智能辦公解決方案：實行「智．型辦公」

時光荏苒，我們的工作模式出現重大變化，而疫情更進一步加快全球工作場所的轉型步伐。不少香港企業實施遙距工作安排，不得不著手處理新常態下的工作流程問題。挑戰包括面對面的溝通減少、缺乏合作、檔案管理混亂，以及效率降低。

然而，科技日新月異，「智．型辦公」模式陸續冒起，並有助企業克服上述種種問題。企業要在競爭對手中脫穎而出，成為業界典範，並持續取得成功，便必須因應各自的情況，採納智能辦公模式。

甚麼是「智．型辦公」？

「智．型辦公」是一趟數碼轉型之旅，運用嶄新科技來提高員工的工作效率、靈活性及投入度。雖然與辦公室內的科技和基礎設施環環相扣，但「智．型辦公」並不止於此，更應以所有團隊成員的效率、準確性和有效溝通為先，同時維持高水平的資訊安全。換句話說，「智．型辦公」解決方案不但可以提高營運效率，亦可以在工作安排方面提供更大的自由度。

當員工可以隨時隨地並在更短的時間內完成更多工作，便可以騰出時間去處理其他有助推動業務發展的任務或項目。此外，當員工可以自由選擇最適合自己的工作方式，或會更投入工作，從而提高員工滿意度，達致更出色的表現和成果。最重要的是，「智．型辦公」亦有助員工在工作與生活之間取得更佳平衡，以提升員工體驗（Employee Experience，EX）。

但是，如何才能為企業實行「智．型辦公」呢？

如何為企業實行「智．型辦公」

1. 評估目前問題及洞悉數碼落差

工作場所的數碼落差一般不易發現，直至出現效率或生產力下降問題才會顯露。為避免發生這種情況，企業需要主動找出這些落差，並運用有效填補落差的智能技術，例如替換因負荷過大而不斷發生故障的辦公室打印機，並選用可處理更高打印量的生產型印刷系統，以應付某些部門的龐大打印量。

方法之一是了解員工在日常工作中如何運用科技。他們是否使用過時的方法？是否可以用更高效的數碼工具取代？能否借助科技以自動化或簡化的方法完成任務？是否可以投資一些工具以提高整體輸出、速度或生產力？透過深入了解如何在工作場所應用科技，企業可以洞悉數碼落差，找出填補落差的更高效解決方案，從而實行「智．型辦公」，務求提高生產力並改善工作流程。

2. 使用業務流程管理解決方案，集中管理資料

重要的是，所有部門的員工都要清楚了解所有業務流程。透過集中管理所有資料，團隊成員可以作出更理想的決策，並全面提升生產力。業務流程管理解決方案可以透過統一儲存所有流程相關資料，實現這個目標，好處如下：

  • 改善決策能力 — 集中管理所有流程資料，企業便可更準確找出需要改進的領域。此舉有助更容易找出瓶頸，並作出改變以提高效率。例如身處香港，選擇租賃辦公室打印機或影印機，可能比購買生產型打印機更合適。
  • 提高員工的工作效率 — 當員工可以輕鬆存取所需資料，便可以更有效工作，從而提高工作效率並減少工作帶來的挫敗感。
  • 降低成本 — 透過簡化流程，有助減少花費在不必要活動上的時間和金錢。一旦出現資料外洩的情況，亦可追蹤文件流程，迅速解決問題。長遠來看，有助節省業務資源。

如果你正在考慮使用業務流程管理解決方案，應以簡單易用為先，並視乎是否具備所需功能。面對市場上眾多方案，應事先搜集資料或諮詢我們的專家，以找出最適合業務所需的選擇。

3. 透過機械人流程自動化，實現流程自動化

機械人流程自動化有助將某些業務流程自動化，帶來眾多好處，包括降低成本、提高效率和增加準確性。機械人流程自動化科技可以自動處理重複及沉重的工作，讓高技能員工騰出時間，專心處理更重要的工作，善用其專業知識和豐富經驗。此外，機械人流程自動化可以減少人為錯誤，協助企業大大提高準確度。

企業考慮如何應用機器人流程自動化時，首先要確定哪些業務流程可以透過自動化受惠。縱觀世界各地的工作場所，手動打印流程是經常被忽視的範疇之一。而較新的數碼打印解決方案（如ApeosPrint C325 dw）相對省時，員工可利用NFC和流動打印應用程式連接智能手機和平板電腦，隨時輕鬆打印。釐清這些流程後，便需要確定如何在企業實行機械人流程自動化。當然，方法不止一種，視乎業務的具體需要和要求而異。

4. 加強團隊之間的合作及共享

智能科技可以從不同層面協助企業加強合作和共享。舉例而言，Sharepoint和Working Folder等雲端應用程式讓用戶可網上儲存及共享文件，身處世界各地的團隊成員都可隨時存取和編輯文檔；Facebook和 LinkedIn等社交媒體平台讓企業輕鬆與追蹤者互動分享新聞、最新消息及其他資訊；Teams等視像會議工具亦有助團隊成員打破地域界限，身處任何地方工作都可輕鬆會面及交流合作。

除應用程式外，我們還提供不同的解決方案，助你輕鬆安全地管理文件和資料。例如，透過DocuSign合約生命週期管理（Contract Lifecycle Management，CLM）及電子簽署解決方案，可隨時隨地在一站式平台上簡化合約準備過程，並加快完成合約簽署。在數碼化的工作環境中，合適的資訊安全工具必不可少，由人工智能驅動的網絡安全管理服務有效防止業務資料外洩，並保障客戶私隱。

企業如善用智能科技，便可更有效加強團隊之間的合作和共享，從而實行「智．型辦公」，以提高效率和生產力。

5. 運用人工智能進行數據分析，提升決策力

以人手處理文件花費人力物力，可能會大幅消耗公司的資源。透過使用智能Capture and Flow Service自動執行此過程，不但省時省力，同時減少錯誤。善用人工智能雲端平台，進行數據處理、分類和匯集。智能自動化工具也可從多方面提升決策能力，包括但不限於：

  • 自動化數據收集和分析 — 使用人工智能軟件，企業可以自動收集和分析上傳文件中的數據。此舉可以節省大量時間和精力，從此無需以人手輸入和分析數據。

  • 提供精確數據分析 — 人工智能可根據過往的數據，預測未來的趨勢和模式。透過簡單易用的平台，企業可以自行進行分析，並獲取更多獨到見解。這有助企業在產品開發、營銷活動和資源分配方面，作出更佳決策。

企業如能好好運用人工智能，便可以更快、更準確地作出有效且由數據驅動的決策，有助加強競爭優勢。

選擇合適的解決方案供應商

本港企業推動數碼轉型時，最重要的就是選擇合適的解決方案供應商。富士膠片商業創新香港不但致力為企業提供最佳的智能辦公解決方案，亦帶來各式各樣的數碼印刷解決方案，以確保實現心目中的數碼轉型，提升生產力、安全性和效率。

此外，富士膠片商業創新一直奉行環保產品設計理念，有助企業實踐ESG目標和減少碳足跡。立即了解富士膠片商業創新香港的行業解決方案和服務，並與我們合作推動「智．型辦公」，創造屬於未來的辦公模式。

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