健康政策課は、予防接種や健康づくり、各種がん検診や結核健診などに関する業務を担当しています。2020年秋、新型コロナウイルスワクチン接種を担当する専門部署が当課内に置かれ、接種券の発行から、予約コールセンターの管理、ワクチンの管理、集団接種会場の企画・運営、医師・看護師の手配などまで、ワクチン接種に関わる業務全般を担当することとなりました。

予診票の電子化については早くから考えていましたが、市の独自予算で実施するのは困難でした。そんな中、電子化にかかる自治体の費用が国の補助金の対象になるという方針が2023年、国から示されました。そこで当市でも検討を開始したのですが、一方で、補助金を活用するなら2023年12月までに作業を完了させなければならない。検討から完了まで実質的に数か月しかないという非常に厳しいタイムリミットが迫っていました。
そんなときに、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンから「スキャニングサービス」の提案を受けたのです。80万枚以上という枚数でも1か月程度で電子化が完了するほか、予診票がホチキスやクリップで留められていてもスキャンできる、OCRによって画像データからテキスト情報を抽出することで検索も可能になるといった点が、今回の予診票電子化事業に適していました。
さらに、それらを実現する技術がロボティクスとAIを駆使した富士フイルムRIPCORD社の特許技術であることが、補助金申請に際して業者選定の十分な根拠となると判断でき、お願いすることに決定したのが、2023年10月末のことでした。

作業開始から1か月後、2023年12月に、約84万枚の予診票をすべてPDFファイルの形で電子化したものが、SSD（フラッシュメモリによるストレージ）に収められて無事に納品されました。確認したところ、データの解像度、見やすさに驚きました。内閣府が行政文書の電子化のガイドラインで条件として示している原本性や見読性を十分に満たすといえるものでした。
現在も、高齢者施設や転出先の市区町村などから、個人のワクチン接種歴の有無や接種日について、問い合わせが来る場合があります。そうしたとき、以前であれば400以上ある段ボール箱から該当する１枚の予診票を探し出すという、大変な労力をかけていましたが、今は個人名などで検索して、求める予診票を瞬時に見つけ出すことができます。 なお、本来であれば内閣府のガイドラインを満たして電子化された紙の原本は廃棄してよいのですが、一部の予診票は新型コロナウイルスワクチン接種委託料の財務会計資料でもあるため、市の規定に基づいて10年間保管しなければなりません。しかし、仮に長期の保存で原本が劣化しても、電子化したデータで補完できることから、行政文書の確実な保管という観点でも、電子化は大きな意味を持ちます。