製造業

• 挑戰一：內部紙本流程繁瑣，無法將數據可視化和系統化和追蹤程序
• 挑戰二：品管部門使用LINE無法有效管控、追蹤不良品處理狀況

• 整合事務機/印表機設備，大幅減輕IT人員維護負擔
• 全方位權限控管
• 落實文件使用的軌跡紀錄，確保符合TISAX 和 ISO 27001標準

東元電機成立於1956年，最初以馬達製造奠定公司基礎，

之後跨足重電、家電、資訊等領域，產品組合相當多元，

目前更積極推動公司轉型，希望能朝智能化產品等更高附加價值的領域前進。

數位時代文件格式繁雜，衍生傳遞與歸檔難題

過去許多工程圖、設計圖需倚賴人工繪製，電腦軟體的出現不僅讓工程設計得以加速完成，甚至達成許多手繪難以實踐的工作，但隨著軟體種類與功能越來越多元、強大，電腦中的檔案格式與數量也跟著增加，繁瑣的轉檔與檔案傳遞為檔案管理增加許多挑戰，頻繁的檔案轉換過程與流程斷點不僅造成工作效率下降，也容易造成資安隱憂。

檔案數量導致作業時間、成本直線上升

東元電機的研發單位有大量設計圖需要分類歸檔，不同單位間設計圖檔案格式不一，受限於公司內部系統無法一次傳輸多種格式的檔案，作業時只能將欲傳送的檔案印出，再重新掃描轉為PDF檔歸類，方能進行傳送。面對每份動輒幾十張的設計圖，員工不得不耗費大量工時作業，人員不斷來回於辦公桌與事務機之間、長時間的使用事務機也會耽誤到其他使用者，造成辦公室工作流程不順暢，尋求合理的解決方案勢在必行。

台灣富士軟片資訊為東元電機更新事務機設備時了解到檔案管理的困境，便向東元電機推薦DocuWorks做為數位文件管理解決方案，優化辦公室文件處理流程以以提升效率。

建立標準化的虛擬工作流程

DocuWorks旨在將實體辦公桌體驗轉換為虛擬的「電子桌面」，在DocuWorks中能夠輕鬆彙整各種不同格式的外部檔案，讓使用者能夠在電腦上重現類似紙本文件般的閱覽、編輯體驗，並直覺化的為各類文件分類歸檔，不僅能優化個人文書作業體驗，更能為工作團隊建立標準化的虛擬工作流程。

簡化文件轉換與傳送

以往文件傳遞與作業涉及電郵或人工傳遞、列印等步驟，若加上不同檔案格式等因素，最終流程往往耗費大量時間，且管理不易，DocuWorks能夠讓不同單位、地點的人員共同作業，而且不論是各類檔案的電子文件或是掃描後的紙本文件，都能進入DocuWorks中轉檔並集中管理，電子簽章功能更讓文件審核更加便利、安全，從根本簡化文件從發起、傳送到最終審核的每個流程。

此外，使用DocuWorks除了提升作業效率與便利性，還能為企業節省寶貴的日常資源，例如不必要的紙張消耗、額外的實體郵寄成本，讓企業在獲得效益之餘，持續往永續經營的方向前進。

節省90%額外時間，效率全面升級

在東元電機的案例中，原先一份50頁的設計圖透過列印、掃描再轉檔需耗時約50分鐘，而透過DocuWorks轉檔能在5分鐘內處理完相同數量的檔案，堆疊檔案的功能還能解決內部系統無法一次傳遞大量檔案的問題，讓員工不再需要把時間耗費在重複的工作上，提升效率外更減少了因為人為因素導致錯誤發生的機率。

小功能大變革，DocuWorks為工作流程帶來嶄新面貌

DocuWorks除了能作為轉檔與傳遞檔案的得力幫手，內建的便條紙與圓戳章功能也為東元電機的工作流程注入新的變革，便條紙功能可直接針對檔案中需要的頁面進行註記或說明，讓工作中的溝通更便利直覺。尚未導入DocuWorks前，含有產品設計圖檔的文件時須印出紙本才能進行審核，有了DocuWorks後主管能直接在電腦上閱覽整份檔案，並利用電子簽章進行簽核，省下列印與傳遞文件的時間，讓工作流程更加順暢。

本公司位於台灣，成立至今逾五十年，專精於各類水泵的研發與產銷，產品跨足民用、商用、工業用三大領域，憑藉優異的品質與服務，在業界享有良好聲譽。

文件遞送、簽核過程冗長

由於本公司的營業據點與生產中心遍及全台北中南三地，各類出貨單據、廠商資料等重要文件需跨部門、區域傳送與簽核，過去的作業流程採用「數位傳送、紙本簽核」的模式進行，文件在一個節點手工簽核完畢後，需掃描微電子檔並用電郵寄送至下一節點，並再次列印為紙本進行簽核，周而復始直到所以結點完成作業，繁瑣的流程相當費時，影響公司作業效率。

數位、紙本文件混用，影響文件品質與管理

許多重要文件需要經過多層節點確認後才能通過，但同一份文件重複輸出掃描，會造成原有文字淡化甚至難以辨識，只能以人工重新描寫後再重新掃描，不僅增加員工多餘且無謂的工作，更影響重要文件的品質與增加後續檔案管理的難度。

紙張成本無法降低

每一份文件只要有簽核需求即須列印為紙本，在文件遞送程中重覆列印輸出、形成紙張浪費，長期累積下來的成本不容小覷，且隨著公司規模成長、組織擴大，文件列印的成本將不斷增加。

面對這些限制，該公司在諮詢台灣富士軟片資訊後選擇DocuWorks數位化文件管理解決方案，提升辦公室生產力與效率。

建立虛擬工作流程，從根本簡化作業

DocuWorks的電子簽章功能亦可生成具有當天日期的圓戳章，讓文件簽核全程可於線上完成，不再需要在紙本與數位檔案間轉換，為公司的共同作業建立標準作業流程。

掃描歸檔無縫整合，大幅提升資安可靠度

此公司原本的工作流程需將公文不斷在紙本與數位格式轉換，無形中增加文件遺失或損壞的風險。更甚者，紙本作業相較數位檔案更容易進行內容變更、簽名偽造，增加了公司機敏資訊外洩的隱憂。DocuWorks 從文件掃描、格式轉換、歸檔整理一氣呵成，簡單易用且功能全面，不僅能減少人為因素導致的額外成本，更能提升公司流程順暢度與資訊安全。

作業效率提升50%，生產力大躍進

導入DocuWorks後，原本需要耗費三至四天才能跑完的文件流程，現在只要兩天、甚至一天即可完成，重要文件不再卡關，讓公司得以提高生產力與效率。

紙本文件電子化，減少資源消耗

自從導入 DocuWorks 並實現文件電子化後，公司不再需要為了文件簽署而重複列印大量文件，平均每個部門可減少 20% 的列印量，不僅能有效降低公司日常支出，更能響應環保、減少浪費紙資源，為企業注入良好的永續新指標。

新光合成纖維公司總部位於台灣，專門研究聚酯纖維技術，以滿足食品、包裝、通訊電子和光電行業不斷變化的需求。該公司在台灣、中國和泰國都設有生產設施，以其優質和差異化的產品系列而聞名，贏得了當地和國際客戶的信任和讚賞。

新光處理嚴格的日常營運工作流程，對維持公司效率和品質的標準提出了多項要求。

將採購記錄維持在最新狀態
物料採購追蹤對於滿足新光的營運品質標準和市場競爭力至關重要。採購部門在整合和更新公司訂單和報價記錄以產生監管檔案、監控庫存、幫助其他部門確定其需求並將公司支出減至最少方面扮演著關鍵角色。基於生產經常需要各式各樣的物料和數量，該部門面臨了每天準確及時保存記錄的重大挑戰。

來源不同，格式眾多
新光的採購部門要審查和處理來自內部 (其他部門) 和外部 (供應商、廠商、承包商) 許多來源的文件。其中許多文件都採用不同的電子簽章格式，因此簡化協議流程是一項需要大量人力且耗費時間的工作。

工作流程耗費資源
為了將用於保留記錄的所有文件標準化，採購部門需要手動列印所有資訊，然後掃描文件以便儲存在線上。由於距部門遙遠的多功能列印裝置取用不便，員工被迫耗費寶貴的時間、人力和紙張等資源來維護記錄。

面對這些限制，新光轉而使用 DocuWorks 數位化文件管理解決方案，將其辦公室工作流程提升效率和生產力。

• 建立虛擬工作流程
  DocuWorks 是一個全方位的數位化平台，可以輕鬆轉換並儲存各種文件格式的資訊，讓共同作業工作流程更為順暢。Fujifiilm Business Innovation 為新光提供伺服器和 DocuWorks 軟體，並針對虛擬工作流程建立基礎架構，從而簡化跨多個地點即時轉換、編輯和儲存記錄的流程，並將這些流程標準化。

• 輕鬆整合
  DocuWorks 為整合不同文件軟體提供了一個功能強大且易於使用的解決方案。DocuSign 和 Adobe Sign 等應用程式可在 DocuWorks 內部處理來自外部來源的文件，而無須切換到其他應用程式，而 DocuWorks Tray 則只需要按一下按鈕，就可以完成內部審核流程。

• 簡化文件轉換與共用
  透過 DocuWorks，採購部門人員不再需要走到位置不便的事務機手動列印和並將文件標準化的繁瑣流程。DocuWorks Tray 可將收到的文件編譯、整理為數位形式並加上註解，而可攜式電子桌面空間工作區可從雲端收集文件，讓員工能夠從任何地點遠端工作。

• 順暢、安全的創新庫存管理
  DocuWorks 透過簡化文件轉換和核准流程，幫助採購部門為內部作業和外部通訊設立新標準，以確保資料安全並讓檔案傳輸更順暢。

• 節省日常資源
  提高日常工作流程效率可讓採購部門節省寶貴的紙張、時間和人力等資源，為其他部門樹立足智多謀和高效率的正面榜樣。