そうした悩みについて富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに相談したところ、紹介されたのがFUJIFILM IWproでした。さまざまな機能のデモを見せてもらった中で、何より良いと思ったのがプロセス管理機能でした。案件ごとのプロセスと提出すべき書類、それらの進捗状況などが表の形で一覧でき、そこに作成した書類を直接ドラッグアンドドロップするだけで所定の場所に格納できるという機能なのですが、これが、役所への提出書類の作成や保管状況の管理にうってつけだと感じたのです。

実は、こうした悩みは他のベンダーにも相談していたのですが、提案されたものは求める機能とはやや異なり、コストも高めでした。それに対してFUJIFILM IWproは、ライセンス単位の課金でリーズナブルである上に幅広い機能を備えており、将来的に業務フローや働き方の改革にも拡張できるシステムというのが魅力的でした。
また、通常のシステム導入では、私が運用のための社内業務を担うことになるのですが、知識も時間もない中で検討に時間がかかり、思うように導入まで進みませんでした。ところがFUJIFILM IWproの場合は、システムエンジニアによる構築サービスで導入・運用を万全にサポートしてもらえることも心強く、これなら進められると確信し、即断で導入を決めました。

業務のプロセスがシステムで「見える化」され、提出前の書類の不足・不備を、現場にいる管理職や社長の私がチェックできる仕組みが整ったことで、書類が差し戻された場合に発生する数日間のタイムラグをゼロにし、残業の発生も防ぐことが可能になりました。また以前は、過去の書類を確認するためにサーバーの中を探しても見つけられないことがありましたが、今はファイルがあるべきところに決まった形で保管されているので、検索・参照が大幅に楽になっています。以前に別の社内システムを導入した際には、導入しただけでなかなか運用が進まないこともありましたが、今回は、操作がドラッグアンドドロップなど直感的で簡単なため、導入時に一度講習を受けただけで皆すぐに使えるようになり、積極的に活用されています。
そして、導入後に気づいたのですが、業務のプロセスと必要な手続きが整理された形で一覧できるので、若手にとっては業務のマニュアルとしても活用できます。FUJIFILM IWproの導入によって、当社のDXが大きく前進した手応えを感じています。

当社のような従業員の人数が少ない会社は、社内で明確な役割分担がしにくく、皆で手助けし合いながらでないと仕事が回りません。似たような会社はたくさんあると思います。そのような会社では、FUJIFILM IWproを活用して業務を見える化すれば、誰でもプロセス全体が見渡せるようになり、お互いに手を差し伸べやすくなるでしょう。また、仕事のやり方の属人化を防ぐことにもなり、知識・スキルの共有や継承といった従業員育成の面でも役立つのではないでしょうか。機能が豊富でコスト的なハードルが低く、スモールスタートが可能であることも、小さな会社にはありがたいですね。

現在は、トライアル的に私を含めた5名の社員で利用していますが、使いやすくメリットが大きいことも確認できたので、次のステップでは社員全員にライセンスを付与したいと考えています。
その先では、FUJIFILM IWproのワークスペースを、稟議書類の申請・承認や、社内掲示板のような情報共有としても活用したい。また、会議の際に資料をワークスペース上で共有したり、その場で修正して保存したりすることで、業務効率化や生産性向上にもつなげたい。さらには、社外からも文書にアクセスできるようにして、在宅勤務など多様な働き方も拡充したいですね。FUJIFILM IWproをフル活用することで、社員が生き生きと働くことのできる環境を整え、小さいながらも全員が一丸となって力を発揮できるような会社にしていきたいと考えています。