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通関書類
  
レシピ030

担当者任せの書類管理

休暇の前は毎回時間をかけて引継ぎ必要…

取引先との書類授受
例えば…
こんなお客様
       
  • 業種:
    物流業
  • 事業内容:
    通関業務、物流業務、SCMソリューションの提供
  • 従業員数:
    550人
  • 利用部門:
    業務部
  • 業務:
    • 受注後に担当者がエクセル台帳に案件情報を記載して案件管理
    • 案件に関する書類は、担当者によって紙のまま保存または個人PCに保存
    • 案件完了後、関連する書類はファイルサーバーにフォルダーを作成して保存
「紙」「ファクス」「電子」受け取り方が違うから、整理の仕方も保存先もバラバラ
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

取引先と電子上でのやり取り

インボイスを
フォルダに格納

矢印
ステータス管理で進捗状況を共有

ワンクリックで
共有

矢印
書類にコメント

表形式の表示で
即時に書類を取得

POINT01
手間をかけずにスムーズに書類を共有

インボイスをフォルダに
保存するだけで自動で取り込み

インボイスをフォルダに保存するだけで自動で取り込み
矢印

担当者以外でも検索できるよう
キーワードを自動抽出

担当者以外でも検索できるようキーワードを自動抽出
矢印

ワンクリックで共有
みんなで見える状態に

ワンクリックで共有みんなで見える状態に
POINT02
担当者以外でも必要な書類がすぐに見つかるため引継ぎ時間を大幅削減

視認性のよい表形式の表示で
必要な書類をひとめで特定

視認性のよい表形式の表示で必要な書類をひとめで特定
矢印
 

キーワードや範囲指定での検索もOK

キーワードや範囲指定での検索もOK
矢印

プレビュー機能で内容確認
いちいちダウンロードは不要

プレビュー機能で内容確認いちいちダウンロードは不要
POINT03
必要な書類の抜け漏れや紛失リスクもカバーできる

案件ごとに書類の保存状況がわかる

案件ごとに書類の保存状況がわかる
矢印
 

誤って削除してしまうリスクを回避

誤って削除してしまうリスクを回避
矢印

上書き保存による書類の紛失もカバー

上書き保存による書類の紛失もカバー

FUJIFILM IWproをご利用いただいている

お客様の声

これまで案件の情報は担当者しかわからなかったので、特にお休みをとる前は、書類も含めて引継ぎが本当に大変でした。電子での共有/保存により、案件の内容を担当者以外でもすぐに確認できるようになったので引継ぎや問い合わせ対応の時間が1/2以下に短縮できています。

移動時間の短縮や直行直帰により、交通費削減はもちろんのこと、大きな課題だった残業時間を大幅に削減できています。お客様からの急な資料差し替え依頼も当日中に対応し提出できるようになり、受注促進にも大変役立っております。

案件の数が増えると担当者本人でも情報の整理が難しく、抜け漏れや紛失のリスクが高まります。表形式でみんなに見えるように管理できるようになり、リスクの低減にも役立っています。

サーバーの準備なくすぐに導入でき、承認機能やログ管理により、懸念だった情報漏洩のリスクも抑止できております。ユーザー視点で見ても<strong>面倒なプリントドライバーの設定が不要で簡単に出先で印刷できるので、営業担当者も喜んでいました。

これまで電子での保存/共有が進まなかったのは、「保存/共有する作業」に手数が掛かり面倒だったから、というのが1つの理由です。非常に簡単な操作で保存/共有ができるという点は導入後の速やかな定着に影響を与えた大きなポイントでした。

移動時間の短縮や直行直帰により、交通費削減はもちろんのこと、大きな課題だった残業時間を大幅に削減できています。お客様からの急な資料差し替え依頼も当日中に対応し提出できるようになり、受注促進にも大変役立っております。

この使い方を試したい

この使い方がすぐに
体験できます!

すぐに体験できること
スクロール
 すぐに体験できること
  • 共有フォルダーに格納したインボイスの自動取込、ファイル名の自動変換(インボイス番号と納品日)、ワンクリックで共有など簡単な操作で共有/保存できることを体験できます
  • 視認性の高い表形式での管理体系やキーワードでの検索など担当者以外でも必要な書類を取得できることを確認できます
  • アクセス制御により特定の管理者以外は削除ができないなど共有と保護を同時に実現する書類管理の環境を体験できます
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