従来、当社では紙ベースで行われる業務が多く、社内に紙があふれていると言ってもよい状況でした。そこで、電子帳簿保存法への対応が必要になった時期に、併せて電子化による業務効率化を検討することにしたのですが、紙ベースの業務の中でも大きな課題を感じていたのが、荷主様の注文を受けてから配車の手配を行うまでの業務プロセスでした。
荷主様からの注文は電話・ファクス・メールとさまざまな方法で届きます。その内容をもとに、事務所の配車担当者が業務システムで運行指示書を作成して紙に印刷します。その後、自車分はドライバーにコピーを配布し、傭車分はファクスやメール、LINE WORKSで協力先に送信して手配を行う――というのが従来の配車業務でした。しかしこのやり方だと、デスクに紙が積み上がって混乱しやすく、配車手配の進捗確認は配車担当者に口頭で行うしかなく、過去の注文を参照するときには探し出すのに時間がかかる、などの問題点もありました。しかも、業務拡大に伴って受注量も増えており、1日平均50～100件の注文を、早いものでは当日中に配車手配しなければならないものもあり、配車担当者は2人しかいないためミスなどが起こらないよう細心の注意を払う必要もあり、業務の効率化が急務になっていたのです。

新しいシステムの大まかな手順は次の通りです。まず、紙で送られてきた注文書は複合機でスキャンし、メールで送られてきた注文書は電子データのまま取り出して、注文書を電子データでまとめます。そして、注文内容をもとに作成した運行指示書と先程の注文書をDocuWorksで案件ごとにファイリングし、FUJIFILM IWproのワークスペースにアップロードします。ワークスペースでは、積み込み日、自車／傭車の区分、車番や配送担当者名などを属性情報として入力したうえで、FUJIFILM IWpro文書管理サービスに登録。ここまでの操作により、配車手続きの進捗が共通の画面上で確認できるようになります。また、配車手配が完了した運行指示書は、自車分ならドライバーのグループウェアで共有し、傭車分ならメールやダイレクトファクス、LINE WORKSなどで協力先に送ります。
このようにシンプルで統一的な運用が可能なシステムを導入したことで、大幅な業務効率化が実現しました。例えば、紙の印刷に関わる作業がなくなったため、受注から配車手配完了までの所要時間がおよそ3分の1に短縮されるとともに、紙使用量は以前と比べて約9割、月間3,000枚前後も減り、紙文書を保管していた棚を撤去できました。また、過去の注文を探す際、以前は1件あたり10～30分かかっていたのが、瞬時に検索できるようになりました。配車担当者からは「ほとんど席を立たず画面上で作業が完了できるようになった。毎日17時ごろまでかかっていた業務が15時くらいで終わり、余裕ができた」と狙い通りの成果が出ています。注文処理の進捗をシステム上で誰でも確認できるようにしたことで、属人化が解消され、配車担当者が休んでいても問い合わせなどに対応できるようになったことも、大変助かっています。

社内業務を紙ベースで行っている会社ならどこでも、FUJIFILM IWproを導入すれば、業務の効率化や紙使用量の削減につながると思います。メールなど文字のやりとりでは分かりにくい進捗状況も、システムの画面上なら直感的に見て取れます。クラウドで情報共有できるので、営業所などの出先が多い会社ほど、効果があるのではないでしょうか。

今後は、同じく紙ベースで行っている請求書管理や社内文書回覧などの電子化も進めていきたいと考えています。請求書については、電子ファイルで送られたものに対しては電帳法対応を行っているものの、まだ全体の7～8割が紙で郵送されており、紙と電子が混在した管理となっているため、現時点では効率化しきれていない状況です。社内文書の回覧についても同様です。
配車に関わる業務ではFUJIFILM IWproは素晴らしい効果を上げており、その力はよく分かりました。富士フイルムBIジャパンは当社のこともよく理解してくれていて、気軽に相談もしやすいので、これからも当社の業務の電子化に力を貸してもらえたらと思っています。