私たちが持つリソースは“人”と“ノウハウ”ですから、人が逐一作業することが多く、どうしても業務過多になりがちです。また、個人が常に成長し続けなければ企業力も上がりません。業務効率化と社員個人の成長の2つは永続的な課題でした。特にルーチン業務に時間をとられ、本来時間をかけるべき密なコミュニケーションやクリエイティブな業務に集中できない状態は改善が必要でした。
そこで注目したのが生成AIです。2023年ごろから大きな話題となっており、試しに報告書の下書きなどで使ったところ、圧倒的に時間を短縮できました。活用すれば効果が期待できることは分かったものの、あくまでも個人的な利用に留まっており、どうやって社内に広めるかが課題でした。

2024年度は会社として生成AI活用を目標のひとつとして掲げたこともあり、社内で生成AI活用推進委員会を立ち上げ、6～7名の有志で半年間活動することになりました。
委員会では社内での効果的な生成AI活用法を模索するなかで、2024年5月にはどの業務に時間がかかっているかを改めて可視化するための社内アンケートを実施し、資料や議事録の作成、メールのやり取りなどに時間がかかっている現状が判明しました。その後、2024年6月には社員間での知識を平準化するために、「そもそも生成AIとはなにか」「どのような業務に役立てるのか」などについて具体的な事例も交えて解説するAI基礎講座を実施し、社内で実際に生成AIツールを活用してはどうかという機運が高まってきました。
実際に、生成AIツールを選定するなかで候補になったのがMicrosoft Copilot（以下、Copilot）です。手軽に使える画像生成に特化した生成AIなども検討しましたが、Officeアプリケーションとの親和性が高く、社員の多くが日常業務のなかで活用しやすい点が魅力で導入を決めました。
Copilot導入にあたっては、以前より「オフィスあんしん365」の導入から全社展開までをサポートいただいた富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに相談しました。Microsoft 365に限らず、些細なことも広く相談できるため、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン以外は選択肢にありませんでした。生成AIへのモチベーションが下がらないうちに急いで導入したいといった希望に対し、全社員分のライセンスをスピーディに対応いただいてCopilot導入を行いました。

一部の社員だけでなく全社員が生成AIの使い方を理解できていることが重要と感じ、導入後2ヶ月間かけて全社員を対象としたeラーニングを実施しました。現在は、個人によって活用度合いに差はありますが、全社員の7割が自身の業務にCopilotを取り入れて活用しています。
最も多く利用されているのは、Microsoft Teamsの議事録作成です。当社の業務はWeb会議が多く、1日に3～4回の会議に参加することも珍しくありません。議論内容や決定事項を要約して文書化することは必須作業ですが、若手社員が議事録作成のために残業することもありました。この作業を自動化することで、早い時間に退勤できるようになったなどの効果が出ています。また、Microsoft Wordの文章校正力はかなりの精度で行ってくれますので、文章を作成する際のブラッシュアップにも有効ですし、Microsoft Outlookでのメール下書きなどにも便利です。

議事内容や決定事項を要約した議事録作成のイメージ

また、Copilotでも画像生成ができるので、例えば販促キャンペーンのような案件で「渋谷の雑踏で試供品を配る緑のジャンパーの女性」などの写真を生成して企画書に盛り込む、といった使い方もできます。具体的なイメージ写真があると印象も大きく変わりますが、企画どおりの写真を探すのはかなり時間がかかるので、イメージどおりの画像をすぐに生成できるのはかなりの時間短縮になります。

テキストのイメージに合った写真自動生成のイメージ

Microsoft Officeを利用していることは前提として、Copilotは「副操縦士」という名のとおり、主体である“人”が考えて操縦するのを手伝ってくれる存在です。さまざまなOfficeアプリケーション内で対話できるのは便利ですし、議事録の作成や資料・文章の構成などを任せるアシスタントとして、人手不足に困っている企業では効果を期待できるのではないでしょうか。業務や組織が抱える問題を、生成AI導入を機に解決したいと考える経営者にとっても、魅力的なツールだと思います。

2024年9月には導入後アンケートを実施しましたが、全社員の約7割が業務に活用している一方で、効果が期待値に達していないという声もあり、AI活用は道半ばだと感じています。社員一人ひとりの成長につなげるためにも、特に生成AI活用に興味を持たない社員に対して、どう効果を実感してもらうかは今後の課題です。生成AIは継続的に活用を後押ししないと、徐々に利用しなくなってしまいそうな懸念があります。社内全体でスキルを上げていくためにも、定期的なワークショップ開催なども検討しています。
Copilotをはじめ生成AIは進化のスピードが速く、情報もあふれていますが、それらを取捨選択し、自分たちに合った使い方をしなければ単に「面白いね」で終わってしまいます。社内だけで使い方を協議しても限界があるため、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、さまざまな会社へのCopilot導入で培ったノウハウや知見を踏まえて、あふれた情報の中から私たちのような「業種・業態」や「当社」にとって有益な情報を提供いただき、今後も社員一人ひとりの成長につながる提案をいただけることを期待しています。