高速道路などのインフラに関わる調査・計画・設計・施工管理を行う総合建設コンサルタントです。施工事業者に対する検査・指導・調整を通じて、発注者の支援業務および道路・橋梁の設計業務を行っています。また、建物などの建設予定地に遺跡などの埋蔵文化財が存在していないかを発掘調査する文化財調査業務にも取り組んでいます。

雇用契約業務の電子化ということで想定していたのは、電子契約システムから相手先に送付した雇用契約書が、社員番号をキーとして自動的に当社のシステムに登録され、以降の保管や検索がシステム上で行えるというものでした。検討を進めていたちょうどその頃、Smart WorkstreamがFUJIFILM IWproに移行するという知らせを受けました。そこで、どのように新しくなったのか説明をしてもらったところ、業務プロセスを管理する機能やインターフェースがとても使いやすくなり、他社業務システムと連携できることも分かりました。そこでDocuSignによる電子契約システムを導入し、FUJIFILM IWproと連携することで契約業務の一連の流れを最適化することにしたのです。それにより電子契約システムから契約書を相手に送付し、相手の電子署名が完了すると、自動的に署名済みの契約書がFUJIFILM IWproに登録・表示されシステム上で確認できるほか、契約更新時などに過去の契約書を確認する際にも年度別に一覧で表示されるため、スピーディーに検索することが可能となります。
他社のシステムとも比較検討しましたが、個々のスキルに依存しない使いやすさ、今後さまざまな契約書管理で活用できる拡張性、当社の業務内容をしっかりと理解し提案に反映してくれているという点を考慮して、FUJIFILM IWproの導入を決定しました。

以前は雇用契約に関する業務を全て紙で行っていたため、まず契約書を印刷・製本して相手先に郵送し、先方から押印した契約書を返送してもらうというやりとりだけで何日も日数を要し、契約内容によっては印紙代もかかっていました。また、契約書の現物はファイリングして保管していましたが、年間約200件にもなることから、保管のために倉庫を借りる必要もある上、過去の契約書を見直すために探すのも一苦労でした。紙ベースの業務から発生するそうした非効率が、今回のFUJIFILM IWproと電子契約システムの導入によって一気に解消されました。
さらに、稟議書や稟議書に添付されている見積書などの書類についても、ワークフローシステムで決裁が下りると自動的にFUJIFILM IWproのドキュメント領域に連携される仕組みにしたため、さまざまなシステムを開かなくてもFUJIFILM IWpro上で契約に必要な書類がまとめて確認できるようになりました。これらの業務に関わる多くの従業員が手間から解放され、「決裁のハンコを押すためだけに帰社する必要がなくなった」「出張先でも契約内容が見られるようになって助かる」といった声も多々聞こえてきています。FUJIFILM IWproを中心とした各種業務システムの連携のおかげで、当社のDXが大きく進展しました。

今回はまず雇用契約から取り組みましたが、それ以外の契約業務についても、電子契約システムとFUJIFILM IWproの連携による電子化を進めていきたいと考えています。また、FUJIFILM IWproには、ファイルの保管・共有や業務プロセスの管理以外にも、複合機との連携による紙にまつわる業務の効率化など、さまざまな機能があります。せっかく導入したサービスですから、できる限り有効活用を図っていきたいですね。
富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、これまでもいろいろとお手伝いいただいてきましたが、これからも当社に寄り添って、FUJIFILM IWproを含め各種ソリューションを通じた課題解決、DX推進に力を貸してもらえたらと願っています。