數碼工作間解決方案如何重塑會議室

會議室是集思廣益和作出團隊決策的地方。然而，隨著工作場所相關科技不斷發展，工作文化有所轉變，會議室已經轉型為數碼工作間。

現今的企業更常採用工作場所相關科技來提高效率和生產力。數碼化工作場所令營商方法及同事之間的聯繫方式有所改變。科技如何重塑傳統會議室？在未來，會議室會變成甚麼模樣？讓我們透過這篇文章為你解構。

從董事會會議室到虛擬空間，會議室於這些年來出現哪些變化？

多年來，會議室的硬件和設計大致一樣，與辦公室的工作方式保持一致。然而，在過去的三年間，實體辦公室出現了一些變化，例如員工遙距工作、團隊習慣透過視訊會議平台開會，以及客戶面對面會議減少。

雖然會議室仍然是討論和作出決策的地方，但這些空間的設計和用途已經改變。今天，我們需要確定員工將如何使用會議室。為此，我們先要了解他們進行會議的原因。透過更深入了解員工的需求，你可以利用科技重新設計或更新會議室設備，令會議更具吸引力和生產力。

會議目的：暖身、更新情況及規劃會議

首先是改善例行會議，例如每日站會。這些會議無需親身參與，但每個人都應該能夠使用雲端文件工具分享資訊，例如Docuworks Cloud，以便同時編輯和即時更新。

如果是混合式會議，即有些與會者在網上參與，有些親身出席，就要確保會議室備有數碼白板。透過數碼白板，每位與會者都可以提出意見，並在會議結束後立即紀錄和分享。為簡化會議期間分享項目進度的流程，可考慮採用如Kintone或DocuWorks Cloud等一站式工作平台。每個項目階段完成或暫停時，系統會傳送通知，有助團隊更快作出明智的決策並避免出現樽頸情況。同時，亦可減少開會次數，讓員工有更多時間專注於有成效的工作上。

會議目的：策略會議

進行策略會議和集思廣益時，需保持靈活彈性以滿足會議的需要。正因如此，應引入會議室軟件而非硬件。

例如，舉行面對面或混合式會議時，與會者會聚集一起並分享事先準備的資料，如使用Reactiv Suite等軟件工具，便可令會議更具互動性。會議期間可輕易打開Word、PowerPoint、PDF文件及URL網頁，而不會中斷討論。就混合式會議而言，透過控制畫面以確保講者置於正中位置，才能有效傳達想法。而參與面對面的會議時，若每個人的裝置都能進行無線投影，這樣便可將手機、平板電腦或筆記型電腦的資料輕鬆展示。

混合式會議室必備裝置

會議室攝影機

如果你於網上參加混合式會議，積極參與討論的機會會較低，因為感到自己正在與一個群體而非個人互動。使用如Innex Cube等支援螢幕同位的會議室技術，可將每位與會者顯示為單獨的圖像，讓遙距參與者感到更自在。如Innex C830會議攝影機等其他解決方案提供六種排版模式，以便遙距參與者看到個別成員、講者，以及群組的其他成員（或群組和個別成員的概覽）。

會議室揚聲器

有些人可能會認為在升級會議影音解決方案時，聲音比畫質效果更為重要。無論是內部討論抑或是客戶銷售會議，在對話過程中，理解參與者的語氣至關重要。

Jabra揚聲器雖小，但功能強大，屬辦公室的絕佳工具。揚聲器易於攜帶，無需在每間會議室添置一個，而是讓員工知道揚聲器的存放位置，並將它帶到所需的會議室。

數碼工作時代的新世代會議室

企業應定期更新會議室設備，以提高未來的協作和生產力。會議室將會是這樣的：

• 靈活敏捷：未來的數碼工作間將會是多元化。來自不同世代、不同國家的員工將互相合作，意即會議室需要具備多用途功能並易於適應，以便滿足不同的會議目的或團隊工作方式。這將營造一個鼓勵合作和分享新想法的共融環境。

• 無邊界協作：想像一下——來自世界各地的團隊無分地域界限一起參與項目。透過雲端文件管理和文件處理應用程式等工具和軟件，未來會議室將成為文化、想法和人才的集中地，有助企業開拓環球視野。

• 互動工作場所：互動式顯示器、虛擬實境和擴增實境等創新技術，能夠令未來的會議室更具親臨其境的效果。就如所有團隊成員親身出席會議，進行討論，輕鬆分享想法並將概念形象化。這不但可以提高參與度和生產力，同時推動創意和創新。

• 智能自動化：自動化在工作場所變得越來越普遍，例如借助人工智能協助做筆記、制定議程和安排會議等。團隊可以全心全意處理更具策略效益的工作，節省時間。

• 可持續發展和環保倡議：對於數碼工作間來說，概念十分重要。在會議室採用環保措施，可以減少碳足跡，並為綠色未來出一分力。例子包括使用節能照明系統和設備、鼓勵回收和減少浪費。

工作場所相關科技迅速發展，會議室的概念已超越實體空間，成功塑造跨越國界和時區的環境，讓人緊密聯繫。

富士膠片商業創新為不同規模的會議室提供數碼工作間解決方案，助你為未來建立緊密協作的工作場所，讓員工盡展所長。立即聯絡我們