実は当社では、約10年前からペーパーレスファクスを使いたいと考えていました。主要な4支店では、1日に約50～300枚のファクスを受信しており、紙での配布に苦労していました。そこでペーパーレスファクスで配布を楽にしようとしたのですが、その頃はナンバーディスプレイなど、ファクス仕分けの仕組みがまだ充実していませんでした。その上、当時の事務スタッフは「現状を変えたくない」という人が圧倒的に多く、ペーパーレスファクスのトライアルに対する理解を得られず前に進めませんでした。
そこでまずは、社内の決裁書類をペーパーレスで運用してはどうかという発想で、本社総務課を中心に運用を始めました。ワークフロー機能を兼ね備えたグループウェア（WaWaOffice）で多くのワークフローを電子化しましたが、中にはどうしてもワークフローにできない非定型の書類があり、紙で回付するしかありませんでした。その場合、承認者・決裁者をつかまえるのは一苦労でしたし、スタッフの多くは、特に忙しそうな役員に対して、「ハンコをお願いします」と、声を掛けるタイミングすら見つけづらい状況でした。ワークフロー以外の決裁書類は処理までに相当の時間を要していたことから、この状況をDocuWorksで解消できるのではないかと思いつきました。

DocuWorksの見た目のわかりやすさです。他社製品も検討しましたが、何かをやろうとした時のアクションが、DocuWorksと比べて手順が多かったり複雑だったりしました。
DocuWorksは、ハンコ・付箋・マーカーなどの操作が簡単で、少しコツがわかれば自分でいろいろ試して、「こんなこともできるんだ」と発見もあります。視覚的にとても使いやすく、楽しいです。全社で抵抗なくペーパーレス化するには、「誰でも簡単に使える」DocuWorksがキーになると考えました。また、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンは、DocuWorksとの親和性が高い富士フイルムビジネスイノベーションの複合機と組み合わせ、短期的なコスト削減ではなく、身近な業務改善からスタートして中長期の目線で、生産性向上の効果まで踏み込んだ提案をしてくれたのが良かったです。

これまで紙で回していた非定型の申請書を、DocuWorksトレイで回覧してペーパーレス化し決裁までの時間が半減しました。さらに、DocuWorksの社内向けマニュアルも作成し普及に努めた結果、クチコミでDocuWorksの使いやすさが社内に伝わり、支店の営業責任者が「これは便利かも！」と言い出し、ますます活用が広がりそうです。
例えば、仕入先から届く伝票の確認です。医療は緊急性が高く、社内で登録作業が完了していない新商品を緊急で医療機関に納めることがあります。その場合、伝票が届いても営業事務が処理できず、営業社員に確認する手間が生じたり、営業社員が伝票を事務に提出するのが遅れ処理が滞る事がありました。伝票が担当の営業所でなく支店に届くこともあり、仕分けやファクス、紙での転送の手間も発生していました。これらをDocuWorksトレイを使い電子で受け渡して伝票を迅速、確実に届けるだけでなく、決裁・承認者の帰着待ちなどの時間を削減できました。高松支店でのテスト運用がうまくいけば岡山支店に広げ、岡山で月間50時間、全社で月間200時間の削減を目指しています。

専門商社で、取り扱う商品や取引先の多い会社におすすめです。特に医療のように緊急性が高い業務がある組織は、システムに入力する前に情報を伝達することがあるため、電子データでありながら、まるで手渡しするように確実なコミュニケーションが取れるDocuWorksが役立つはずです。
業務改善を担当していると、現場からさまざまな声が届きます。「全部システム化して欲しい」という声や、逆に「システムで業務のやり方をまるごと変えるのは抵抗がある、難しいシステムでエラーが出たら使うのをあきらめる」という声などです。組織全体のデジタル化、システム化は投資額も大きく、年単位の時間がかかり、すぐには実現できません。でも、困りごとの中にはよく聞いてみるとDocuWorksですぐに解決できるものがあります。DocuWorksは使い方がわかりやすいので、デジタル化の抵抗感のハードルを下げて、身近な業務改善をスモールスタートできるツールですね。