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ペーパーレスファクス
注文書
レシピ008


ファクスで届いた注文書
が必要な時に見つからない!

毎日50件程度届くので、保管だけで人手もキャビネットもいっぱい…

ペーパーレスファクス
注文書
お悩みの
お客様情報
  • 業種:
    卸売業
  • 事業内容:
    建設資材の仕入れ販売など​
  • 従業員数:
    30人
  • 利用部門:
    販売部門
  • 業務:
    • 取引先から50件/日程度届く注文書や納期連絡などのファクス受信文書を、種類別に仕分けしてそれぞれ紙ファイリング
    • 返信が必要な文書は、受信文書に納期などのメモを書いてファクスで返信
    • お客様や営業からの問い合わせ時は、紙ファイリングの中から必要文書を探して回答
ファクスで届いた注文書が必要な時に見つからない!
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

受信ファクスを電子で受領

受信ファクスを
電子で受領

矢印
書類を確認してトレイへ振り分け

書類を確認して
トレイへ振り分け

矢印
共有フォルダーで保管・共有

共有フォルダーで
保管・共有

POINT01
受信したファクス文書は、自動で取引先名を付与して電子化

ファクス受信文書を
電子で取り込み​

ファクス受信文書を電子で取り込み
矢印

複合機のアドレス表から
相手先名をファイル名に自動付与​

複合機のアドレス表から相手先名をファイル名に自動付与​​
矢印

文書内容を見ながら
ファイル名の確認訂正

文書内容を見ながら<br>ファイル名の確認訂正
POINT02
内容の編集からファクスの返信までPC上で完結

ワンクリックでアプリを起動
いつも通り文書にメモ書き

ワンクリックでアプリを起動いつも通り文書にメモ書き
矢印

上長への確認や承認も
コメント機能で手早く対応

上長への確認や承認もコメント機能で手早く対応
矢印

ファクスの返信も座ったままで

ファクスの返信も座ったままで
POINT03
必要な文書の検索も電子管理でスピードアップ

該当トレイに置くだけで
自動で指定場所へ保管

該当トレイに置くだけで自動で指定場所へ保管
矢印

使い慣れたファイルサーバー
のフォルダーで共有

使い慣れたファイルサーバーのフォルダーで共有
矢印

ファイル名で素早く確実に検索

ファイル名で素早く確実に検索

FUJIFILM IWproをご利用いただいている

お客様の声

ファクスが届くたびに複合機のところに行って仕分けしたり、キャビネット前で保管する作業が、すべての作業がPCの前に座ったままで完結するのですごく楽になりました!

履歴管理アプリ(kintone)の検索キーや、スキャンした請求書のリネームに必要な情報(取引先など)は、センターに集まった原本を見ながら慎重に作業していたが、この使い方だと、先に請求書を見ながら必要な情報を作れて、あとはボタンだけなので、緊張する時間が大幅に減りました。

問い合わせの時も、必要な文書がすぐに見つかるので取引先をお待たせする時間が大幅に短縮でき、CS向上につながっています。

人によってバラツキがあった請求書の保管も、統一したルールで実施でき、業務の標準化/ガバナンスの強化につながりました!

手触り感のある紙運用に慣れきっており、PCも得意とは言えないので、電子化することへの不安がありましたが、操作が簡単なので無理なく電子管理への移行が進んでいます。ファイル名も自動付与されるので手間がかからず、たいへん助かっています。

請求書がクラウドで一元管理することで、作業の抜け漏れ防止/メンバー間の負荷分散ができるようになり、協働作業を推進する土台ができました!

この使い方を試したい

この使い方がすぐに
体験できます!

すぐに体験できること
スクロール
 すぐに体験できること
  • ファクスで届く文書が自動で取り込まれ、複合機のアドレス帳にある取引先名と受信日時がファイル名に自動的に付与されます(弊社複合機と連携した場合)。
  • ワークスペースでファイル名の確認/編集をしたり、ワンクリックで編集アプリを開き、メモを記載することが可能です。
  • 文書種類別のトレイに置くだけで、すぐに検索できる状態で保管・共有できることを体験できます。
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