透過流程自動化 助員工更善用時間

透過流程自動化 助員工更善用時間

企業因使用人手處理重複而大量的工作，令其業務發展受到阻礙？物色有效的方法可以加快進度並善用資源，流程自動化更是不二之選。富士膠片商業創新香港剖析何謂流程自動化，以及為業務帶來的好處。繼續閱讀以了解詳情。

甚麼是流程自動化？

流程自動化是使用智能系統來處理重複規律的工作，可用於自動執行目前以人手處理的任何流程，例如輸入數據、處理索賠或審計。智能自動化可減少人為失誤，並加快工作流程。 此外，智能自動化可增加準繩度，穩定地輸入數據，從而提高數據質素。業務流程自動化方案適用於各行各業及業務功能，包括會計、人力資源和客戶關係管理。

機械人自動化流程 (RPA) 是使用軟件「機械人」來模仿人類行為的自動化流程，適用於數據輸入、填寫表格和回覆電郵等工作。與傳統的流程自動化不同，機械人自動化流程無需任何特定的編碼知識。因此可加快流程自動化的步伐，所需技術支援亦相當有限。除易於實施外，應用機械人自動化流程亦可以為企業帶來莫大好處，包括提高效率和準繩度、改善營運以及降低成本。例如，借助易於應用的企業內容管理解決方案，企業可以極低前期成本快速落實的協作平台，更無需中斷目前的流程。此外，部署及日常使用都不涉及額外的硬件、軟件和維護成本，只需配備網頁瀏覽器及互聯網連接即可。

自動化流程可以解決4大挑戰

1. 處理速度緩慢

流程自動化最大好處之一是可以打破瓶頸並加快進度。例如，供應商可能以不同格式（如紙本形式的副本、電子郵件和 PDF）提交發票，增加員工處理發票的難度。憑藉機械人自動化流程，員工不再需要以人手輸入不同格式的發票資料，有助改進工作流程。如果業務因人手處理速度緩慢而阻礙發展，流程自動化會是一個理想的解決方案。

2. 難以檢索資料

企業其中一個經常要面對的問題，就是難以搜尋所需資料。發票和相關資料通常透過人手儲存，當要回應審計或供應商的查詢而檢索這些資料時，人手操作的速度較慢，而且效率低。借助機械人自動化流程，員工可以快速找到資料，從而騰出時間專注於更重要的工作。

3. 難以完善營運模式

低效的工作流程亦是企業面對的另一項挑戰。一般來說，管理層較難洞悉前線人手流程的不足之處。員工每天執行相同的工作，而無需經常進行檢討，亦不會就工作流程提出改進和策略上的建議。然而，透過流程自動化，企業可以深入了解員工完整的工作流程，以便員工作出改變並完善流程。

4. 人為錯誤的風險

企業面對的最大挑戰之一，非人為錯誤的風險莫屬。員工以人手處理工作，難免會出錯。檢查有否出錯既浪費人力物力，而且並非每次都能找出錯處。然而，企業將這些工作自動化，便可提升準繩度，減低成本。

透過富士膠片商業創新香港精簡業務

在這新常態下，企業不得不徹底改革其工作流程。這轉變可能會影響日常運作，而機械人自動化流程（RPA）和自動化流程將有助解決這些問題。富士膠片商業創新香港的「智．型辦公」提供頂尖技術解決方案，使轉型過程更加順暢，同時提高生產力及效率，並降低成本。

企業要習慣在辦公室以外的環境如常運作，而使用DocuSign電子簽署、DocuSign合約生命週期管理、DocuWorks、文件協作平台、Dokmee Capture方案及虛擬桌面基礎結構等技術解決方案，可讓員工隨時隨地在線工作、存取公司數據，並加強與同事和客戶的聯繫。其他「智．型辦公」解決方案可以將優勢倍增，如創新文件管理、資訊管理、零信任和網絡安全以及流程自動化，改進工作流程和運作。

倘若企業現正面對人手操作、重複工作及繁瑣流程等相關問題，以致拖慢運作並影響業務發展，可以考慮採用流程自動化作為解決方案。流程自動化提高效率和準繩度，同時讓員工騰出時間，專注於更具策略意義的工作上。如要了解有關流程自動化和「智．型辦公」的更多資料，歡迎聯絡我們，以物色適切業務所需的解決方案。