如何在混合工作環境中有效地溝通

「現代的混合辦公環境，溝通就像是陣陣狂風：數量增加了，品質卻在下降。造成的結果是，公司得花費更多時間在關鍵的工作項目上，但成效還是不如預期。」這段話取自於Grammarly Business＆The Harris Poll，近期的企業調查。明顯指出，工作場所的無效溝通導致生產力下降。

無論是在虛擬會議中還是經由辦公平台，您是如何與團隊進行更有效的溝通，來確保工作流程能順利運作？

第一步：確認真正問題所在。

找出工作場所溝通無效的三種方法

辦公室裡的誤解並不稀奇。隨著越來越多的互動轉變為線上，我們需要學習如何避免可能的溝通誤解，無論在實體辦公室抑或在數位辦公空間。

混合辦公模式確實會讓人產生距離感，主要是因為員工無法像以往可以緊密地聯繫，導致溝通不順暢和造成誤解。但其實，只要有合適的技術和溝通工具，混合辦公反而能讓團隊成員更團結，以及能強化實體和虛擬工作的串聯。

因此，您絕對需要了解工作場所溝通無效的徵兆。以下是三個常見的指標：

1. 工作管理不彰

缺乏協調讓主管難以分配工作，導致員工錯過截止日期或工作延誤，這將可能影響到客戶關係。

2. 員工無心工作

全球調查顯示，投入工作的員工，其獲利能力能提高21%、生產力提升17%。當員工被過多的雜訊淹沒時，就很容易失去工作動力。例如，閒聊、電子郵件通知，甚至是耗時的手動工作都會讓人分心。

3. 會議參與率低

會議在工作文化中非常常見，但可以讓人全心投入的會議卻很少見。新團隊成員在面對面會議中分享想法，可能會感到不自在；但是，面對面會議的參與率通常還是高於線上會議。

如何改善工作場所的溝通效率

簡化和自動化工作溝通方式

要提升投資回報率（ROI），首先，要整合工作場所的溝通工具。標準化的平台或整合性解決方案，不僅能讓員工更放心，也能提升他們的熟悉度。多合一的kintone工作平台是一個很好的選擇，因為它能全面提高效率。

kintone雲端服務管理系統提供可自訂的儀表板，讓您全面了解團隊的工作流程、專案進度。kintone內建多種功能，如標記和註解，能促進更高的協作效率；儀表板還能幫您組織各個專案、追蹤任務、產生數據報表，有助於提升員工的生產力。一家IT公司發現，使用kinton雲端資料庫平台後，生產力提高了200%。

當然，您也可以透過Docuworks建立與團隊成員共享的數位工作空間，可以即時互動、交流最新資訊，讓大家一起監控專案進度。自動通知新檔案進件，不僅能節省時間，還能提升效率。通知訊息還可以直接傳送到行動裝置，確保混合辦公和遠端辦公的員工不會錯過任何新文件資訊。如此一來，能加快記錄和合約的處理速度，對您、團隊和客戶都有好處。

改善聊天溝通工具

現代的混合辦公環境需要更靈活的溝通方式，但過多的聊天和訊息管道可能會讓人分心。根據2023年的一項Microsoft研究，68%的人表示，在工作日中沒有足夠的專注時間。Forbes報導指出，46%的受訪者表示，看到長時間未讀的訊息會引發壓力。

雖然大多數員工更偏好使用電子郵件，但在數位工作環境中，僅依賴電子郵件已不實用。為了促進更有效的溝通和資訊共享，應該整合不同的通訊解決方案，確保數位工作場所中的溝通順暢，並符合員工的滿意度標準。

升級硬體

最後，關鍵在於升級硬體，讓工作者無論身處何地都能輕鬆溝通。

如果聲音、影像的品質不佳，那麼，與員工和客戶的遠端會議品質不僅不好，還讓人感到疲憊和不耐煩。以下是四個可以提升會議體驗的硬體範例：

提升協作虛擬會議的完整硬體解決方案

以下是四個會議硬體設備，能幫助您和團隊提升會議體驗：

1. 4K顯示器：打造沉浸式的協作環境。
2. 高性能會議攝影機：在虛擬環境中加強和提升溝通效率。
3. 高品質降噪耳機：使用隨插即用的電話會議麥克風和揚聲器，讓溝通順暢無礙。
4. 數位工作區：使用各種多媒體內容，讓簡報更有影響力。

確保更好的混合工作環境溝通

無論是在辦公室、家中還是在外，透過增強工作場所的通訊設備、軟體協作平台等等，為所有員工創造一個高生產力、充滿活力和協作的工作環境。

歡迎聯繫我們，了解更多關於台灣富士軟片資訊如何協助您的企業進行數位轉型。