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レシピ029

同じ文書をみんなで更新

いつ、誰が、何を更新したかが分からず、手戻りが多い…

医療
例えば…
こんなお客様
       
  • 業種:
    医療
  • 事業内容:
    歯科診療所の経営
  • 従業員数:
    300人
  • 利用部門:
    人事/財務/総務部門
  • 業務:
    • 各クリニックから人事、財務、総務の関連書類をファクスで受領。
    • 受領した文書は社内ネットワーク上のNAS、Excelなどの電子文書はSharePointに保管。
    • 人事労務関係のExcelファイルなど定期的な更新が必要な文書は、複数人が保管場所の
      ファイルを更新。
いつ、誰が、何を更新したかが分からず、手戻りが多い…
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

文書をクラウド保管

文書をクラウド保管

矢印
チェックアウトして文書編集

チェックアウト
して文書編集

矢印
文書の改訂履歴を管理

文書の改訂履歴を管理

POINT01
複数人が定期的に更新するファイルは、更新履歴をきちんと管理

ワンクリックで保管した文書にロックをかけて、
ワークスペースにチェックアウト

ワンクリックで保管した文書にロックをかけて、ワークスペースにチェックアウト​​
矢印

編集が終わった文書をドラッグ&ドロップで簡単
チェックイン

編集が終わった文書をドラッグ&ドロップで簡単​
矢印

バージョンの改訂履歴を表示し、各バージョンの
ファイルを表示

バージョンの改訂履歴を表示し、各バージョンのファイルを表示
POINT02
フォルダごとドラッグするだけで簡単に保管場所をクラウド移行

NASで管理している文書をフォルダごとドラッグで文書管理にコピーして格納

ASで管理している文書をフォルダごとドラッグで文書管理にコピーして格納
矢印
 

外出先や自宅などインターネットに接続できる
環境であれば、どこからでもPCで文書を確認

出先や自宅などインターネットに接続できる環境であれば、どこからでもPCで文書を確認
矢印

接続元IPアドレスや文書やフォルダなどへの
アクセス権の制限によりセキュリティも安心

土接続元IPアドレスや文書やフォルダなどへのアクセス権の制限によりセキュリティも安心

FUJIFILM IWproをご利用いただいている

お客様の声

これまで社内ネットワーク上のNASで保管していた文書。外出先や自宅など社外からのアクセスができずに不便を感じていましたが、保管場所をクラウドに変更することで、確認作業や共有がスムーズに。これまでの保管場所であるNASやSharePointからの移行も、フォルダごとドラッグするだけなので担当者が自分ででき、想定していた構築コストを抑えられました。

契約書の保管期間を管理し、期限が過ぎたら該当文書を探し出すなど、文書破棄に関する手間が多く大変でした。これを使うことで、保管期間を迎えたらメールで通知が来るため、保管期間の管理は不要になりました。保管期間が終了した契約書は「管理者以外は閲覧不可」などステータスに合わせた権限設定ができてセキュリティ的にも安心です。

人事労務関係のExcelファイルなど複数人の更新が必要な文書は、これまで「いつ」「誰が」「どんな更新をしたか」のバージョン管理が出来ていませんでした。保管場所をFUJIFILM IWproにすると、ファイルにロックをかけられるので編集の競合がなくなりました。さらに改訂履歴や、各バージョンのファイルを確認できるため、更新者への内容確認が不要になり、作業の手戻りがなくなりました。

これまで契約書の情報を管理簿で管理していましたが、管理に必要な情報を契約書にデータ付与。状況に合わせた柔軟な検索に活用できるので、管理簿が不要になりました。付与した情報を活用してルール通りの保管も簡単にできるので、それぞれの業務時間を短縮。空いた時間は別の業務に充てて、ミスも減らせたので一石二鳥です。

この使い方を試したい

この使い方がすぐに
体験できます!

すぐに体験できること
スクロール
 すぐに体験できること
  • 別で管理している文書をフォルダごとドラッグするだけで、元のフォルダ構成のままクラウドでの文書管理を体験できます。
  • 保管文書にワンクリックでロックをかけ、ワークスペースへチェックアウト。データの整合性を保った編集が体験できます。
  • ドラッグでチェックインすると、前バージョンの文書やメンバーの更新内容が確認できます。
FUJIFILM IWproの環境をお持ちの方
FUJIFILM IWproの環境を
お持ちでない方

はじめての方

その他、FUJIFILM IWproには
こんな使い方も!!