そのときに頭に浮かんだのが、複合機でお付き合いのあった富士フイルムビジネスイノベーションジャパンです。ITサポートのサービスを提供しているということは聞いていましたし、Macも取り扱っているということで、とりあえず話だけでも聞いてみようと、早速声をかけてみました。そこで提案されたのが、今回導入したIT Expert Servicesでした。
業務の基幹であるPCやネットワークに関わる内容ですので、検討に当たって重視したのは、「長く付き合える会社であること」でした。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの担当者に話を聞くと、複合機だけでなくITサポートなどのサービスにも力を入れていることが分かり、WindowsとMacの両方にも対応でき、当館特有の複雑なネットワーク環境設定にも対応できることが判明しました。また、丁寧でしっかりとコミュニケーションを取ってくれる対応の様子からも、信頼感を持つことができました。
さらに、導入済みの複合機もネットワークにつながっていますから、何かあったときに原因の切り分けをせずお任せできるというメリットもありました。こうした要素を総合的に検討した結果、IT Expert Servicesの導入を決めました。

導入して約半年がたちますが、特にトラブルは発生しておらず、ネットワーク環境が安定的に維持できていることそのものが効果だと認識しています。ただ、システムは動いていて当たり前で、小さなトラブルでも業務に大きな支障が出ることがありますから、「いざというときに確実に頼れる」という安心感は大きいですね。また、担当者もカスタマーエンジニアも、とても話しやすく、いろいろな相談に乗ってもらっています。
また、今回の導入をきっかけに、当館の館員一人ひとりにセキュリティーのことをより意識してもらえるような仕組み・体制づくりを進めています。以前の会社は同じ担当者が長く担当しており、「おんぶにだっこ」ですべてお任せでした。具体的には新しいPCをネットワークにつなぐ際のMACアドレスの登録や、IT機器の台帳管理などもお任せしていた状態でした。しかし、それでは館員一人ひとりのセキュリティー意識が向上せず、組織として問題があると感じていたのです。そこで、現在では、新しいPCを入れるときは、館員が自分でIT Expert ServicesのサービスデスクにMACアドレスの登録を依頼したり、IT機器台帳を自分で記入する形に変更しました。このようにIT Expert Servicesに守られながら、館員一人ひとりが当事者意識を持つようになり、IT資産の登録や不要なIT資産の処分などの鮮度管理も改善し、組織としての情報セキュリティー強化につながっています。

当館と同様の学術・研究機関で、専任の情報システム担当者がいないところには、おすすめできるのではないでしょうか。例えば、ランサムウエアによる研究成果を記録したファイルの消失などが起きた場合、その研究者が今まで費やした努力が水泡に帰するだけではなく、会社は投入した資産(資金・労力・設備等)が無駄になるという大きなリスクもあります。そのため、専門サービスの活用は大きな意味があると思います。また、WindowsとMacの混在は学術・研究機関にありがちですが、そうした環境でも安心してお任せできるというのは、とてもありがたいと感じています。

当館は、「『科学的知』の創造と、その社会への還元」をミッションとして掲げています。その実現に向け、今後、もっと社会的認知度を上げ、お子様や今まで科学に親しみの無かった方にもご来館いただき、科学をコンサートのように楽しんでもらい、知識を得た後に更に自分にとって新たな「問い」を見つけることができるような施設を目指して取り組んでいきたいと考えています。広く社会に発信をしていくためには、情報システムの活用が欠かせませんが、その前提・基盤となるのが安定的な運用と情報セキュリティーです。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンにはこれからも、情報システムに関わるサポートを通じて、当館の活動を支援してもらえたらと願っています。