お客様導入事例

株式会社 トヨタレンタリース茨城 様

DocuWorksとkintoneによる
紙中心の業務からの脱却。
ペーパーレスファクスと
案件管理のデジタル化で、
月間1,500枚の紙を削減。
問い合わせ対応もスピーディーに。

株式会社 トヨタレンタリース茨城 様

事例の概要

導入前の問題
導入前の問題
  • 取引先や各店舗とファクスでやり取りしており、業務負荷が高かった
  • 紙で案件管理していたため、検索に時間がかかっていた
  • 報告のため、毎週2~3時間かけて利用状況の集計を紙から手打ちでExcelに転記していた
導入後の効果
導入後の効果
  • ファクスの完全ペーパーレス化月間1,500枚の紙を削減
  • 検索性の向上によって、問い合わせ対応がスピーディーに
  • 案件の集計レポートを瞬時に作成
導入理由
  • ファクスのみならず、あらゆる文書を電子化できるDocuWorksの拡張性
  • 業務に合わせてカスタマイズでき、誰でも簡単に改修を行えるkintoneの操作性

事例の詳細

事業内容を教えてください

当社は、「レンタカー」と「カーリース」の2つの事業を主として、茨城県内でレンタカー20店舗、カーリース7事業所を運営しており、“車の所有から利活用へ”という時代の変化に合わせて成長してきました。
レンタカー事業では、保険会社を通じて、事故や故障などで代車が必要な方々へ当社の車をお貸しする「代車事業」も行っており、今回はこの事業を担当する「代車センター」と、実際に車の貸出しを行う「レンタカー店舗」の業務の改善に着手しました。

管理部 兼 営業部 部長 樋口 勝哉 様 管理部 兼 営業部 部長 樋口 勝哉 様

管理部 兼 営業部 部長 樋口 勝哉 様

導入前はどのような課題を
感じていましたか

コロナ禍を機に、取引先である保険会社が在宅勤務などに移行し、ペーパーレスでのやり取りの要望を受けました。そして私たち自身も、これまでのファクスや紙を中心とした働き方では時代に合わず非効率だと感じるようになりました。
これまでは、保険会社から代車の依頼を受け、代車センターでお客様と打ち合わせ後、各店舗にファクスをして手配を行っていました。代車センターの6名で、月間約1,000件の依頼対応があり、保険会社や店舗とファクスで何度もやり取りしていたため、紙の量や業務負荷はかなりのものでした。また、紙での案件管理のため、過去分の保管スペースがひっ迫していただけではなく、電話による代車の利用状況の問い合わせや車種変更の依頼の際は、書庫に保管した紙を1枚1枚めくって探し、お客様をお待たせしてしまうことも多々ありました。
さらには、毎週保険会社へ報告する代車の利用状況の集計作業も、紙から手打ちでExcelなどに転記しており、これらの紙中心の非効率な業務を改善したいと考えました。

代車センター長 剱持 幸司 様、代車センター 副参事 植田 美穂 様

代車センター長 剱持 幸司 様

代車センター 副参事 植田 美穂 様

代車センター長 剱持 幸司 様

代車センター長 剱持 幸司 様

代車センター 副参事 植田 美穂 様

代車センター 副参事 植田 美穂 様

導入の決め手を教えてください

まず、ファクス業務の効率化から検討を始めました。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンからDocuWorksを紹介され、これならファクスだけでなく全社のペーパーレス化に活用できると感じ、導入を決めました。また、kintoneについては、私たちの業務に合わせてアプリを構築できるカスタマイズ性と、自分たちでも簡単にアプリの細かい修正や改善ができる操作性が決め手になりました。
また、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンは他社とは違い、単にツールの機能説明や価格の提示だけでなく、私たちの業務のやり方を確認した上で、どうすれば新しい仕組みでより効率化できるかという点に関して親身に相談に乗ってくれたため、安心して導入することができました。

DocuWorksとkintoneの活用方法と効果を教えてください

保険会社から代車の依頼を受けたタイミングで、kintoneに情報を入力、代車の依頼書をDocuWorks文書にしてトレイ機能で各店舗とやり取りしています。代車センターを含め、社内のファクスはほとんどペーパーレス化し、紙の量も毎月1,000~1,500枚程度削減できました。紙のコストもそうですが、ファクスや各種帳票に手書きをしていた業務もなくなったことにより、ボールペンや修正テープなどのオフィス備品代までも削減できたのは、思わぬ収穫でした。また、代車の利用状況をすべてkintoneで管理する運用に変更したことで、素早く検索できるようになり、お客様や保険会社からの問い合わせで、お待たせする時間が減りました。手作業で毎週2~3時間かけて集計していた報告業務も、kintoneのレポートボタンを押せば一瞬で作成できるようになり、負荷が軽減された上に、より最新の情報を保険会社に共有できています。

DocuWorksとkintoneの活用方法 DocuWorksとkintoneの活用方法
サービス導入前/サービス導入後比較
ご利用中のDocuWorksとkintoneの画面イメージ

ご利用中のDocuWorksとkintoneの画面イメージ

DocuWorksとkintone はどのような会社におすすめですか

社内の各種申請書や届出などを紙で回覧し、捺印している企業は、まずはDocuWorksでペーパーレス化の第一歩を踏み出してほしいと思います。当社も取り組み始めたばかりですが、書類の保管スペースの削減や検索性の向上という面で必ず効果があると思います。また、代車業務を行っている他県の当社グループ企業も、同様の課題があると思いますので、ぜひDocuWorksとkintoneを活用して欲しいですね。

さらなる活用や今後の取り組みについて教えてください

業務改善の取り組みは始まったばかりで、kintoneを各店舗で使うためのパソコンを一人1台整備できていないなどまだまだ課題は多いです。そのような課題を一つずつクリアしていくだけでなく、今後もさらなるペーパーレス化や効率化を進めていきます
また、店舗で勤務する社員からは、ファクスだけでなく他の書類もDocuWorksで電子化したいという声が上がっています。こうした、社員自らがより業務を効率化するためのアイデアや意見を出し、行動する雰囲気・風土を作っていきたいです。
富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、私たちの業務改善のパートナーとして、引き続きDocuWorksやkintoneのさらなる活用方法など、さまざまな情報を提供してくれることを期待しています。

株式会社 トヨタレンタリース茨城 様 株式会社 トヨタレンタリース茨城 様

(左から)
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 川松 康司(担当営業)
株式会社トヨタレンタリース茨城 代車センター 川野邊 由希子 様
株式会社トヨタレンタリース茨城 代車センター長 剱持 幸司 様
株式会社トヨタレンタリース茨城 営業部兼 管理部 部長 樋口 勝哉 様
株式会社トヨタレンタリース茨城 代車センター 濱岡 妃菜 様
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 渡辺 真由(担当SE)

導入ソリューション

DocuWorks

DocuWorks

「電⼦⽂書」も「紙⽂書」も直感的にハンドリングできるソフトウェアです。

kintone

kintone

データベースツールをノンプログラミングで、誰でも簡単に作ることができるクラウドサービスです。

企業プロフィール

株式会社 トヨタレンタリース茨城

業種
サービス業
事業内容
カーリース・レンタカー・中古車販売・損害保険代理業・au携帯電話の販売
従業員数
244名
本社所在地
〒311-3416 茨城県小美玉市与沢1604-10
URL
https://toyota.r-ibaraki.co.jp/index.htm

※掲載内容は2023年3月時点の情報です

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