当社は1930年に塗装業として創立し、プラント・タンクのメンテナンス工事、マンションリニューアル工事（大規模修繕）に携わってきました。現在は国内に20カ所以上の支店・営業所を設け、社会基盤・住生活環境を支え守るサービス提供に取り組んでいます。

まず、現場で日々発生する工事関連書類をDocuWorksで電子化・編集し、Working Folderで管理。各種書類が集まったらDocuWorksトレイを使って担当者が部店所長に申請し、承認を受けます。承認された文書は工事書類としてSmart Workstreamに登録します。これらの一連の流れはDocuWorksのお仕事バーに表示されており、ボタン一つで簡単に作業できます。
Smart Workstreamで電子保管された完成図書は、安全書類・工事書類など業務プロセスに紐づけて管理できるため、長い工期の中で必要な情報がどこにあるか、どこまで管理できているかが一目でわかり、必要な文書が検索しやすくなりました。紙の使用量が月間5,000～6,000枚減っただけでなく、新たに保管スペースを借りることも不要になりましたし、倉庫まで往復2時間かけて完成図書を取りに行ったり、倉庫まで行ったけれど見つからなかったと肩を落として戻ったりする回数は確実に減っています。また、これまで管理本部のみで使用していたDocuWorksについても、今回導入してすぐに、地方の営業拠点から「支払い業務関連の書類受け渡しにトレイを使いたい」との要望が出ました。これまで、本社で支払い処理が必要な書類は宅配便で送っていたため、月末は事務員が配送時間に追われて作業をしていました。DocuWorksトレイを使えば、宅配便の配送時間を気にするストレスもなくなり、納期に余裕が出るため時間外労働の削減にもつながっています。DocuWorksは見た目や操作方法がわかりやすいので、このように現場から活用のアイデアが出てきて、社内の付帯業務の削減につながっていると感じます。

今回、完成図書や工事日報の回付を電子化したことで、営業がより本来業務に時間を割けるようになりました。例えば、部店所長がメンバーの提出書類にハンコを押すためだけに帰社することが不要になったため、現場事務所への訪問回数を増やせるなど、マネジメントの強化にもつながっています。次のステップとして、今回のシステムを人材育成にも活用したいです。各自が必要な文書を、いつでもパソコンから簡単に探せる仕組みを作ったとはいえ、毎回、総務部に書類の場所を聞くことがクセになっている営業もまだまだいます。そうではなく、さらにシステムの活用を促し、自分で考え、探す習慣を身に付けさせたいと考えています。何事も「自分の頭で考える」ことで人は成長します。私たちは今後も、一人ひとりがデジタルを上手に活用することで、自立・成長して活動できるような環境づくりを続けていきます。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、何でも相談できるパートナーとして、変わらずお付き合いいただければうれしいです。