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レシピ046
メール受信量が多すぎて、振り分けだけで午前が終了！
一括受付窓口に届く見積もり、発注依頼、請求関連、問い合わせ…
- 例えば…
こんなお客様 -
- 業種：製造業
- 従業員数：30人
- 利用部門：営業部（顧客からの問い合わせ受付窓口業務）
- 業務：
- 窓口（一括受付用メーリングリスト）に届く取引先からの連絡を確認。発注、見積依頼など保管すべきデータは、メール本文と共に個人のローカルPCへPDFで保存。
- データを開き、内容を見ながら1件1件ファイル名を変更し、ファイルサーバーへ保管、合わせて担当者へ振り分け連絡。
- 過去の情報を参照したい時は、ファイルサーバーからファイル名で検索、ファイルを開き、内容を確認しながら調べている。
この使い方を知りたい
この使い方の流れ
メール、添付文書は
従来通りPCへ保存
メール ｘ 文書の
表形式で一覧管理
関連文書を格納し
担当者へ振り分け
POINT01
窓口担当者は従来通りローカルPCへPDFを保管するだけ、自動でメールを整理し振り分けまで
受信メールをPDF化し、ローカルPCの指定フォルダへ
メール文面から必要な情報を自動抽出
*差出人情報は、マスタファイルから取引先名へ変換
取り込んだメール毎に行を追加、抽出情報を登録
POINT02
受信メールの分類や対応状況、関連文書までを表形式で一覧化
抽出情報の確認、修正が可能。メール種類やステータスから分類・対応進捗を一覧化
ドラッグ＆ドロップで文書登録。
添付文書や関連文書も案件単位で管理、誰でも閲覧可能
個人宛に届いたメールも一覧追加して担当者と進捗、情報共有できる
POINT03
多様な検索方法、見せ方で素早く検索
アイコンから対応進捗を確認
取引先名、送信期間など案件単位で素早く文書が見つかる
全文検索でメール本文からも素早く検索
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この使い方がすぐに
体験できます！
すぐに体験できること
- 取引先からメールで届く多種多様な書類を、取得状況が一目でわかる「表形式」で管理できることを体験できます。
- 共有フォルダーに格納したメールの自動取込、共有など簡単な操作で共有／保存できることを体験できます。
- 視認性の高い表形式での管理体系や全文検索などから必要な書類を取得できることを確認できます。
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