コロナ禍に伴う働き方改革や政府が推進する感染症対策により、多くの企業でテレワークが普及しています。

テレワーク環境を整える上で重要な要素のひとつが、場所にとらわれず効率的に情報共有・ファイル共有ができるしくみの整備です。

そこでおすすめなのが「クラウドストレージ」というサービスです。場所を選ばずにどこからでも簡単にファイルや文書を共有することができるクラウドストレージは、テレワークに取り組む上で必要不可欠のツールといえます。

当記事ではクラウドストレージの特徴やメリット・デメリット、選び方のポイントについて解説します。クラウドストレージの導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

「クラウドストレージ」とは、インターネット上でファイルの保存や共有ができるしくみのことです。インターネット上に設置された保存領域にドキュメントファイルや画像、動画などのデータをアップロードすることで保存・共有ができます。

自社で自作の「クラウド型ストレージ」を用意して活用する形態もありますが、多くは「クラウドストレージサービス」を提供する業者とサブスクリプション契約を締結し、月額費用を支払うことで利用する形態がほとんどです。

クラウドストレージは、インターネットを利用できる環境であれば、端末の種類や場所に制約はなく、どこからでもアクセスできるのが特徴です。自宅や外出先からファイルにアクセスしたり、遠隔地にいる相手にファイルを送ったりする場合に便利です。

以下では、クラウドストレージ以外にも企業で使用されているファイルサーバーとやローカルストレージについて、それぞれ違いを説明しているので参考にしてください。

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ファイルサーバーとは、社内ネットワークを介して、データを保存・共有・管理するためのデータの保存領域を提供する機器（サーバー）です。

社内データを共有するツールの種類には、オンプレミス型ファイルサーバーやクラウド型ファイルサーバー、NASなどがあります。

【社内データを共有するツール】

クラウドストレージとファイルサーバーの違いはファイルの保存場所です。ファイルサーバーはオンプレミス型ともいわれ、各会社で用意したサーバーにファイルを保存する仕組みです。特徴としてサーバーの運用から保守まで行う必要があり、人件費や維持費が高額になる傾向があります。

一方、クラウドストレージはクラウド型ファイルサーバーともいわれ、インターネット上にファイルを保存する仕組みです。

特徴として時間や場所に制限なくアクセスでき利便性が高い一方、不正アクセスや情報漏洩のリスクは高くなる懸念があります。

導入コストや維持費用、サービス内容、セキュリティー面などを考慮して、それぞれの特徴にあった機器を選択することが重要です。

クラウドストレージとローカルストレージの違いはデータの保存場所です。クラウドストレージのデータはインターネット上に保存するのに対し、ローカルストレージはパソコンなどの物理的な端末内部にデータを保存します。

ローカルストレージの具体例としては、パソコンに内蔵されたSSDや、直接パソコンに接続されているUSBハードディスクなどがあります。

パソコンで作成したデータやファイルは、特別な設定をしない限り、ローカルストレージに保存されます。パソコンなどの端末内に保存されるため、ファイルへのアクセスが速く、操作性に優れているのが特徴です。しかし、保存可能なデータ容量に制限があるため、制限に到達する前に別の保存場所を検討しなくてはいけません。

保存場所の違いによってデータの共有面やセキュリティーリスクなどの違いもあるので、業務で使用する場合はそれぞれの特徴を考慮して使い分けることをおすすめします。

iCloudを始めとした個人向けのクラウドストレージサービスでは、端末のバックアップがメインの利用方法ですが、法人利用の場合は様々な活用方法があります。
ここではいくつかの活用例をご紹介します。

最も多い活用方法が文書や画像などのデータ保存です。
業務で使うOffice文書や、PDFなどの電子文書ファイルだけでなく、業務で使う写真や動画等の保存または共有に活用できます。

クラウドストレージによっては、Officeファイルや動画のプレビュー機能を搭載しているサービスもあり、簡単にファイルの中の情報を確認できるものもあります。

一般的なファイルサーバー同様、クラウドストレージもフォルダを作成してファイル管理が可能です。 その際、アクセス権ももちろん設定することが可能なため、組織やプロジェクト単位でフォルダを分けて、使用するドキュメントのセキュリティーを考慮したファイル管理が可能です。

Google Driveなどを始めとした多くのクラウドストレージサービスでは、iPhoneやAndroidに対応したアプリが用意されており、インストールすることで簡単にファイルにアクセスすることが可能になります。
閲覧のみならず、簡単な編集も可能なサービスもあるため、資料のチェックやちょっとした修正であればスマートフォン一つで可能です。

外部の取引先や、業務委託先とクラウドストレージを使った情報共有が可能です。
従来の社内のファイルサーバーでは実現できなかったことが、クラウドであれば簡単に実現できます。 クラウドストレージ上に専用の領域を設け、社内外問わずアクセス可能な関係者を設定し、外部ユーザーを含めたプロジェクト単位で関係者に対してファイルをシェアしたり、あるいは格納させることも可能です。

パソコンやファイルサーバー内のデータのバックアップ先としてもクラウドストレージが活用できます。 クラウドストレージにバックアップを取っておけば、機器の故障や人為的ミスによるデータ消失や、ランサムウェアによる被害によってファイルを喪失するリスクを低減できます。

テクノロジーの進歩と共に、企業が扱うデータは日々増加しています。そのため、大容量ファイルをインターネット上でやりとりできるクラウドストレージは、導入する企業が増えています。以下ではクラウドストレージのメリットについてご紹介します。

【クラウドストレージのメリット】

自分が所有者となっているファイルは、自分でアクセス権の管理が可能です。特定のユーザーのみに編集権限を与えたり、ファイルを見せるだけの場合は閲覧権限のみ付与することも可能です。

従来のファイルサーバーに比べ、柔軟なファイル管理が可能になります。

クラウドストレージで使用できる容量は、比較的大容量な場合が多いです。また、万が一ストレージがいっぱいになっても、追加料金を支払うだけで簡単に拡張できます。

容量を気にせず利用したい場合は、容量無制限で利用できるクラウドサービスを選択することをおすすめします。

クラウドストレージは、インターネット回線が整っていればどこからでもサーバーへアクセス可能です。社内で作成したファイルをクラウドストレージに保存すれば、社外でファイルをダウンロードしたり、更新したりすることも可能です。また、社外の取引先などから提供された情報をクラウドストレージに保存することで、離れた場所でリモートワークをしている社員にも共有ができます。

テレワークやハイブリッドワークといった働き方を実現するにはこのような機能が最低限必要になります。自社に在宅勤務制度の導入を検討する際には、クラウドストレージは必須と言えます。

クラウドストレージによるデータ管理をする場合、保守運用管理はクラウドストレージのサービスを提供している事業者側が担います。会社で保守運用管理をする必要がなく、運用を継続していく負担が減ります。また、定期的にセキュリティーをアップデートしている事業者を選べば、常に最新のセキュリティー環境でデータ管理が可能です。

会社が自然災害やテロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合、社内にあるファイルサーバーなどの物理的ストレージでは、データを失ってしまうリスクが高いです。消失に応じたリスク対策を講じる必要があり、定期的に見直しもしなくてはいけません。

クラウドストレージでデータ管理をしていればデータを消失するリスクを低減できます。
クラウドストレージはサービス提供事業者が自動でバックアップをとっており、データはインターネット上に保存されているためインターネットが接続できる環境さえあればファイルへのアクセスができます。

万が一オフィスが倒壊したとしても、インターネットさえ復旧すれば比較的早い段階で業務を再開できます。クラウドストレージの利用は災害対策・BCP（事業継続計画）対策の観点でも非常に有効です。

クラウドストレージの導入を検討する際には、利用する企業の用途や利用する従業員の人数、コストの面など、導入する状況はさまざまなため、以下の選び方のポイントを是非参考にしてください。

【クラウドストレージの選び方のポイント】

クラウドストレージの選び方のポイントとして、データの容量の確認は必須です。

会社全体での保存容量の確認も必要ですが、クラウドストレージサービスの場合は1ユーザーあたりの保存容量がどの程度あるかも確認が必要です。例えば、Microsoft 365のOneDriveでは、1ユーザーあたり1TBの容量が利用可能です。

また、トータルでの保存容量だけではなく、保存可能な1ファイルあたりの最大容量という観点もあるため、大容量の動画ファイルやCADデータなどを多く扱う可能性がある場合は、事前に確認が必要です。

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クラウドストレージは、サービスの買い切りではなく継続的に利用料が発生します。コストはユーザー数に依存するため、使用する従業員の人数分だけかかります。

また、サービス内容がクラウドストレージだけでなく、様々な付帯サービスがあるタイプのソリューションも多数存在するため、なるべく利用するサービスの内容と料金体系はシンプルな方が望ましいです。

クラウドストレージは、オンライン上にデータを保存するため、不正アクセスや情報漏洩のリスクは避けられません。そのため、導入するサービスのセキュリティー対策が万全であるかの確認は必須です。特に個人の使用ではなく法人の場合は、機密情報の流出やトラブルが発生すると、金銭的な損害が発生する可能性もあります。

そのため、運営企業の信頼性は非常に重要です。

セキュリティー面でチェックするポイントとして、パスワードポリシーの設定などといったアクセス制御の設定が柔軟に行えるかといった点や、暗号化があげられます。また、何かトラブルが発生した状況に備えて、サポート体制がしっかり整っているかの確認も重要です。

できるだけ操作がシンプルで使いやすいものをおすすめします。また、これまで利用していたファイルサーバーと同様のオペレーションで使用できる操作性のものを選ぶと、従業員が迷わずにクラウドストレージを利用できます。

多機能なクラウドストレージは魅力的ですが、操作画面が複雑になると使いこなせず運用に乗らないリスクがあります。

機能面だけで選ぶのは注意が必要です。

使用するサービスによっては、無料試用期間の利用で使用感や操作性を確かめることができます。事前に使用確認して導入の検討材料としましょう。

ビジネスでクラウドストレージを活用するためには、法人に特化した機能が搭載されているかも重要な観点の一つです。利用可能人数など、一般的な要素も必要ですが、特に重要なのがセキュリティーに関する機能です。

例えば、シングルサインオンを可能にするSAML認証に対応しているかどうかや、機密情報を保管する上で重要なIRMや暗号化機能を搭載しているかといった観点も大切になります。

クラウドストレージは、数多くの事業者がサービスを提供しています。
代表的なサービスだと、「box」や「GoogleDrive」、Microsoft 365の「OneDrive」などがあります。

当記事では数あるストレージサービスのなかで富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめするソリューション2種類をご紹介します。

【クラウドストレージのおすすめソリューション2選】

Working Folderは、業務効率化と業務精度の向上に貢献し、また非常に強固なセキュリティーで、大容量のファイルを扱える文書管理用クラウドストレージサービスです。手軽に導入でき、システム管理者がいなくても安心して運用できます。

操作性に関しては、通常のクラウドストレージと同様に、ドラッグ＆ドロップの操作で簡単に文書のアップロード・ダウンロードが可能です。出張先・外出先など、スマホやタブレットなどのモバイル端末で、強固なセキュリティーと柔軟なアクセス管理によって自由にファイルのやりとりができます。社外へのファイル共有サービスとしても利用可能で、安全な文書ファイル共有が実現できるサービスです。
60日間の無料お試しも可能です。

仕様・価格：

Microsoft 365は、Microsoftが提供するクラウドサービスです。
弊社では、Microsoft365の機能はそのままに、独自のサポートを付加し「オフィスあんしん365」としてお客様にサービス提供しています。

Microsoft 365に含まれる「OneDrive」や「SharePoint」といったクラウドストレージサービスを活用すれば、簡単にクラウド中心の業務環境を構築できます。

ユーザーごとに1TB（Plan1）ものストレージ容量が利用できるため、データの保管場所をクラウド中心にしておくことが可能となり、突然のPC故障や災害等によるデータ消失のリスクから大切なデータを保護できます。

仕様・価格：

垂直搬送機や仕分け搬送機、各種自動化装置をはじめとした物流システム・機器を設計・製造されているホクショー株式会社様は、Smart Workstream^※の導入によって、協力会社様との最新の図面データの共有をセキュアかつリアルタイムの行える環境を実現されました。

これにより、毎月約15,000枚の図面をメールで送っていた工数の削減や、セキュリティーリスクの解消に成功しています。

※現在はFUJIFILM IWproに商品名が変わっています。

株式や投資信託、債券など、国内外の有価証券の資産運用などを手掛ける、むさし証券株式会社様。 Microsoft365のSharePointと、Teamsを使った情報共有基盤を導入されることにより、1日20～30件程度あった営業部店から本部に対する資料請求業務の削減や、お客様へのタイムリーな情報提供を実現されました。

また、クラウドストレージ以外にも、Teamsによる新しいコミュニケーション基盤の構築により、これまで接点のなかった異なる拠点メンバーとの新たなコミュニケーションも生まれています。

テレワークが普及し、多様な働き方が一般的になった今、クラウドストレージは必要不可欠なサービスです。

自社サーバーと比べて導入の初期費用、容量・メンテナンスの対応性、簡単に最新機能へのアップデートができる面など、運用負荷低減の観点でもメリットがとても多いです。

また、セキュリティーやデータ保護機能が充実したサービスを利用すれば、セキュリティーインシデントや災害などの不測の事態が発生しても重要な情報を守れます。

弊社では、当記事でご紹介しているサービス以外にも多数のクラウドストレージを取り扱っております。お客様の業務やご要望に適したクラウドストレージのご提案が可能ですので、ぜひお気軽に弊社担当営業または下記窓口へご相談ください。

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