檔案管理解決方案：一站式人力資源系統實現無限可能

商業環境競爭日漸激烈，企業要突圍而出，關鍵在於能夠以最少的資源賺取更大利潤。事實上，許多企業為了提升營運效率，都會利用備受商界歡迎的主流工具—檔案管理解決方案。

檔案管理解決方案是甚麼？

檔案管理解決方案是個雲端智能存儲系統，讓企業將所有文件儲存到同一位置，實時反映和記錄所有檔案的修改，有效處理端對端文件管理，並能輕鬆處理大量資訊，大大提升工作效率。最重要的是，完善工作流程能令多個業務領域發揮協同效應，使企業比起競爭對手更具優勢。

1. 缺乏組織

單在 2021 年，每天產生的數據高達2.5 億字節，並預計每兩年增長兩倍，這麼龐大的數據量或對文件歸檔和管理帶來重大挑戰。人事部員工可利用企業內容管理解決方案等檔案管理解決方案，從中央數據庫取得所需資訊，作出更敏銳的商業決定，制定出更符合員工需求的培訓或政策。

此系統利用人工智能將所有系統文件分類，以便管理和組織文件。這尤其適合每天需要處理大量文件的業務和職能，例如人事部或從事物流的企業。有系統地存儲文件可大大減少出錯的機會，將來存取這些文件時的進度亦不會受阻。此外，亦可減少花費在繁瑣行政工作上的時間，例如歸檔或聯絡不同人士取得所需資源。當系統行之有效，員工便可專注於更重要的任務，從而為企業帶來貢獻。

更重要的是，一個健全的檔案管理解決方案通常會包括保安功能，避免系統文件外洩予未經授權的人士。網絡攻擊手法層出不窮，企業更需留意數據洩露的風險；多重保安功能保障企業的數據安全，令用戶更安心使用。

2. 工作流程管理不夠妥善

工作流程上若使用紙張，便有機會出現錯誤存放的情況。對於時常處理敏感個人資料的人事部，如資料不幸外洩或落入不良分子手中，更可能會導致嚴重後果。而當文件需要多重批核，或會花費很多時間。利用如ParaDM的電子檔案管理系統解決方案，便可輕易解決以上這些工作流程不完善的問題。ParaDM將整個檔案流程自動化，讓文件即時傳送到適當的員工或部門進行批核，減低未經授權人士取得文件的風險。企業決策速度因而加快，行動更為敏捷，因此更勝競爭對手。最後，由於所有檔案更新都是實時反映，因此可以毫不費力地監控每項工作的狀態，管理項目更得心應手。

3. 工作流程落後

一般而言，檔案管理解決方案會與成像硬件和軟件相輔相成，令紙張文件得以保存和備份，更無需額外人手輸入和檢查資料。數據指出，切換兩項工作可導致生產力損失20%—因此，檔案管理解決方案將會有效提升生產力。

同時，由於擷取數據所需人手減少，人事部員工可以投放更多時間進行數據分析和評估，從而獲得重要見解及作出適切決定。最後，數碼工作流程可追蹤和記錄系統內所有檔案的修訂，快速糾正所有錯誤或恢復過往紀錄，令工作自然流暢。

4. 合作困難

環球企業經常需與各地員工實時共享及修訂檔案，以更快完成工作。檔案管理解決方案將所有文件集中儲存於同一數據庫，令人事部員工能隨時隨地輕鬆編輯或取得最新的檔案。

尤其當多位人事部員工同時處理求職者申請的行政工作，檔案管理解決方案有助他們輕鬆追蹤求職者的申請狀態及文件提交的進度，避免重複工作，或不同人事部員工向同一位求職者追收已遞交文件的情況。

此外，所有檔案修改和工作進度一目了然，能避免逾期問題，尤其是處理薪金等受時間限制的工作。透過集中的管理系統，能解決阻礙團隊合作的困難，讓團隊以實時方式協作。這對節奏急速的業務最為有利，因為速度就是抓緊機遇和在競爭中保持領先地位的關鍵。

5. 人力資源管理欠缺效率

人事部負責公司內部的多項重要職能，包括處理員工發展計劃及員工福利等。當人事部的效率下降，員工的需要未能獲得即時解決，會令他們感到被公司低估和未被賞識，導致士氣低落或參與度下降。根據Gallup一項研究，擁有快樂員工的企業，利潤通常高出 23%。因此，忽視員工士氣和參與度的公司收入可能會減少。

人力資源管理解決方案是檔案管理解決方案的一種，專門處理和追蹤行政數據，如自動化休假管理、出席紀錄及薪金管理系統，實現人力資源工作自動化，令人事部更專注策劃員工發展及福利計劃，長遠地提升員工滿意度、生產力、效率，以及保留人才。

富士膠片商業創新香港助你保持競爭力

總括而言，採用高效的檔案管理解決方案能有助企業精簡工作流程，並從協作中取得更大效益，保持商業競爭力。富士膠片商業創新香港憑藉多年豐富經驗，能將解決方案無縫地與各大企業的獨特內部系統結合，助你輕鬆到位。

富士膠片商業創新香港在提供廣泛的打印及工作流程自動化解決方案方面備受認同，為每位客戶度身訂造方案，以滿足特定需要。憑藉我們的經驗以及對產品的深入了解，定能為你提供合適的工具，讓你取得競爭優勢。請聯絡我們，了解如何利用我們的解決方案實現業務策略。