74% 的企業領導者表示，流程自動化可幫助員工節省最多 30% 的時間，更有 59% 表示最多能減少 30% 的成本。手動工作流程會佔用寶貴的時間，若要將僵化耗時的工作流程轉型，以及讓企業更為靈活，就必須採用流程自動化。 只要企業能充分利用其商業系統的互通操作性，就能簡化流程並加快操作速度。在本篇文章中，我們將分享實現業務流程自動化的 5 個步驟，以及可自訂的表單及工作流程方法－kintone。
步驟 1：收集資料和分析結果
首先要做的事，是決定要從哪個業務流程開始。這可以是轉型開支報告、銷售潛在對象名單、工作應用程式或庫存系統。確認相關的詳細工作，以客觀地評估流程，找出低效的工作程序，並從流程擁有者取得意見回饋。以此為基礎，追蹤所有與流程有關的資訊，包括取得核准及驗證的所需時間及步驟。
步驟 2：決定業務目標
您目前的業務目標是什麼？流程自動化能有什麼樣的用處？您會如何評量是否成功？這些是在將手動工作數位化時，需要考量的重要問題。用心設定目標和整理出實現目標的詳細方法，有助於企業提高成功的可能性。舉例而言，若您的目標是將生產力提升 20%，目標就會是採取將現有紙本表單，轉換成數位表單與工作流程等的步驟。將紙本表單轉換成數位表單後，即可減少員工手動填寫表單、歸檔及檢索紙本文件的時間。您可藉由計算節省的時數，評量是否成功。若要採取此做法，請確認並比較員工先前的所需時數與實施數位表單後的所需時數。
步驟 3：將現行流程對應至所需的自動化流程
請試著使用價值流程圖（Value-stream mapping, VSM）來對應現行流程，以設計出符合需求的未來流程。如需針對整體流程優化，請製作圖像指引，以對應交付產品／服務所需的個別工作。之後，選出所需的流程，就能使用 kintone 的工作流程及表單，自訂應用程式建立流程。先決定應用程式的功能，然後使用拖放功能建立應用程式。關於如何使用 kintone 建立應用程式，請觀賞此處的實用教學。
步驟 4：從意見回饋開始發展
建立應用程式或自訂工作流程後，收集意見回饋：
- 事業群層級的上層管理者
- 部門層級的中層管理者
- 流程層級的員工
在意見回饋流程期間，向部門確認改進流程的方式，然後根據資料導向洞見和收集到的質化意見回饋，進行適當的調整。
步驟 5：訓練、實施、意見回饋、發展、重複
設立訓練課程及視訊教學，以訓練員工。這對受變革影響最大的員工最有幫助。接下來，訂定在不同部門推出自動化業務流程的「上線」日期。藉由定期更新及訓練課程，讓整個團隊瞭解情況。
流程上線後，繼續追蹤情況、取得意見回饋、實施訓練，以及慶祝成功實施。之後，決定下一個要轉型的業務流程。想要深入瞭解如何運用 kintone 建立及實施，適用於企業的自動化工作流程？
