15 個中小企削減成本及善用開支的秘訣

隨著近期經濟不穩，現金流對幾乎一半（46%）中小企來說是一大挑戰。除了尋求貸款和補貼外，很多老闆（29%）亦嘗試找出其他節省開支的方法。在削減成本和善用業務支出之間，你會怎樣選擇？

削減成本 vs. 善用開支

削減成本是一種粗糙地緊縮資金的方法，主要目的在於削減必要及／或非必要的開支。舉例而言：在辦公時間過後關掉冷氣或為多功能打印機換上代用碳粉。雖然這個方法能即時節省成本，但效果未必持久，還可能忽略了額外維修保養相關的費用，以及日後可能引起的更大支出。

善用開支則是更全面考慮前期支出以外之財政預算方法。與其在放工時間立即關掉冷氣，你其實可以運用能源管理系統監察天氣狀況，並根據即時需要自動供電，從而讓你的員工繼續在舒適的環境下工作。只要嚴格遵守善用成本策略，便可以實現長期及可持續的節約目標。

亦即是總成本法。

雖然有 63% 的香港中小型企預期原材料成本將會上漲，但當中只有24%計劃投資更多於資訊科技上。藉著先進科技、IoT（物聯網）及雲端服務普及化，中小企便可以透過智能工作模式的框架來改善運作，同時削減成本和善用開支。

削減成本的提議

1. 節省電力

在辦公時間過後或於閒置的區域中關掉不必要的燈光、電器和機器，可以讓你省下大量電費開支。考慮使用計時器或智能感應器來協助關閉電源；用手提電腦代替桌面電腦，從中最多可節省80% 電力；替換老舊的電器時以具能源效益的型號取代。

2. 減少廢物

減少廢物能保護環境之餘，亦能改善你的財務狀況。你可能會認為紙張、碳粉和郵費等開支微不足道，但是稍有不慎，累計使用隨時超出預算。過量的庫存和列印資料，亦只會令你的辦公室凌亂不堪。

3. 減少辦公室用品和設施（實體及數碼方面）

很多團隊和部門都會購買如會議揚聲器等用品，以及使用如文件共享平台等類似的網上工具。只要減少重複購買這些資產，以及透過合併購買來獲得更多折扣，降低成本。

4. 配合使用情況來減少服務成本

選擇各類服務計劃前，先仔細考慮你的實制需要和使用量，並定期檢討。為了避免開支過大，更應選用以「隨用隨付」(pay-as-you-go) 方式收費的服務，以便靈活地根據需要而增加或減少服務規模。

5. 節省出行成本

防疫限聚期間，大部份人都已經習慣了虛擬會議。延續這種工作模式，與身在家中、其他辦公室或城市的業務夥伴迅速聯繫，你可從而節省高達32% 日常工作的出行成本。

6. 安排遙距工作以節省辦公室租金

Meme 平台 9gag實行「永久在家工作」政策，從中將荃灣 7,000 平方呎辦公室的二十多萬港元月租節省下來。假如你的業務可透過遙距方式營運，則不妨考慮減少辦公室的人手，並轉而租用較小的辦公室，甚至完全遙距地運作。

善用開支的秘訣

7. 仰望雲端

為了讓辦公室更井井有條，不妨將你的文件搬到虛擬空間中。 相比一大堆文件所佔用的儲存空間，NAS（網絡附加儲存）或雲端硬碟佔位都要少得多，而且比保險箱更安全。你應該知道香港位居全球最昂貴商業區之冠吧？

8. 合併雜費

你可以將公司內的不同活動，合併成單一跨部門的活動，從而減低平均開支。投資一部集多功能於一身的設備，再加裝各㮔配置提升表現，亦能減省多餘的開支和空間。

9. 善用分租辦公室／共享工作空間設施

假如你無法讓每位員工都在家工作，並且需要一間實體辦公室，則不妨考慮搬到分租辦公室或租用共享工作空間。這不僅可降低你的租金成本，還可以按需要使用不同的免費或付費公用設施。此外，你能夠節省茶水間補充零食和咖啡及洗手間清潔服務等開支，同時無損員工享受福利。

10. 訂購（或租用）而非購買

如果有些東西你無必要擁有，便不要購買。很多老舊的科技，例如大家都曾經買過的文件處理和設計軟件，要將它們更新追上最新的功能，可以所費不菲。與產品生命週期中加起來的所有隱藏費用（例如維修保養、支援和使用授權）相比，訂購可讓你以較低的總擁有成本 (total cost of ownership) 使用物品，長遠而言更符合成本效益。此外，分期的開支亦能減輕你的資金負擔。

11. 採用BYOD（「自攜裝置」）政策

就如很多公司不再向員工提供公司電話，轉而津貼他們的流動電話服務計劃一樣，向員工提供補貼以讓他們使用自己的電腦設備，既減少你的資本開支 (CapEx)，又能讓他們使用自己選擇的電腦型號。你可以利用虛擬桌面電腦以提供一個標準的工作環境，從而保障你的業務資料及實行資訊科技管理。

12. 投資於管理工具

比起不加思索地削減成本，更清楚地了解你的業務表現及哪些能提升投資回報率的各種因素更具價值。你可以利用管理工具來監察日常營運，並根據可靠的報告分析，從而作出更明智的商業決定。市面上提供了很多涵蓋各種範疇的工具，既實用又能夠減輕你的工作量。

13. 提升行政效率

行政程序往往會「如常」運行，效率卻日漸降低。不妨考慮簡化審批步驟或取消不必要的會議，將人手操控減少或轉以虛擬方式進行。例如，你可以轉用數碼合同和應付應收帳款管理平台，以減低恆常的經營成本。

14. 增強員工生產力

很多費時的任務其實並非必要，又或者可以利用機械人來自動完成，以騰出高達 90% 的員工時間來處理更具效率和能夠產生利潤的工作。提高個人生產力可以減少加班費開支以及減輕人手需要。

15. 將非重要的工作外判予專家處理

很現實地，我們不擅長的事情很多，招聘專家長駐公司卻成本高昂。另有一些工作則需要花太多時間和人力來執行。福布斯建議企業應專注於他們的核心工作，並外判次要的任務，以助解決問題和確保質素。這樣，你不僅可以控制恆常員工的成本，還可以僅在需要服務和自由工作者時才花費。

結語

只需一點想像力和經驗，你便可以找到更多方法來節省工作時間和人力，從而以更少資金帶來更理想的業務成果。此外，正如Gartner 建議，利用科技普及化的趨勢，以更低成本更快為你的業務增值。多與其他創業家交流，能從他們的經驗汲取節省開支的良方。總括而言，長遠提升效率必定帶來更有意義的財政節流。

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