社会や経済の環境変化を背景にあらゆる部分でコスト上昇が進んでいる昨今、業務効率化への取り組みの必要性が改めて増しています。その一方で、「実際にどのような手段によって、業務効率化を進めていけばいい？」といったお悩みもよく伺います。

この記事では、これまでに多くの業務効率化を提案してきた当社のノウハウに基づいて、おすすめのアイデア&ツールや成功事例を中心に、業務効率化に向けた具体的な方法などを解説していきます。

当社が過去に実施した業務効率化への取り組みの手順も解説しますので、ぜひこの記事を参考にしながら、御社も業務効率化に取り組んでみてください。

業務効率化とは、業務内に存在する「ムリ・ムダ・ムラ」を発見・排除し、業務にかかる工数や費用などを最適化していく活動や取り組みを指します。ビジネスシーンでは、「人手不足を解消するため、業務効率化を図る」などのように用いられます。

言い換えると、「業務をスリム化する」「業務を合理化する」「業務を簡略化する」などの表現があります。しかしながら、「業務効率化」という表現が、最も一般的であるといえます。

業務効率化を推進することで、少人数でも業務の質や量を向上していくことが可能となります。また、その積み重ねによって、利益の最大化の追求にもつながるので、いかなる企業に於いても取り組んでいくべき事項の一つになります。

先に業務効率化のツールやアイデアなどの手段を知りたいという場合、以下の資料にまとめて言掲載しているので、ぜひ参照してみてください。

英語で表現する際には、「operational efficiency」といった言い回しとなります。直訳すると運用の効率化になりますが、業務効率化に相当する言葉として、ぜひ参考にしてみてください。

生産性向上とは、人・設備・時間などの資源投入によって創出した成果の質や量を、現状と比べて改善していく活動や取り組みを示します。同様にビジネスシーンでは、「工場の稼働率を改善し、生産性向上を実現する」などのように用いられます。

違いを説明する際の例として、生産性向上という「目標」があったとき、それを実現するための「方針」の一つに業務効率化は位置づけられます。改善活動をする際、「目的」「目標」「方針」「手段」などを段階的に定めていきますが、生産性向上と業務効率化の違いは、その言葉の段階の違いだと捉えていただければと思います。

そのため、「業務効率化のために、生産性向上を図る」とは言いませんが、「生産性向上のために、業務効率化を図る」といった表現は一般的にしばしば見られます。生産性向上の解説は、以下の記事も併せて参照ください。

企業ごとに業務設計や業務内容は変わってくるため、それに応じて業務効率化の在り方も変わってきます。そうした点を背景に、パッケージ化されたツールではなく、自社に適するようにカスタマイズしたツールを用いたいなどの要望もあるかと思います。

昨今では、ローコードやノーコードといった言葉が普及し、簡単に業務アプリケーションを作成することができるようになりました。kintoneなどを導入することで、複雑なプログラミングなどを必要とせずに、手軽に最適なツールを用意することが可能となります。

他方で、それぞれの業務に特化した形で機能が最適化・高度化されたクラウドサービスも普及し、そうしたツールを取り入れていくことも、全社的な業務効率化の推進には必要です。自作とクラウドサービスのそれぞれの利点を把握し、「顧客管理業務にはkintoneを使う」「文書管理業務にはクラウドストレージを使う」などのように、上手な使い分けを実践していくことが欠かせません。

もし業務アプリケーションの自作を検討されたい場合、当社ではkintoneのセミナーを開催しているので、以下から併せて登録・視聴してみてください。

業務効率化を図るという方針を立てた場合、まずはどのような手段があるのかを知っておくと良いでしょう。当社では、これまでに多くのお客様の業務効率化を支援・実現してきましたが、そうした実績やノウハウに基づいて、いくつかのアイデアとツールをご紹介します。

情報共有は円滑な業務運営だけでなく、社内・社外のコミュニケーション活動にも欠かせないもので、だからこそ効率化によって事業や業務のスピードは飛躍的に向上していきます。

情報共有を目的としたツールはさまざまなものが展開されていますが、自社の課題に適したものを選定・導入することが重要です。具体的には、以下のようなアイデアとツールが挙げられます。

バックオフィスは会社を正常に稼働させるために不可欠な組織であり、企業内に於いて重要な役割を担っています。そのため、繁忙期を筆頭に業務の負担・負荷が大きくなり、また、人手不足に陥ることも多くあります。

そうした問題に対し、最適なツールを導入していくことで、バックオフィス業務の改革を促進することが求められます。具体的には、以下のようなアイデアとツールが挙げられます。

ITインフラの強化によって業務効率化の恩恵を得られる一方で、IT設備への保守作業や障害対応といった付帯業務が伴います。

「人手不足でこれ以上の工数が避けない」「高度な知見を持った専任の担当者が自社にいない」などの懸念に対し、スムーズなIT運営を可能にするため、以下のようなアイデアとツールを検討してみてください。

DXやデジタル化への対応が求められる昨今、紙の文書や書類を用いた業務は非効率とみなされるケースが増えています。

紙を用いた業務を削減し、電子化による業務効率化を促進する際には、以下のようなアイデアとツールを検討してみてください。

アイデアやツールを把握できたら、実践に移っていきましょう。業務効率化を進める手順は、どの業務の領域・分野でも共通している面が多いため、以下に挙げた基本的な手順を参考にしてみてください。

【業務効率化を進める手順】

業務効率化を目指した取り組みの質は、これらの手順の一つひとつの理解をきちんとしているかどうかで大きく異なってくるので、以降での解説を参考に理解を深めていきましょう。

まずは業務内容を把握します。現時点で存在する業務を細かく棚卸して、見える化していきましょう。この際、業務の重要性は問わず、全て洗い出すことが重要です。そうすることで、重要な業務とムダな業務を選別できます。

また、並行してどのくらいの負担がかかっているのかといった点も明確にしてみましょう。ムダな業務が何かを特定するだけでなく、業務効率化による改善規模・改善効果の概観を事前に把握することができます。

業務内容を細かく棚卸して見える化したら、それに基づいて課題の洗い出しを行いましょう。課題の洗い出しは、業務効率化をするうえで最も重要なポイントではありますが、簡単なことではない点に注意が必要です。

課題の洗い出しは、今まで業務に取り組む中で気づけなかったことを洗い出していく作業となります。そのため、業務に携わる人間だけでは、細かく洗い出せない可能性があります。そこで重要なのが、業務内容を把握する工程で実施した「見える化」です。徹底的に見える化をすることで、普段とは違った目線で俯瞰的に業務を把握できるようになるため、客観的な視点をもって課題を抽出しやすくなるでしょう。

他にも、業務に携わっていない第三者の目線から課題が無いかを確認してもらうのも効果的な方法といえます。当社では、課題を洗いしていく段階から支援していくことができますので、こちらのフォームから具体的なご要望などを記載のうえ、ぜひお問い合わせください。

課題を洗い出すことができたら、課題を解決する優先順位や対応方法を決めていきましょう。課題の解決が自然と業務効率化に繋がっていくため、課題の一つひとつに丁寧に着手していくことが重要です。

着手する人手や工数が限られる場合、それぞれを並行して進めるのではなく、一つひとつを確実に解決していく方法を模索していくほうが望ましいでしょう。また、複数の課題を並行して解決しようとすると、新たな仕組みを一気に導入することにもなり、それに慣れないうちは自社内で混乱が生じてしまう懸念があるからです。

「どの課題を解決するか？」「解決する課題にはどんな方法が最適か？」「実行する方法にはどんな効果的なツールがあるのか？」といった視点で、丁寧に解決していく方法を決めましょう。

業務効率化の方法が決まったら、課題の解決・改善を実施していきます。実施していく上で重要なことは、「現時点での企業・組織・業務の状況」です。

企業活動に於いて状況の変化はつきものだからこそ、あるタイミングで決定した施策を、新たな状況に応じて適合させていかなければならないといったケースはよく発生します。その時の状況に即して方法を最適化させていかないと、効果を享受できない可能性が出てきてしまうからです。

例えば、10人の現場員が必要な方法を検討していたとして、組織体制の変更などから実際に確保できるのが5人となってしまった場合、それまでに検討していた方法は機能しません。もし、そういった状況に陥ったら、足りない人数を補うためにどうするべきかを再考する必要があります。必要人数を減らした方法への変更か、足りない人員を補えるだけのツールを導入か、状況によっていくつかの選択肢が想定されます。予算などのその他の状況も踏まえ、臨機応変に推進してみてください。

業務改善の実施が完了したら、実施した内容に基づいて効果検証と改善処置を行ないます。効果検証は、実際に得られた効果などを、細かく整理してまとめることが重要です。詳細に整理できるかどうかで、改善処置の質が変わってきます。整理が曖昧であると、その後の改善が抽象的なものになってしまい、改善効果は薄れていきます。

改善はPDCAサイクルに基づいて行うことが重要です。PDCAサイクルとは「Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）」といった流れでの改善作業のことを指します。以下の図を参考に実際に取り組んでみましょう。

手順を把握できたら、実際の成功事例も確認しておきましょう。実践に向けた具体的なイメージが湧いてくるかと思いますので、当社の事例と、当社のお客様の事例の二点をぜひご覧ください。

当社で業務効率化に取り組んだ際は、まず営業部門が対象領域となりました。部門全体で取り組んでいた営業の生産性向上の一環として、出力されている紙の量の削減を目指すことにしたのです。紙のせいで業務に自由がなくなっている現状を変えることで、「いつでもどこでも営業できる」ようにすることを方針に、業務効率化を進めていきました。

こちらの内容の詳細は資料として公開しています。以下からダウンロードできるので、ぜひ参照してみてください。

三重県に本社を置く食品素材メーカーの太陽化学様は、注文書ファクスの完全ペーパーレス化とデータ入力の自動化を実現しました。以前は1日600件にもおよぶ注文を、取引先別のルールに基いて属人的に処理を行い、その後の保管作業にも膨大な手間をかけていました。

こちらの成功事例は、オンデマンド動画をご用意しています。本動画では、受注業務のリーダーに登壇いただき、“月間17,000枚の紙の削減”や”新しいメンバーでもルール通りに業務ができる環境作り”、“テレワークなどの新しい働き方への移行”などにつながった取り組み内容と、それまでの苦労を全て”本音”で語っていただいています。ぜひ以下の動画を合わせて参照ください。

当社では、業務効率化につながるオンライン形式のセミナーを定期的に開催しています。その中でも「ペーパーレス」「ITインフラ」をテーマにしたセミナーが業務効率化への取り組みに参考になると思いますので、以下のリンクから御社に適したものをそれぞれ確認してみてください。

業務効率化とは、業務内に存在する「ムリ・ムダ・ムラ」を発見・排除し、業務にかかる工数や費用などを最適化していく活動や取り組みを指します。ビジネスシーンでは、「人手不足を解消するため、業務効率化を図る」などのように用いられます。

業務効率化を図るという方針を立てた場合、まずはどのような手段があるのかを知っておくと良いでしょう。本記事では、14選のアイデアとツールをご紹介しているので、改めて詳細を確認してみてください。

業務効率化を継続的に推進していく上で、改善はPDCAサイクルに基づいて行うことが重要です。PDCAサイクルとは「Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）」といった流れでの改善作業のことを指します。

業務効率化の進め方にお悩みの場合、当社のこれまでの実績やノウハウに基づいて支援することが可能ですので、以下のお問い合わせフォームから、ぜひお気軽にご相談ください。

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