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建設
品質/施工管理
kintone連携
  
レシピ026

工事の案件情報と関連書類が別の場所

案件情報はkintoneで一覧化、でも一緒に見たい関連書類が見つからない…

建設
品質/施工管理
kintone連携
例えば…
こんなお客様
       
  • 業種:
    建設業 建設土木業
  • 事業内容:
    地質改良工事
  • 従業員数:
    15人
  • 利用部門:
    工事部門
  • 業務:
    • ファクス/メールで届く受注書や調査シートは、日付や取引先が分かるようにファイル名を変換
    • ファイルサーバーにフォルダーを作成して保管/共有
    • 物件の内容をkintoneに入力して台帳管理
    • 工事周辺の物件内容の検索はkintone、文書を探すときはファイルサーバーで検索
工事の案件情報と関連書類が別の場所
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

調査シートを
共有フォルダーに格納

調査シートを
フォルダーに格納

矢印
kintoneへ案件情報を追加

kintoneに
情報を連携

矢印
生産工程の進捗を一覧化

案件情報と関連書類を
一緒に参照

POINT01
自動取り込み・フォルダー生成で手間をかけずに電子保管

受領した調査シートは共有フォルダーに置くだけで自動取込

ファクスで届いた図面は電子で受信し、必要な情報を追記​​
矢印

調査シートに記載の物件名/調査場所/日付を自動抽出

図面管理に必要な情報を取得・リネーム​
矢印

ワンクリックでフォルダーを自動生成して保管

文書を見ながらファイル名、属性の確認訂正
POINT02
kintoneの物件管理アプリへの転記や調査シートの取得もワンクリック

物件名や日付をkintoneへ自動連携手入力作業を削減

各図面の進捗は一目で確認可能
矢印
 

文書の保管先URLをkintoneに引き渡し

各担当者が最新の進捗へワンボタンで更新
矢印

kintoneで物件管理しながらダイレクトで文書を呼び出し

納期月度ごとに振り分けて管理可能作業完了したものはファイルサーバーへ保管
POINT03
紙の持ち運びがなくなり紛失/漏えいリスクを低減​

紙での持ち出しからモバイルPCでの参照に移行

手間いらずの簡単保管&統一ルールで保管体系を維持
矢印

ユーザーに削除権を与えないことで調査シート紛失リスクを回避

単純な共有だけでなくうっかりや故意による削除を防止
矢印

参照OK、ダウンロードNGで漏えい対策も

電子帳簿保存法対応<br>JIIMA認証を取得しているので安心

FUJIFILM IWproをご利用いただいている

お客様の声

kintoneで物件状況を見ながら関連する文書を同じ画面から取得できるため、いちいちファイルサーバーで探す必要がなくなり効率化が図れています。ファイルサーバーとは違って、アクセス権も色々設定できるのでリスク管理の面でも安心して運用しています。

kintoneで物件状況を見ながら関連する文書を同じ画面から取得できるため、いちいちファイルサーバーで探す必要がなくなり効率化が図れています。ファイルサーバーとは違って、アクセス権も色々設定できるのでリスク管理の面でも安心して運用しています。

ファイル名の変換やフォルダーの作成など電子で保管する際の作業は手間が掛かかるけど仕方がないし、kintoneへの入力作業も当たり前だと思っていました。FUJIFILM IWproを知るまでは!今では業務に欠かせないツールになっており、他の業務でも利用を検討しています。

これまで契約書の情報を管理簿で管理していましたが、管理に必要な情報を契約書にデータ付与。状況に合わせた柔軟な検索に活用できるので、管理簿が不要になりました。付与した情報を活用してルール通りの保管も簡単にできるので、それぞれの業務時間を短縮。空いた時間は別の業務に充てて、ミスも減らせたので一石二鳥です。

この使い方を試したい

この使い方がすぐに
体験できます!

すぐに体験できること
スクロール
 すぐに体験できること
  • 調査シートを共有フォルダーに置くだけで、自動でワークスペースに取り込まれ、文書に記載の案件名/調査場所/日付を属性として抽出する流れを体験できます。
  • ワークスーペース上の文書をワンクリックで文書保管側に保管しながら同時にkintoneに属性を引き渡す動きを確認できます。
  • 一般ユーザーが文書管理に保管された文書の削除ができない動きを確認できます。
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