生鮮流通に関する運用を行う当社ではお取引先様との間はもとより、社内でもファクスや紙による昔ながらの業務のやり方が主流で、紙代や通信代などのコスト、出社が前提の働き方など多くの課題を抱えていました。コロナ禍もあり、デジタル化で業務を改善するべくさまざまな取り組みを続けていた最中、電帳法の改正により月に30～40枚ほどある電子の請求書を要件に従ってデータ保存する必要性が浮上。ファイル名変更などの一連の作業は、人手で行っていては業務負荷や正確性の担保の観点で問題があり、システムやツールの導入による解決を検討しました。

まず課題となったのはコストでした。電帳法対応という単独の課題に、大きなコストは割けません。同時に矛盾するようですが、データ保存に特化したシステムは避けたいという思いもありました。私自身、事務の実務と情報システムの双方を経験しており、業務全体の最適化につながるような拡張性のあるシステムでないと、本質的な改善にはつながらないという思いがあったためでした。そこでFUJIFILM IWproを導入したのですが、金額の記載位置がまちまちでも読み取れるようOCRを2回かける仕様にしたり、全てを自動化するのではなくポイントとなる部分はあえて人手による操作を残したりと、現場にとっての使いやすさを重視して設定を工夫しました。

月30～40枚ほどの請求書を手作業でファイル名を変更して登録すると、約80分/月の処理時間がかかっていましたが、半自動的に処理できるようになったことで、20分/月ほどで処理が終わるようになりました。経理業務は月末にまとめて処理をしており、その期間の業務負荷が高くなっていましたが、請求書を監視フォルダへ移動させると自動的に属性付与ができるため、業務負荷が月内に分散されました。税務調査の際もドキュメント画面を表示することができるので、迅速な対応が可能です。
さらに、現在ではkintoneを経由して支払データも自動で作成できるようになり、手入力をしていた頃に現場の重荷となっていた「誤った振込をしてしまうかもしれない」という不安から解放されたことも、非常に大きな成果となっています。

このたびは受賞の栄誉をいただき、光栄に感じています。特に、ユニーク活用部門での受賞ということで、実務の改善や現場の負荷軽減につながるよう工夫を重ねて構築した点が評価されたことは非常にうれしく思います。今後も「人にもシステムにも頼りすぎない」「誰が処理をしても同じ時間に作業が終了する」業務フローを構築し、自動処理の範囲を他の帳票へと拡大するなど、さらにデジタル化を広げていきたいですね。

ーこれからDXの推進を検討されている方々へー

まずは「やってみる」ということが非常に重要だと思っています。当社もはじめはなかなかデジタル化を進められませんでしたが、時間を作って少しずつ、できることからチャレンジしていくことで道が開けました。デジタル化は人が全て。コツコツ取り組むことでまず人が成長すれば、その後に成果は必ずついてきます。共に頑張りましょう。