介護事業者は自治体から数年に一度、運営指導を受けることが義務となっており、不備が指摘されれば介護報酬の返還などを求められます。その際、宇部市では17種類に及ぶ文書を数年分用意し、担当者に確認してもらう必要があるのですが、この作業が大きな負荷となっていました。当社には介護のプロは多くいますが、文書管理の得意なスタッフは少なく、利用者のお年寄りと向き合う時間を削って間接業務に取り組むのは本末転倒。なんとかこれを効率化する方法はないかと常々考えていました。

以前の運営指導では文書は紙で提示していましたが、前回は文書管理ソフトに電子化した文書を格納した状態で市の担当者に確認してもらい、「パソコンだけで完結したのは初めて」とお褒めの言葉をもらえました。ただ、指導の事前通知があってから当日までの3か月間、事務職員の田中が準備に連日取り組んでようやく対応できる業務量で、やはり各職員の日々の文書作成や更新、保管までを統合的に管理・効率化できる仕組みが必要と考え、FUJIFILM IWproを導入しました。新しいツールの使い方に全員が習熟するにはまだ至っていませんが、まず田中が操作法を学び、他の職員にも一人で使えるように教育を進めています。

17種類の文書には職員が作成するもののほかに、ケアマネージャーや利用者が作成するものがあり、内容の精度や更新頻度もさまざまです。前回の運営指導時にはこれらを集め、中身を確認し、記載事項の抜けなどがあれば追記してもらった上で再度電子化し、属性付与したファイル名に変換して所定の場所に格納する、という作業に連日従事してほぼ3か月かかりました。全職員がFUJIFILM IWproを使えば、今までの手作業の多くは自動化されます。また、必要書類の保管状況が一覧で把握できるので、運営指導の準備にかかる時間は大幅に削減できると期待しています。
さらに、宇部市ではデイサービスの申請者に、まず短期集中プログラムを受講して自立への力を養ってもらうというモデル事業を行っており、当社はプログラム提供事業者となっています。こうした事業では日々の利用者情報の管理が重要になりますので、FUJIFILM IWproを活用することで効率的に事業運営できるのではと考えています。　

「人・プロセスをつなげる部門」での受賞と伺い、光栄に思っています。とはいえ、受賞という結果は後からついてきたものであり、よいツールに出会えたことが幸運だったと感じています。いつも私たちの取り組みを応援してくれる富士フイルムビジネスイノベーションには感謝しています。 介護業界、さらには地元産業界にも、私たちが貢献できる新領域はまだまだ残っています。今後もデジタル技術を積極的に活用して、新たな事業に果敢にチャレンジしていきたいですね。

ーこれからDXの推進を検討されている方々へー

有名なフレーズを借りて「いつやる？ 今でしょ！」と言いたいです（笑）。早く取り組めばそれだけ効果が出ますし、国や自治体も補助金などを用意してDXを後押ししています。今やらない手はないと思っています。そして、ツールやシステムは「入れたからには使い切る」気持ちで、貪欲に活用方法を探っていくとよいのではないでしょうか。