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契約書
  
レシピ013

紙での契約書管理は、場所をとるしすぐ見つからない

キャビネット管理だと、更新時期や契約内容を確認するのに出社が必要…

契約書
お悩みの
お客様情報
       
  • 業種:
    卸・小売業
  • 事業内容:
    はかりの販売とメンテナンス
  • 従業員数:
    300人
  • 利用部門:
    総務部
  • 業務:
    • 新入社員や中途社員の入社時、物件更新時に社員の賃貸契約書を総務部が受領(繁忙期は月に10件発生)
    • 経理部による支払処理の完了を確認して、キャビネットで保管
    • 契約期限など情報が管理されておらず、必要な情報は現物を探し出して確認
テレワークを推進しているが外勤営業すら資料を印刷するために毎日出社している
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

賃貸契約書を複合機でスキャン

賃貸契約書を
複合機でスキャン

矢印
経理部の担当者に賃貸契約書を受け渡し

経理部の担当者に
賃貸契約書を受け渡し

矢印
ルールに則って保管し検索・確認

ルールに則って保管し
検索・確認

POINT01
スキャンで取り込んだ文書を全文テキスト化し、クリックだけで簡単に検索属性を付与

物件ごとに異なるフォーマットからも自動認識​

物件ごとに異なるフォーマットからも自動認識​​​
矢印

契約書を見ながら確認、使いやすい画面設計

契約書を見ながら確認、使いやすい画面設計​
矢印

情報の取得や修正はマウス操作で完了

情報の取得や修正はマウス操作で完了
POINT02
処理が終わったらワンクリックで後工程へ。今処理している場所も明確に

ワンクリックで後工程を担う経理部のワークスペースへ移動

ワンクリックで後工程を担う経理部のワークスペースへ移動
矢印
 

届いた文書を確認して、処理を実施。アクセス権を付与して後工程の状況も確認可能

ワークスペースに届いた文書を確認して、処理を実施。アクセス権を付与して後工程の状況も確認可能
矢印

文書の送信履歴も確認可能

文書の送信履歴も確認可能
POINT03
ワンクリックで所属営業所単位で契約書を保管し、必要な情報をかんたん検索​

文書はワンクリックで保管

文書はワンクリックで保管
矢印

所属営業所単位のフォルダーを自動で生成して振り分け

所属営業所単位のフォルダーを自動で生成して振り分け
矢印

出社しなくても必要な情報を検索・確認

出社しなくても必要な情報を検索・確認

FUJIFILM IWproをご利用いただいている

お客様の声

出社しなくても契約書の情報を確認ができる仕組みができたので、キャビネットまで見に行かずに自宅からでも問い合わせ回答ができるようになりました。在宅勤務など働き方の幅も広がり、業務効率化につながっています。

移動時間の短縮や直行直帰により、交通費削減はもちろんのこと、大きな課題だった残業時間を大幅に削減できています。お客様からの急な資料差し替え依頼も当日中に対応し提出できるようになり、受注促進にも大変役立っております。

これまで紙で管理しており、キャビネットは満杯。文書の保管場所の捻出が悩みの種でした。管理すべき情報には付箋をつけて整理していたものの、必要な情報を探し出すのに時間を要していましたが、電子化によってスピーディーに検索できるようになりました。

サーバーの準備なくすぐに導入でき、承認機能やログ管理により、懸念だった情報漏洩のリスクも抑止できております。ユーザー視点で見ても<strong>面倒なプリントドライバーの設定が不要で簡単に出先で印刷できるので、営業担当者も喜んでいました。

この使い方を試したい

この使い方がすぐに
体験できます!

すぐに体験できること
スクロール
 すぐに体験できること
  • スキャンした賃貸契約書を自動的にワークスペースに取り込みます。
  • ワンクリックで後工程のワークスペースへ文書を移動します。今どこで処理されているかもすぐに確認できます。
  • 文書管理から所属営業所をキーに関連する契約書を検索する操作感を体験できます。
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