総務の課題、
解決策をわかりやすく。
～ 総務 特集ページ ～
組織の運営を担う総務部門が抱えている課題やお悩みを解決する方法について、わかりやすくご紹介します。
複合機のコストを削減したい
（現状の見える化、最適配置）
オフィスの誰もが日々目にし、利用する複合機。
コストダウンやペーパーレス化の効果が出やすいため、
確実に取り組むことで得られる成果も大きくなります。
複合機のコストに関するお悩み
1
業務をペーパーレス化したいけれど
何から手を付ければ……
- ペーパーレス化すべき業務の選択基準がわからない
- 業務フローを変更することに根強い不安の声がある
2
複合機の運用は部門任せ。
全社の利用状況がわからない……
- 複合機やプリンターがどこに何台あるのか、正確に把握できていない
- 全社でどのくらいの運用コストがかかっているのかはっきりしない
3
プリント料金などの「見えるコスト」
に加え、「見えないコスト」も
確実に削減したい……
- どうすれば無理なくプリント枚数を減らせるのかわからない
- 複合機の管理業務にどのくらい工数がかかっているのか不明
富士フイルムビジネス
イノベーションなら
現状の見える化、
最適配置の
ご提案で
解決できます！
1
利用状況を可視化して整理、最適な効率化方法をご提案
複合機やプリンターの利用状況を可視化した上で、ペーパーレス化・業務改善の提案を行います。
2
他社の複合機も含めて、丸ごと可視化
ご利用の複合機やプリンターを、メーカーを問わずに可視化してレポート。他社製品をご利用の場合や、複数メーカーが混在していても、利用状況の確認と可視化が可能です。
社内にある複合機の全容が
把握できるようになった！
3
複合機に関連するあらゆるコストを見える化
目に見えないコストも含めて業務改善効果をシミュレーションし、出力量の削減や工数の削減をご提案します。
いくらかかっているのか、どれくらい
減らせそうかが明確になった！
～「複合機のコストを削減したいお客様」向け～
セミナー紹介/導入事例/資料/商品概要
ファクスのペーパーレス化による
コスト削減と業務効率化
紙出力したファクス文書は、気づかぬうちに人手やコストを大きく消費。
ファクスのペーパーレス化で、業務改善は大きく前進します。
ファクスのペーパーレス化に
関するお悩み
1
受信したファクスは紙に出力。
毎日大量の紙が必要……
- 経常的な支出となり、紙コストが課題となっている
- ファクスを受け取るために出社。テレワークの阻害要因に
2
多数のファクスを宛先ごとに
仕分けするだけの作業に
大きな工数が……
- 仕分けを手作業で行っているため、人手が常にかかる
- 人手を割けない場合、受信したファクスが放置されてしまう
3
ファクスの内容を手作業で
システム入力。その後のファイリング
も含めて手がかかる……
- Excelなどに手打ちで入力するため、入力ミスが多発している
- 入力したデータの共有や活用までは手が回らない
富士フイルムビジネス
イノベーションなら
ファクスのペーパーレス化
で解決できます！
1
受信したファクスは、紙で出力することなく
そのまま電子化
受信した内容を所定のファイル形式に自動でデータ化し、システム内の指定された場所に格納します。
紙が不要でコストが減ったし
テレワーク中でもファクスの
確認ができて便利になった！
2
受信したファクスを自動で仕分け
宛先情報を自動で読み取って担当者ごとに振り分けるほか、受信通知も自動で行います。
人手をかけて仕分けをしていた時間を
他の仕事に使えるようになった！
3
ファクス文書の読み取り・整理・保管
まで自動化
ファクス文書の内容を自動で読み取ったり、抽出した情報をCSV形式で一覧化も可能。さらに、PDF化して各種クラウドサービスへ保管することも出来ます。
自動でデータ化してくれるから
入力ミスがなくなった！
※連携可能なクラウドサービスの詳細はこちらを参照ください
～「ファクスのペーパーレス化でコスト削減と
業務効率化を実現したいお客様」向け～
セミナー紹介/導入事例/資料/商品概要/活用詳細
紙、Excel管理を
システム化したい
どうしても残ってしまう紙文書やExcelでの業務が
効率化や働き方改革の阻害要因となるケースが増えています。
紙、Excel管理に関するお悩み
1
業務が属人化しやすく、
煩雑になりやすい……
- 担当者が変わると、どうやって仕事をしていたのかが分からなくなる
- 書式の選択や保管の仕方など、慣れないと取り組みにくい要素が多い
2
Excelならではのトラブルに
振り回される……
- データが増えるとファイルが重くなり、開かなくなってしまうことも
- ファイルやシートのバージョン管理が面倒で、最新版がどれか分からなくなりやすい
3
紙文書がボトルネックに
なってDXが進まない……
- データをクラウド上に集約したいが、紙文書の情報だけが漏れている
- 紙文書のために出社しなければならず、在宅勤務が進まない
富士フイルム
ビジネスイノベーション
なら
kintoneによる
システム化で
解決できます！
1
業務実態を反映した管理項目は残したままでアプリにできる
自社の業務実態を反映した管理項目を組み込む形で、チームで使えるアプリにできるので、煩雑さと属人化の解消につながります。
うちの業務に最適な形で、
システム化を進めることができた！
2
アプリ化でExcel特有のトラブルを解消
Excelをスムーズに動くアプリにすることで、データが増えても動作が重くなったり、開きにくくなるということがなくなります。
Excelを扱うときのイライラや、
時間のムダづかいから解放された！
3
紙ベースのままクラウドで効率的＆スピーディーに情報共有
紙ベースのわかりやすさはそのままに、クラウドサービスならではの特徴を生かして、情報共有を効率化・高速化。紙ベースの不便を解消できます。
紙の業務を無理にデジタル化しなくて
いいので、現場の反発が少ない！
～「紙、Excel管理を
システム化したいお客様」向け～
セミナー紹介/価格/導入事例
/動画/商品概要
属人化した
社内業務を減らしたい
社内に属人化してしまった業務が存在すると、担当者の不在や退職、
コミュニケーションの欠如が業務フロー全体にとって大きなリスクとなります。
社内業務の属人化
に関するお悩み
1
案件担当者が、それぞれ
バラバラの帳票や複雑な計算式の
入ったExcelで情報を管理。
組織内での共有がスムーズに
行われず、二重管理となることも
しばしば……
- 担当者ごとに精度にバラつきが発生する
- 担当者が変わる場合の引継ぎも煩雑となり、工数が増大
2
上司はメンバーの業務の
進捗状況をリアルタイムに把握
できないどころか、分析や集計の
たびに面倒な作業が発生。
担当者が不在になってしまうと、
問い合わせ対応も一苦労……
- 情報収集のために各担当者と個別に話す必要があり、非効率
- 顧客から至急の問い合わせがあったときに対応が遅れる
3
業務用ツールを導入したが、
現場の利用が進まず、システム
改修も外部業者への委託で
時間も費用もかかる……
- 導入したツールの費用対効果が出ない
- 導入後も継続的にコストがかかり、経営の重荷となっている
富士フイルム
ビジネスイノベーションの
kintoneで解決できます！
1
kintoneで社内情報共有プラットフォームを
構築
パソコンやスマートフォンから案件やタスクに関する情報を簡単に入力。リアルタイムに進捗を確認できます。
営業活動や顧客対応での連携が
効率的に進むようになった！
2
グラフ化機能により可視化できる
上長は各種見込みの分析ができるようになり、担当者は担当外の案件情報も必要に応じて確認できるので、属人化防止になり、不在時の対応スピードもアップします。
マネジメントが機能するので、不測の
事態や大きなミスの発生が減った！
3
理想のシステムを簡単に構築可能
統一したフォーマットで情報が集まり、リアルタイムで全体の進捗を見える化・一元管理できるので、現場での利用も進みます。
みんなが喜んでシステムを使う
ようになり業務効率が上がった！
～「属人化した社内業務を減らしたいお客様」向け～
セミナー紹介/価格/導入事例/資料/商品概要
勤怠管理を効率的・
確実に行いたい
近年の労働関係法令の相次ぐ改正に伴い
あらゆる業界・業種で労務管理を厳格に行うことが求められています。
勤怠管理に関するお悩み
1
サービス残業、労働時間
詐称と見なされない
ためにはどうしたら……
- 勤務時間の虚偽報告を防止したい
- みなし残業時間の超過が頻発している
2
超過残業に対して
割増賃金を適正かつ
確実に支払いたい……
- タイムカードの打刻と実労働時間に乖離がある
- 改正法に対する認識不足により、計算ミスが発生
3
残業や有給休暇、
勤務間インターバルの
管理が徹底されていない……
- 年5日の年次有給休暇が未取得の社員がいる
- 時間外労働時間の上限を超過している例がある
富士フイルムビジネス
イノベーションなら
勤怠管理システムで
解決できます！
1
勤務実態を正確に記録
外出先でもスマートフォンなどを通じてリアルタイムで打刻可能。上長承認もシステム上で完結できます。
「ついうっかり」の記録漏れや
承認忘れがなくなった！
2
客観的証明力のある効率的な勤怠管理を実現
パソコンのログオン・ログオフ情報で実態に即した勤務時間を把握。勤怠データの自動集計や時間外労働に対する割増率ごとの時間数の自動計算も可能です。
勤務の実態に即した
賃金支払いが簡単に実現！
3
コンプライアンスを遵守
36協定の上限時間、有給休暇取得などの法令違反を防ぐアラート発報や管理機能を備えています。
法令違反の発生リスクが
激減して一安心！
～「勤怠管理を効率化したいお客様」向け～
資料
社内申請・承認を
スムーズにしたい
多数の社内関係者が関わる、申請業務や承認業務。
紙で行っていると時間がかかり、タイムリーな処理が困難となります。
社内申請・承認に関するお悩み
1
紙ベースでの社内申請
業務や
承認業務に
ついて改善したい……
- 専用システム導入など大きな投資は難しい
- 他業務のデジタル化が優先で予算が取れない
2
システム化で申請
業務のやり方が変わる
と、
社員の負担も大きく
なりそう……
- ITに抵抗感のある社員が多い
- システムの使い方について問い合わせが集中すると対応できない
3
紙で回覧しているので
文書を見失って
しまったり、
承認者の不在時には
進捗が滞ることも……
- 出張などで長期間出社できない場合がある
- 回覧文書が机の上で他の書類に埋もれてしまう
4
紙や電子など、
文書形式が混在。
一元管理できず、
情報共有にも支障が……
- 同じ案件の文書がバラバラに保管されている
- １つずつ文書を開かないとすべての関連資料の確認ができない
富士フイルム
ビジネスイノベーションの
DocuWorksで
解決できます！
1
少人数でスモールスタートが可能
特定部門や一部チームなどで小さく始めることができるので、効果を見極めた上で活用を広げることが可能です。
不安は小さく抑えられて
大きな効果を得られた！
2
既存の業務フローの変更は不要
複合機との組み合わせ活用により、現状の紙による業務フローを残したまま、必要なところだけシステム化できます。
ITが苦手なベテラン社員にも
安心して受け入れてもらえた！
3
リモートでの業務処理が可能
電子文書に紙と同じ感覚で捺印や付箋貼り付けができます。クラウドサービスとの併用によって、インターネットに接続できる環境なら、どこにいても処理できます。
いつも出張で不在の役員が
すぐに承認してくれた！
4
簡易ワークフローで文書を一元管理
DocuWorksとトレイを活用した簡易なワークフローが行えます。異なる形式の文書を取り扱うことができるので、一元管理が可能に。
一元管理することで文書の
見落としが減り、情報共有が
円滑になった！
～「社内申請・承認をスムーズにしたい
お客様」向け～
セミナー紹介/価格/導入事例/資料/商品概要
文書の検索を楽にしたい
保管された大量の紙文書から必要なものを見つけ出す作業に
費やす時間や人手は、それらを検索可能とすることで改善できます。
文書の検索に関するお悩み
1
目的の紙資料を探すのに
いつも時間がかる。
資料を読み、考える時間を
もっと捻出したい……
- まず資料の保管場所を特定するところから始める必要がある
- 資料を実際に利用する前の段階で大きく時間をロスしてしまう
2
電子化してもルールが
あいまいだと目的の資料を
探し出すのが大変……
- 目的のページを探すのに時間がかかる
- ファイル名がわからず、うまく資料を見つけることが出来ない
富士フイルム
ビジネスイノベーションの
DocuWorksで
解決できます！
1
さまざまな検索方法を活用できる
電子化した文書について、DocuWorksなら「サムネイル表示で探す」「ファイル名で探す」「全文検索で探す」「作成した日付で探す」といったさまざまな検索方法が用意されているので、目的の文書まで時間をかけずスムーズにたどり着けます。
必要な資料がすぐに探し出せるので、
作業に使える時間が増えた！
2
検索に必要な属性を付与できる
DocuWorksやPDFにあらかじめ取引先名、納品日などの情報を属性として簡単に付与することが可能。
その属性情報を元に文書を検索することで、過去の業務データなどの検索が容易になります。
過去のデータをフルに活用できるので
業務の精度が上がった！
～「文書の検索を楽にしたいお客様」向け～
価格/導入事例/資料/商品概要
文書にまつわる情報の取得から
活用・保管までスムーズにしたい
近年では、DXを目指してデジタル化を進めたものの「既存の業務を変えられない」
「人手による作業がなくならない」などの悩みを抱える企業が増えています。
文書にまつわる情報の取得から
活用・保管に関するお悩み
1
帳票授受や文書管理などを
デジタル化して効率化したい
けれど、既存の業務にはどうしても
変えられない部分がある……
- 取引先の運用方法に合わせなければいけない
- どうしてもデジタル化しきれない部分が残ってしまう
2
さまざまなシステムを導入して
デジタル化したのに、どうしても
手作業がなくならない……
- システムの情報を別のシステムへ転記するなど、人が手作業でつないでいる
- デジタル化したことで新たな作業が発生してしまった
3
社内外のメンバー間での文書の
共同作成・共有や、業務の進捗
把握・コミュニケーションが
円滑にできていない……
- 各人の作業の進捗状況がリアルタイムで把握できない
- 連絡を取りたいときにすぐに連絡が取れない
富士フイルム
ビジネスイノベーションの
FUJIFILM IWproで
解決できます！
1
情報を一元管理して効率化
紙やファクス、メールなどさまざまな手段で取引先から届く帳票を自動で取り込み、データ化。
自動で仕分けて一元管理・検索までできるので、取引先とのやり取り方法は変えずに、デジタル化による業務効率化が可能に。
取引先へ無理なお願いをせずに
デジタル化できて助かった！
2
かんたん・シームレスにシステム連携
FUJIFILM IWpro上のデータはさまざまなサービスとつながるので、データの二度打ちや転記などの手作業は不要です。
連携方法は、自動連携はもちろん、CSV形式でのファイル出力・取り込みも可能で、シームレスで柔軟な連携が可能です。
システムの間を手作業でつなぐ必要が
なくなり、真のDXに一歩近づいた！
3
業務上のコミュニケーションを効率化
FUJIFILM IWproが提供する"ワークスペース"と呼ばれる共有スペース上なら、情報をチームで共有可能。
これまで工程が進まないと確認できなかった情報もリアルタイムに共有され、その場でチャットでのコミュニケーションも可能なので、手戻りも減らせます。
ワークスペース上の同じ文書を見ながら
チャットで相談。作業がすごくはかどった！
今期はまず何をすべきなのか、
道筋が見えてきた！