「ペーパーレスファクス設定」を利用したセットアップ方法

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ペーパーレスファクス設定を利用することで、複雑な操作をしなくても、ペーパーレスファクスの基本的な設定を簡単に行えます。

注記

［ペーパーレスファクス設定］画面を利用して設定した場合は、仕様設定の関連する項目は適切に設定されますので、［受信回線別ボックスセレクター］の設定を手動で変更しないでください。

設定の流れ

機械管理者モードに入る
ペーパーレスファクス受信用ボックスを作成する
メニュー画面にペーパーレスファクス受信用ボックスのボタンを配置する（必要に応じて）
転送先を設定する（必要に応じて）
設定ボタンを押し、設定を終了する

機械管理者モードに入る

機械管理者モードとは、本機の管理者が機能の設定や変更などを行い、使用環境を管理するための機能です。機械管理者モードに入るには、機械管理者IDやパスワードが必要になります。

注記

ユーザーの権限で機械管理の権限を与えられたユーザーでは、本機能を利用できません。

<認証>ボタンを押します。
数字ボタン、または表示されるキーボードを使って、機械管理者IDを入力し、［確定］を押します。
補足
- ［認証/セキュリティ設定］の［認証の設定］の［パスワードの運用］で［パスワード使用‐パネル入力時］を［する］に設定している場合は、パスワードの入力が必要です。
- パスワードを入力する場合は、［次へ］を押し、機械管理者のパスワードを入力して［確定］を押します。
操作パネルのディスプレイの認証状態表示エリアが、［機械管理者］になったことを確認します。
補足
- ユーザーが認証されると<認証>ボタンが点灯します。
- 機械管理者の認証に失敗すると、次のメッセージが表示されます。
  「認証できませんでした。機械管理者IDを入力してください。」
- 機械管理者の認証に、設定回数を超えて失敗すると、次のメッセージが表示されます。
  「認証失敗回数が制限値を超えました。これ以上操作できません。」
  - 本機を再起動すると、失敗した回数はリセットされます。
  - アクセス拒否状態を解除するときは、本機の電源を切り、操作パネルのディスプレイが消灯してから、もう一度電源を入れ直してください。

ペーパーレスファクス受信用ボックスを作成する

メニュー画面の［ペーパーレスファクス設定］を押します。
［回線1］にチェックを付け、［ボックス］の［（未設定）］を押します。
次の操作をします。
1. ［ボックス番号］を次のどちらかの方法で指定します。
  - 数値を直接入力する
    ［ボックス番号］入力ボックスを押すと表示される数字ボタンを使って、番号を直接入力できます。操作パネルの<数字>ボタンを使っても入力できます。
    補足
    - 入力を間違えた場合は［C］、または操作パネルの<クリア（C）>ボタンを押して、入力し直します。入力後［OK］を押すと、数字ボタンが非表示になります。
  - 空いている番号を自動で設定する
    ［空き番号を自動入力］を押すと、未使用の番号の中から一番大きい番号が、自動で［ボックス番号］に設定されます。
2. 未使用のボックス番号を指定した場合は、［ボックス名］を入力します。
  
  ［ボックス名］入力ボックスを押すと表示されるキーボードを使って、テキスト文字列を入力できます。
3. 必要に応じて［文書取り出し後の削除］を指定します。
  
  チェックを付けると、文書をプリントしたり取り出したりしたあと、自動的にボックスから文書が削除されます。チェックを外すと、文書はボックスに保存されます。
  注記
  - 複合機の［仕様設定］の設定によっては、ここでの設定にかかわらず、文書が強制的に削除されることがあります。
    - ［仕様設定］>［ボックス設定］>［外部取り出し後の文書削除］で［強制的に削除する］が設定されている場合：
      各ボックスに設定されている値は無効になり、外部から文書が取り出されると、取り出された文書は強制的に削除されます。
    - ［仕様設定］>［保存文書設定］>［ボックス文書の保存期間］で文書の保存期間が設定されていて、かつ［登録/変更］>［ボックス登録］>［保存期間経過文書の削除］が有効になっている場合：
      保存期間が経過した文書は、指定された時間に削除されます。
  - チェックを付けた場合でも、CentreWare Internet Servicesから取り出したときは、文書は削除されません。
4. 必要に応じて［転送の自動実行］を指定します。
  
  ファクス受信した文書をメールに添付したり、サーバーや共有フォルダーに転送したりする場合は、チェックを付けます。
  
  ［転送の自動実行］にチェックを付けた場合は、［転送先］の設定ボタンが選べるようになります。
  
  ［転送先］の設定ボタンには、ボックスにジョブフローが関連付けられている場合はジョブフロー名、関連付けられていない場合は［（未設定）］が表示されます。
5. ［閉じる］を押します。

自動転送の設定をせずに、ボックスに保存するだけの設定も可能です。

その場合は、転送先の設定をする必要はありません。

ボックスに保存したあとの確認方法は、「ボックス内の文書を確認/プリントしたい [6009]」、「ボックス内の文書をパソコンに取り込みたい [6010]」を参照してください。

メニュー画面にペーパーレスファクス受信用ボックスのボタンを配置する（必要に応じて）

この設定は省略できます。

ボタンを配置すると、ペーパーレスファクス受信用ボックスに保存された文書を、メニュー画面のボタンを押すだけで確認できるようになります。

補足

メニュー画面に配置したボタンからは、設定内容の変更はできません。

メニュー画面に、ペーパーレスファクス受信用ボックスのボタンを配置する場合は、次の操作をします。

メニュー画面の［ペーパーレスファクス設定］を押し、［メニュー画面でのボタン配置］を押します。
ページ送りボタンを操作して、配置したいページを表示します。
ボックスを配置する場所のボタンを押します。複数の回線にボックスを設定している場合は、対象のボックスを選びます。
補足
- 選んだボタンが使用済みの場合は、置き換えてもよいかどうかメッセージが表示されます。［はい］を押すと、ボタンが置き換わります。
ボックスの配置位置を確認します。
ほかの回線に設定したボックスも配置する場合は、手順2～手順4を繰り返します。
［閉じる］を押します。

転送先を設定する（必要に応じて）

転送の自動実行をする場合は、次の操作をします。

メニュー画面の［ペーパーレスファクス設定］を押し、［転送先］の設定ボタンを押します。
補足
- ボックスにペーパーレスファクス設定で作成された以外のジョブフローが関連付けられている場合は、ジョブフローの関連付けを削除してよいか確認メッセージが表示されます。［はい］を押すと、［新規転送先の設定］画面が表示され、新しい転送先を指定できます。
［転送先名］を入力します。

［転送先］入力ボックスを押すと表示されるキーボードを使って、テキスト文字列を入力できます。
［宛先1］または［宛先2］にチェックを付け、文書の転送先を次のどちらかの方法で指定します。
- （宛先表）を押すと表示される宛先表から、転送先を選ぶ
  メールアドレス、FTPサーバー、および共有フォルダー（SMB）を選べます。
- 宛先表示エリアを押すと表示されるキーボードを使って、直接入力する
  メールアドレスを入力できます。
補足
- 直接入力できるのはメールアドレスだけです。FTPサーバーまたは共有フォルダー（SMB）を転送先にする場合は、先に複合機の宛先表を設定し、そのあと本画面を表示して、（宛先表）から設定してください。
- 複合機の宛先表は、メニュー画面の［仕様設定/登録］>［登録/変更］から設定できます。
- 宛先表示エリアを押してキーボードが表示されるのは、宛先が未設定、またはメールアドレスが設定されている場合です。FTPサーバーや共有フォルダー（SMB）が設定されている場合は、宛先表示エリアを押すとサーバーの詳細情報が表示されます。
保存するファイルの形式を選びます。

文字をテキストデータとして認識できる形式で保存する場合は、「OCR」が付いたメニューを選びます。
補足
- OCRがついたメニューは、オプション装着状況によっては、選べないことがあります。
  詳しくは、弊社の営業担当者にお尋ねください。
文書をプリントするか、自動転送の結果をメールで受け取るかを設定します。

文書をプリントする場合

［プリント］にチェックを付け、排出先を選びます。
選べる排出先は、製品とオプション構成によって異なります。

自動転送の結果をメールで受け取る場合

［通知先］にチェックを付け、次のどちらかの方法で通知先を指定します。
補足
- この通知は、ボックスにデータが保存されたときの通知ではなく、自動転送の結果に対する通知です。
- （宛先表）を押すと表示される宛先表から、転送先を選ぶ。
- 通知先表示エリアを押すと表示されるキーボードを使って、メールアドレスを直接入力する。
注記
- 通知先だけ設定することはできません。必ず宛先またはプリントと同時に設定してください。
［閉じる］を押します。

［ペーパーレスファクス設定（回線別）］画面の［回線1］にボックス名が表示されます。