2024年1月からの電子帳簿保存法（電帳法）による電子取引の電子データ保存完全義務化に先立って、対応プロジェクトのリーダーとなりました。しかし、検討を進める中で、制度が複雑で分かりにくく、頭を抱えてしまいました。
当社は商社であり、取引先の数が常時3,000～4,000社と多く、分野の異なる5つの事業部それぞれで業務が大きく異なります。例えば、1件1,000円単位の売上が多数の事業部と、1件数十万円単位の売上がある事業部など、業務内容も多様です。そうした多様な業務のあり方を、電帳法対応のために短期間ですべて標準化するのは不可能でした。
また、事実上1人で取り組まなければならず、複雑な制度に的確に対応するために何をどこまでやればよいのかも分からない状態でした。そんなときに、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンからFUJIFILM IWproを提案していただきました。

展示会にお招きいただき、実際にFUJIFILM IWproを目にした時の第一印象は「直感的に操作できそうだ」ということでした。ドラッグ・アンド・ドロップなどの操作でファイルを扱うことができるので、すぐに慣れることができそうだと思いました。
一方、事業部ごとに運用を変えることができる柔軟性も、導入に至った理由の一つです。例えば、電帳法対応に必要な検索属性ひとつ取っても、文書の属性に付与するべきか、ファイル名に付与するべきかなど、事業部ごとに方針が異なります。当社では以前からドキュメントハンドリング・ソフトウェアDocuWorksを全社的に導入しており、お客様や仕入先とのやりとりをペーパーレスファクスで行っています。DocuWorksとFUJIFILM IWproをシームレスに扱うことができ、電帳法に対応する形で保存・管理できれば、事業部間の異なるやり方を無理に標準化せずに導入できそうだと考えました。
具体的には、ペーパーレスファクスやメール、EDIなど電子で授受する取引関係書類に対して、DocuWorksDesk上でファイル名を設定し、FUJIFILM IWproへドラッグ・アンド・ドロップするだけで簡単に格納できます。DocuWorks文書だけでなく、フォルダや複数ファイルをまとめてアップロードすることも可能です。また、従業員が操作に慣れているDocuWorks文書をそのままブラウザでプレビュー表示し直感的に操作できる点も導入の決め手となりました。
さらに、電帳法には「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用」という要件があります。FUJIFILM IWproであれば、要件を満たす設定ができるため、ユーザーがデータを格納するだけで、意識せずとも正しい状態で管理ができます。格納されているファイルに対して実施した、閲覧や属性変更などの操作履歴も残る仕組みです。
加えて、以前からお世話になっている富士フイルムビジネスイノベーションジャパンのシステムエンジニアから、導入に向けてコンサルティングを受けられるという点も、大きな安心感がありました。電帳法とは何かというところから始めて、法対応のために何をどのようにすればよいか、的確なアドバイスをいただきながら検討を進めることができました。スムーズに導入・移行を進めるためには現場の理解を得ることも必要ですが、その際にも第三者である富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの意見が助けになりました。

現状では、取引先から受領した請求書や領収書などの書類に取引先名・取引日などの属性情報をつけ、FUJIFILM IWproに保存しています。当社では受領した本人が保存を行うというルールになっており、全員が電子データを受け取る可能性があるので全従業員にライセンスを付与しています。
新たな法対応のため従来よりも業務量は確実に増えていますが、業務の増加量をもともと「10」と想定していたとすると、FUJIFILM IWproのおかげで、それが「2～3」ほどに抑えられているというのが実感です。何か新しいシステムを導入すると、通常であれば最初の1～2週間は問い合わせの嵐になるところ、今回は問い合わせが一切ありませんでした。これは何より、FUJIFILM IWproが操作性に優れているため、現場の従業員がすぐに慣れて使えるようになったからではないでしょうか。また事前に実施した社内向けの勉強会についても、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンと相談しながら工夫して分かりやすく実施できたことで、スムーズな導入につながったと思っています。

電帳法の保存要件について必要な部分はしっかり押さえられていますし、操作も簡単で小回りが利くので、どのような会社でも使えると思います。機能や操作性から考えると、従業員数10人～20人の小規模な会社にもおすすめなのではないでしょうか。

今はまだ、電帳法に対応するためのファイルの保存先という最小限の使い方ですが、今後少しずつ活用の幅を広げていく考えです。まず検討していきたいのは、電帳法で規定されているスキャナ保存への対応^※1です。現在は電子原本と紙原本が混在している運用のため、今後は全て電子原本として保存ができるよう、電子取引データに留まらず紙で授受した取引関係書類のスキャナ保存対応を進めていきたいです。また、当社は3年後に新社屋への移転を予定しています。その際に紙の書類を持って行くのは非効率ですし、保存キャビネットの物理的なスペースも減らしたいと思っています。
さらにその先としては、社内外の情報共有や各種システムとの連携など、FUJIFILM IWproをフル活用した業務改革にも挑戦したいです。新型コロナウイルス感染症のようなパンデミックがまた発生したときなどに備えて、リモートワークのインフラを準備しておくことはBCP対策としても重要だと思っています。 ※1 FUJIFILM IWproは以下のJIIMA認証を取得しています ※この認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています