査対象となる面積の測定やスプリンクラー設備の警戒範囲が居室内をすべてカバーしているか、屋内消火栓設備が一定の範囲内に置いてあるか、また、出口までの距離が定められた距離未満か、さらには、避難通路において定められた以上の通路幅が確保されているかなど、防火に関する規定に係る法令の内容を満たしているかを確認します。
PenConnectと液晶ペンタブレットは、画面サイズに応じて縮尺が自動調整され、審査に必要な面積や距離の算定や設備の確認が簡単に行えるようになっています。具体的には、ペンデバイスで経路をなぞるだけで距離を算定できますし、面積も部屋の角の点を指定するだけで、長方形のみならず多角形の部屋でも簡単に算定できます。また、1タップで同心円を描くことができ、スプリンクラー設備の警戒範囲がカバーされているかなども迅速に確認できるため、審査の利便性が向上し、審査時間が短縮できています。

PenConnectで面積や距離の測定や設備が所定範囲内にあるかの確認などが可能

また、DocuWorksの導入により、Word、Excel、PowerPoint、PDFなど、ファイル形式が違う申請書類を1つのファイルに束ねたり、文字や線を書き込んだり、付箋を貼るなどの操作がPC上で行えるため、電子上のチェック作業の手間が改善されました。
DocuWorks とPenConnectの導入により、審査をPC画面で効率良く行えるようになりました。

DocuWorksでさまざまな形式のファイルを1つのファイルにまとめて審査が可能

社会的にデジタル化がどんどん進んでいますので、当庁と同じように、図面や設計図などをチェックする業務を行う組織や会社などでは、DocuWorksとPenConnectは業務を効率化するツールとして使えるのではないでしょうか。

現在、DocuWorksとPenConnectは単体のシステムとして利用しており、庁内にある他システムとの連携はしておりません。他の業務システムと連携し、書類をDocuWorksで取り込んでPenConnectで審査できれば、庁内全体の審査業務をさらに効率化できる可能性があります。また、現在の審査では紙の申請も全体の3割ほど来ており、図面データはA3やA4だけでなくさまざまなサイズもあるため、これらの申請も電子データ化し、PC画面で審査を行うことができれば、業務の効率化につながるのではと考えています。 富士フイルムビジネスイノベーションには庁内の審査業務のさらなる効率化に向けて、さまざまな観点からご提案いただくことを期待しています。