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サービス業
総務部
契約書
レシピ043

店舗ごとの契約書や定期点検報告書の管理

抜け漏れ防止の台帳作成や書類探しに
無駄な時間をかけたくない!

例えば…
こんなお客様
  • 業種:
    サービス業
  • 事業内容:
    飲食店経営
  • 従業員数:
    100人
  • 利用部門:
    総務部
  • 業務:
    • 12件の店舗にある設備のリース契約書や保守契約書などを紙で保管、Excel台帳で契約内容や更新情報などを管理
    • 毎月発生する点検報告書は各店舗からファクスで受領して台帳に記載後、紙ファイリング
    • 問い合わせ時や監査時は店舗ごとの分厚いファイルから文書を取り出してコピーやスキャンして利用
月末に重なる支払業務で現場は手一杯
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

契約書はスキャン報告書はファクス受信

契約書はスキャン
報告書はファクス受信

矢印
契約連番や日付情報の確認・編集

契約連番や日付情報の
確認・編集

矢印
店舗 × 文書 の表形式で一覧管理

店舗 × 文書 の
表形式で一覧管理

POINT01
誰が見てもすぐにわかる表形式の管理で、書類の抜け漏れを防止
請求のもとになる納品や取引先情報を一元管理
POINT02
契約書内の取引先名や日付情報をもとに後工程の手間を大幅に削減

契約書に記載のキーワードを自動で抽出・付与

契約書に記載のキーワードを自動で抽出・付与
矢印
 

契約満了日の60日前のメール通知で更新漏れを防止

契約満了日の60日前のメール通知で更新漏れを防止
矢印

台帳作成も手間いらず、いつでもすぐにワンクリック出力

台帳作成も手間いらず、いつでもすぐにワンクリック出力
POINT03
毎月の点検報告書はドラッグ&ドロップするだけで自動で整理して保存

届いた点検報告書は共有フォルダーに格納するだけで文書名も変換して自動取り込み

届いた点検報告書は共有フォルダーに格納するだけで文書名も変換して自動取り込み
矢印
 

必要な文書は店舗名や日付で即時取得
検索結果の一括ダウンロードで監査対応も効率化

必要な文書は店舗名や日付で即時取<br>得検索結果の一括ダウンロードで監査対応も効率化
矢印

文書の削除権限を制御し紛失リスクを低減

文書の削除権限を制御し紛失リスクを低減

FUJIFILM IWproをご利用いただいている

お客様の声

店舗ごとの契約書の管理では、台帳への入力作業で間違わないように気を使う必要もなく、すぐにCSVで取り出して確認もできるので助かっています。契約更新の通知も受け取れるので、更新漏れの防止にも役立っています。

各店舗ごとの契約書の管理では、台帳への入力作業で間違わないように気を使う必要もなく、すぐにCSVで取り出して確認もできるので助かっています。契約更新の通知も受け取れるので、更新漏れの防止にも役立っています。

毎月発生する点検報告書は、スキャンするだけで文書名に店舗名や日付が自動付与されるので効率的に電子保管できるようになりました。抜け漏れチェックも簡単にできるし、必要な文書の検索も楽になり、紙ファイリングと比べると大幅な効率化につながっています。

毎月発生する点検報告書は、スキャンするだけで文書名に店舗名や日付が自動付与されるので効率的に電子保管できるようになりました。抜け漏れチェックも簡単にできるし、必要な文書の検索も楽になり、紙ファイリングと比べると大幅な効率化につながっています。

この使い方を試したい

この使い方がすぐに
体験できます!

すぐに体験できること
スクロール
 すぐに体験できること
  • 表形式での文書管理で、一目で文書の保管状況がわかる管理が体験できます。
  • 契約書や点検報告書の検索結果から一括ダウンロードやCSV出力による台帳作成をお試しいただけます。
  • 契約満了前にメール通知を受け取ることができることを確認することができます。
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こんな使い方も!!