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情報通信業
  
レシピ019

契約書の更新や保管の期限は見落としがち

管理簿への転記ミスや定期的な期限確認が面倒で、作業モレが心配…

情報通信業
例えば…
お客様でも
       
  • 業種:
    情報通信業
  • 事業内容:
    コンピュータによる業務処理の受託、システムの販売
  • 従業員数:
    1000人
  • 利用部門:
    営業部門
  • 業務:
    • 契約書を受領し、取引先名、契約内容、営業担当、保存期限などの必要な情報を管理簿に転記の上、ファイルサーバーに保管する。
    • 契約日から10年経過した契約書は内容を確認して破棄している。
10年分の契約書類この紙の山からあの1契約を
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

不動産売買で発生した書類を電子保管

契約書の受け取り
・データ化

矢印
書類の取得状況を一覧で確認

契約書を保管

矢印
過去の書類を検索

保管期間を管理

POINT01
保管文書のライフサイクルを管理して、更新作業を確実に

処理の終わった契約書を「編集可能」な状態で文書保管

必要な書類を表形式で表示​​
矢印

契約書の保管期間が終わったら、自動で「廃棄待ち」に変更

ドラッグ&ドロップで簡単に保管​
矢印

該当契約書を確認して問題なければ、「廃棄済」に手動で変更。管理者以外には非表示に

取引種類を選べば、種類ごとに違う必要書類も一目で確認可能
POINT02
2要素の表形式で件数を表示して、契約書の更新モレを防止

保管した契約書を2要素の表形式で件数表示し、契約終了日を営業担当単位で管理

探したいキーワードで属性検索
矢印
 

表内の数字をクリックすると該当文書情報をリスト表示。中身を確認して次アクションを判断

案件情報×書類の表形式で探すことも可能
矢印

行、列の要素や対象期間の変更も簡単に行え、更新モレを防止

土地保有・動態調査の時は期間を指定して、該当書類のみを抽出
POINT03
契約書から抽出した情報を活用して、ルール通りの保管と検索を簡単に

取り込んだ契約書を見ながら管理したい情報を属性として設定

文書はワンクリックで保管
矢印

設定した属性を活用し、ワンクリックで組織の定めるルールに則って格納

取引先ごとにフォルダーを自動生成
矢印

属性を活用して必要な契約書を簡単に検索できるので管理簿は不要

外出時はオフィスへ問い合わせることなく直接スマホで確認

FUJIFILM IWproをご利用いただいている

お客様の声

契約書の保管期間を管理し、期限が過ぎたら該当文書を探し出すなど、文書破棄に関する手間が多く大変でした。保管期間を迎えた文書はステータスが「廃棄待ち」に自動で変更されるため、モレなく確実に処理できる上に保管期間の管理は不要になりました。保管期間が終了した契約書は「管理者以外は閲覧不可」などステータスに合わせた権限設定ができてセキュリティ的にも安心です。

契約書の保管期間を管理し、期限が過ぎたら該当文書を探し出すなど、文書破棄に関する手間が多く大変でした。保管期間を迎えた文書はステータスが「廃棄待ち」に自動で変更されるため、モレなく確実に処理できる上に保管期間の管理は不要になりました。保管期間が終了した契約書は「管理者以外は閲覧不可」などステータスに合わせた権限設定ができてセキュリティ的にも安心です。

これまで契約書の情報を管理簿で管理していましたが、管理に必要な情報を契約書にデータ付与。状況に合わせた柔軟な検索に活用できるので、管理簿が不要になりました。付与した情報を活用してルール通りの保管も簡単にできるので、それぞれの業務時間を短縮。空いた時間は別の業務に充てて、ミスも減らせたので一石二鳥です。

これまで契約書の情報を管理簿で管理していましたが、管理に必要な情報を契約書にデータ付与。状況に合わせた柔軟な検索に活用できるので、管理簿が不要になりました。付与した情報を活用してルール通りの保管も簡単にできるので、それぞれの業務時間を短縮。空いた時間は別の業務に充てて、ミスも減らせたので一石二鳥です。

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この使い方がすぐに
体験できます!

すぐに体験できること
スクロール
 すぐに体験できること
  • ワークスペースに取り込んだ契約書から、取引先名、契約内容、営業担当、保存期限などの必要な情報を簡単に抽出できます。
  • 抽出した属性を活用してルール通りに文書管理し、属性での検索や2要素での表形式など柔軟な検索で該当文書を素早く簡単に見つけられます。
  • 文書のステータスを管理し、条件を満たす日にちを迎えたら自動で変更。必要な処理のモレを防げます。
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