富士フイルムビジネスイノベーションジャパンは他社とは違い、コスト比較による単純な機器の入れ替えでなく、複合機の利用状況や全部門にヒアリングして業務を見える化した上で、電子化への移行のサポートまで含めたペーパーレス化の提案をしてくれました。具体的には、利用状況に応じた最適な機器の台数、配置、ファクス回線数の見直し、DocuWorksを活用したペーパーレスの仕組みです。DocuWorksでの新しいやり方への移行、設定、教育も丁寧に対応してくれ、電帳法への対応についてもアドバイスがもらえたので安心して導入することができました。

これまで紙で出力し手で仕分けていた注文を、DocuWorksとペーパーレスファクス仕分けキットを活用して取引先ごとのフォルダに電子で自動的に仕分け、保存できるようになりました。出力した紙を複合機まで取りに行く手間が省け、部門内での回覧もDocuWorksのトレイやスタンプ機能を使って席を離れずにペーパーレスでできるようになったので便利だと従業員からも好評です。
コスト面では、機器の最適配置やペーパーレスの仕組みを入れたことにより、出力に関するコストを約35%削減できただけでなく、紙での保管が少なくなったので、今後、倉庫に不要にモノが溜まっていくことを予防する効果もあると考えています。
さらに、ある書籍がメディアで紹介される際には、先方から直前にメールで通知されることもあるため、紙にプリントしての回覧では不在者の机に置きっぱなしとなり周知徹底されず、販促のタイミングを逃すことがありました。これをDocuWorksの部署別トレイを使って短時間で回覧できるようになったことで情報共有の即時性が上がり、プロモーションにつなげられるなど、間接的に売り上げに貢献できるケースも出てきています。

電帳法に加え、今後インボイス制度への対応が求められています。ですので、商品を仕入れて販売し、インボイス制度の対象となる会社であれば業種に関係なく活用できると思います。インボイス制度の対応が加速するにつれ、企業間での請求書などの電子化もさらに進んでいくと思われます。DocuWorksの操作性を一度目にすれば、電子化のハードルの低さやペーパーレスの便利さを理解できると思います。うまく活用すれば電子化への移行が比較的スムーズに進められますので、インボイス制度への対応にも役立つのではないでしょうか。

今回、全従業員にDocuWorksを導入しましたが、活用状況には部門や個人でバラツキがあるのも事実です。受発注業務だけでなく、社内稟議や見積書作成などの申請業務もDocuWorksトレイを活用するなど、完全にペーパーレス化した部門もありますので、それをベストプラクティスとして他部門にも広げたいと思っています。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、今後も単なる複合機の入れ替えではなく、さまざまなソリューションを組み合わせて、さらなる働き方の変革につながる提案を期待しています。