DX推進や働き方改革などの社会的な機運に伴い、改めてペーパーレス化に注目が集まっています。その一方で、ペーパーレス化は「どのような方法があるのか？」「どのように進めるべきか？」「どういったメリットやデメリットがあるのか？」などのお悩みやご質問をよく伺います。

この記事では、これまでに多くのペーパーレス化を提案してきた当社のノウハウに基づいて、ペーパーレス化の基本的な情報から実践的な内容まで、幅広く解説していきます。

ニュースでも頻繁に見かける「SDGs」や「電子帳簿保存法」の対応の一環にもなりますので、ぜひこの記事を参考にしながら、御社もペーパーレス化に取り組んでみてください。

ペーパーレス化とは、「紙で運用している業務プロセスのデジタル化」「帳票の電子化」「文書・資料の電子保管」などにより、企業活動で使用する紙媒体を削減することを示します。ペーパーレス化の結果、紙媒体から電子媒体への代替による生産性の向上をはじめ、さまざまなメリットを享受することが可能になります。

ビジネスシーン以外でも、学校のPTA 文書がWebサービス上で配信されたり、漫画・小説などの書籍がスマートフォンのアプリ上で提供されたり、私生活でもペーパーレス化に接する機会が増えています。

「ペーパレス」「ペーパレス化」と呼ばれることもありますが、ペーパーレス化と同様の意味となります。その他の似たような言葉に「電子化」「デジタル化」がありますが、ペーパーレス化との違いをそれぞれ理解しておきましょう。

電子化とは、企業内で保管・発行した帳票などの紙媒体を、電子媒体に変換することを指します。例えば、経費で処理する領収書を紙媒体で受け取ったとき、それを保管用にスキャンしてデータ化するなどして電子化を行ないます。

ペーパーレス化の推進という「方針」があったとき、それを実現するための「手段」の一つに電子化は位置づけられます。改善活動をする際、「目的」「目標」「方針」「手段」を段階的に定めていきますが、ペーパーレス化と電子化の違いは、その言葉の段階の違いだと捉えていただければと思います。

電子化の詳細は、以下の記事も併せてご覧ください。

デジタル化とは、書面などの紙媒体を用いて行っているアナログ的な業務プロセスを、ITやシステムの導入によってデジタル上で完結させることを示しています。例えば、稟議の申請書を紙媒体で回付している場合、申請・合議・承認の一連のプロセスをワークフローシステム上で再現するなどしてデジタル化を行います。

電子化と同様に、ペーパーレス化の推進という「方針」があったとき、それを実現するための「手段」の一つにデジタル化があります。そのため、ペーパーレス化とデジタル化の場合も、言葉の段階の違いだと覚えておいてください。

デジタル化は改善範囲によってさらに言葉が細分化され、単純作業のような部分的なデジタル化を指す場合には「デジタイゼーション」、業務プロセス全体を抜本的に見直して最適化するような場合には「デジタライゼーション」と表現されることもあります。詳細に解説した記事も用意しているので、気になる方はぜひ読んでみてください。

情報化社会といわれるなか、これまで以上に多くの情報を流通・活用することが企業には求められますが、紙媒体で情報共有を行うことで事業活動のスピードが停滞し、競合他社に後れを取ってしまう懸念を回避することが、ペーパーレス化に注目が集まる最大のポイントといえるでしょう。その他の点も含め、ペーパーレス化の目的・意義は、主に以下の３点となります。

【ペーパーレス化の目的・意義】

以上の点を、それぞれ詳しく確認していきましょう。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を企業内で最大限に活用することで、業務プロセスの再構築を超えて、自社の企業風土やビジネスモデルに変革を促すことを示しています。

社会的にも重要な取り組みとなりますが、まだまだ紙を用いたアナログ的な業務・習慣は企業内に残存し、DXが意図するような変革へは至らない企業も多いのが実状・実態です。そのため、DX推進に向けた第一歩として、ペーパーレスに着手することが一般的になりつつあります。

SDGs（Sustainable Development Goals）とは、2030年までに持続可能でよりよい世界を目指すための、国連サミットで採択された国際的な目標となります。SDGsは17種のゴールで構成され、そのなかの特に環境保全に当たる項目への問題解決に向けて、ペーパーレス化への取り組みが求められています。

ペーパーレス化によって無駄な紙の使用を削減し、その結果によって森林減少の阻止や、CO2排出の抑制（地球温暖化の防止）につながっていきます。

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書などの国税関係帳簿書類を電子保存する際の要件を定めた法律のことです。略称を「電帳法」といい、大企業・中小企業・個人事業主を問わず、電子帳簿やスキャナ保存、電子取引を行っているすべての事業者に適用されます。2022年1月に、改正電子帳簿保存法が施行されました。すでに帳簿の電子化をしている法人や個人事業主は、今回の改正に伴って電子帳簿保存対応方法を見直す必要が出てくるでしょう。

ペーパーレス化の目的・意義には、こうした法改正への対応も含まれてきます。電帳法のほかにも、インボイス制度への対策の一環として、請求書発行の電子化を検討・採用するケースもあると思います。

これらの対応には制度の概要も理解する必要があり、担当者にとっては特に悩ましい点かと思います。そこで、電帳法やインボイス制度に対応するためのガイドブックを用意したので、必要に応じてダウンロードしてみてください。

ここまででペーパーレス化の概要や目的・意義を解説してきましたが、いざ実践しようとすると、ペーパーレス化の実現に向けて「どのような方法があるのか？」という点がもっとも気になるところかと思います。当社では、これまで多くのお客様のペーパーレス化の実現を支援してきましたが、それによってさまざまなノウハウを培ってきました。そうした実績に基づいて、以下の4つの方法で進めていくことを推奨しています。

【ペーパーレス化の方法】

働き方の多様化により、いつでもどこでも業務プロセスを進行できる環境の構築が不可欠となりました。 しかしながら、紙に依存した業務が残存してしまうと、そのためにオフィスに戻って対象の書類を処理する必要が生じたり、それによって処理にかかるリードタイムが発生したり、手間や時間を要してしまいます。

そのため、紙で運用している業務プロセスをデジタル化できる仕組みを設け、ペーパーレスで業務の進行が可能な基盤をつくることが効果的です。具体的には、以下のような方法が挙げられます。

インボイス制度や電子帳簿保存法への対応などを含め、帳票の電子化への与件が広がっています。また、特に帳票の場合は、自社内だけではなく、取引先との情報伝達にも重要な役割をもつことが多くあります。

そのため、帳票の電子化により、法改正への対応に伴う企業としてのコンプライアンス遵守のほか、取引先の業務効率の向上にも良い影響を与えることができます。具体的には、以下のような方法が挙げられます。

電子帳簿保存法の改定に伴い、企業に於ける文書管理のあり方は変化しています。また、テレワークやリモートワークの普及により、いつでもどこでも情報を参照できる仕組みが必要となっています。

もしオフィス内のキャビネットで文書・資料を保管している場合、電子保管の可能なシステムやアプリケーションを導入することで、全社の情報共有・情報管理を飛躍的に改善することができます。具体的には、以下のような方法が挙げられます。

電子化やデジタル化の方法・ツールを導入しても、慣例的に紙の出力・複写がなかなか減らないといったケースが多くあります。

そこで、複合機などの出力機器を横断的に管理することが重要な対策となりますが、各機器の使用状況を効率的に可視化することのできる仕組みの導入が効果的です。具体的には、以下のような方法が挙げられます。

ここで改めて、ペーパーレス化のメリットを確認しておきましょう。実践することで、主に以下に挙げたようなメリットを享受することができるはずです。

【ペーパーレス化のメリット】

書面などの紙媒体を用いて情報の連携や共有を行っている場合、紙媒体を受け渡すことでのリードタイムが発生します。ペーパーレス化によって電子媒体を用いた運用に変更することで、クラウドなどのシステム上で送受信が完結するため、これまでの情報の連携や共有と比べて、飛躍的にスピードが向上します。こうしたケースを一例に、ペーパーレス化によってさまざまな生産性の向上を実現することが可能となります。

生産性の向上の具体的なイメージとして、当社が実践したペーパーレス化を資料にまとめて公開していますので、ぜひ以下からダウンロードしてみてください。

紙の所要量を抑えることで、用紙代や出力代などの経費を低減することが可能となります。また、例えば、業務のデジタル化の一環で電子契約サービス（電子サイン）を導入した場合、契約締結にかかる印紙代が削減できます。その他にも、倉庫を使って文書を保管している場合、文書管理システムの導入によってスペース代をなくすことができるかもしれません。

こうした直接費への貢献以外にも、工数・負荷の軽減に伴って間接費にも効果が発揮されます。一例として、ワークフローシステムの導入により、承認・合議の際のプロセスを簡略化することできるため、意思決定にかかる全社的な工数の圧縮につながります。

働き方改革の一環として、テレワークやハイブリッドワークの導入・促進は、企業にとって欠かせない施策の一つとなりました。しかしながら、オフィスでないと実施できない業務の存在が、在宅勤務やリモートワークの活用を阻害し、そうした業務には紙媒体が伴っているケースがしばしば見受けられます。

ペーパーレス化により、「ファクスで紙文書が届くので、回付のためにオフィスに出社する必要がある」「過去の資料・帳票を参照するために、オフィスにあるキャビネットを見に行く必要がある」といった問題を解消し、働き方改革やテレワークを効果的に実現することができます。

テレワーク導入・促進への具体的なイメージとして、成功例を資料にまとめて公開していますので、ぜひ以下からダウンロードしてみてください。

どれだけサイバー攻撃へのITセキュリティを強化したとしても、紙を起因とした情報漏洩を防ぐことはできません。印刷原稿が複合機に残っていたり、出力した資料や帳票がプリンターに放置されていたり、そういった重要文書の紛失・流出につながるリスクが残ってしまうためです。

ペーパーレス化により、不要な出力・複写を抑制することで、そういった重要文書の紛失・流出の機会を軽減することができます。また、当社のソリューションでは、複写・出力のトレーサビリティー（いつ、誰が、どの複合機で、どの文書・資料を生成したのか）を強化することもできるため、併せて以下のソリューションも参照してみてください。

取引先などの外部企業に情報を伝達する際に、これまでは帳票や資料などの紙媒体を用いて実施することが多くありました。昨今は状況も変化し、紙媒体の受け渡しは非効率であるといった感想をもたれる企業も多く、電子でのやり取りでないと嫌がられてしまうケースもよく見られます。

また、自社内に於いても、書面を用いた回覧・回付を面倒に感じる従業員は、過去と比べて多くなっているのではないでしょうか。ITリテラシー不足などの課題は残しつつも、誰しもが手軽にスマートフォンを扱えるようになり、電子上でのスピーディーなコミュニケーションの方が望ましいと答える従業員が大半だと思います。

ペーパーレス化により、紙媒体を起因とした顧客や従業員のネガティブな反応を回避でき、高い満足度につながる働き方やコミュニケーションを創出することができます。

ペーパーレス化された環境で業務を実施していると、そのメリットと並行してデメリットを感じることもあるでしょう。但し、当社が提供するソリューションにより、こうしたデメリットを解決することが可能なので、併せて解説・紹介します。

【ペーパーレス化のデメリット】

例えば、文書をPDFファイルで管理し、もしそのPDFファイルに付記や押印などをする必要が生じた場合、特別な編集・加工ができるツールが必要になってきます。紙の文書であれば、文書にそのまま記入や押印をすれば良いので、操作性は紙媒体の方に利点が多くあります。また、複数ページある文書を閲覧する場合も、紙媒体はパラパラとページをめくるだけで内容を総覧的に把握できるため、文書内に記載された情報への視認性が高いです。

以上の点は電子媒体のデメリットと言えますが、当社の提供するドキュメントハンドリングソフトウェア「DocuWorks」は、その大きな解決策となります。

上のイメージ画像のように、DocuWorks Deskでは、机の上に紙の文書が置かれているかのように、電子媒体（DocuWorks文書）を並べて表示することができます。束ねる、ばらすなど、ファイル単位での編集が可能です。また、DocuWorks Viewerにより、文書を手にとって見るかのように、DocuWorks文書を閲覧できます。アノテーション（テキスト、スタンプ、付箋など）の追加や削除など、ページ単位の編集もできます。

紙媒体の文書と同じ感覚で編集作業ができるため、電子媒体のデメリットにお悩みの際は、ぜひ利用を検討してみてください。

ペーパーレス化の方針のもとで電子化のツールを導入したものの、ツールを使いこなすためのITリテラシーが全社的に不足し、上手く使いこなせなかったというケースをよく伺います。もしくは、従業員によって使いこなす能力に差があり、それを原因に従業員間で持っている情報量に差が出てしまったという問題も、どの企業でもよく起こりうることです。

ITリテラシーを必要としないペーパーレス化の手段として、当社では、複合機の画面上のアプリをタッチするだけで、簡単・便利にペーパーレス化や電子化・デジタル化を実現できる手段を提供しています。ツールを使いこなすことは難しくても、複合機の画面をタッチすることは、ビジネスシーンに属する多くの方々が一度は行ったことがあると思います。

さまざまなアプリを提供・展開しているので、以下のページに掲載した各資料の中から、御社の課題に合ったものをダウンロードしてみてください。

ここまでの解説を通じて、ペーパーレス化のイメージが湧いてきたのではないでしょうか？次は、具体的に実践していきましょう。ペーパーレス化は領域や規模によって最適な進め方が変わってくるので、これから取り組む場合には、以下の例を参考にして進めるようにしてください。

【ペーパーレス化の進め方の例】

上に挙げた進め方の例の全てに共通することですが、まずは現状の業務を見える化し、どこでどれだけの紙文書が使われているかを把握することが、ペーパーレス化に向けた改善活動のスタートとなります。「どこで紙が発生・介在しているのか」を明らかにするに当たって、複合機の利用状況を可視化することが効果的です。複合機周辺には、必ず紙の業務・作業があるためです。

複合機の基本機能を用いて作業を行うことが多い一般事務やバックオフィスの場合、どのようにコピー・プリント・ファクス・スキャンを実施しているかを把握することで、電子化への対策の検討がしやすくなります。その把握に当たって、以下のようなシートを使うことが望ましいです。

主にファクスは「ペーパーレスファクスソリューションによるファクス受信文書の電子化と回付作業の自動化」、主にスキャンは「スキャンソリューションによるスキャン時の設定作業の自動化」など、効果のある標準的なソリューションが既に存在するので、上記のシートで複合機の利用状況と業務の可視化ができれば、ソリューションの導入による改善効果を把握することが可能となります。こちらのシートは、以下の資料内に掲載しているので、一般事務やバックオフィスのペーパーレス化に着手する場合は、ぜひダウンロードして確認してみてください。

複合機やプリンターなどの出力機器を管理する総務の場合、各出力機器の出力量を可視化し、どの部門やどの拠点で紙が多く発生しているかを捉えることから始めていきましょう。可視化の例として、複合機の稼働状況のデータを取得し、以下のようにグラフ化することが望ましいです。稼働状況のデータ化は、当社で支援することができるので、こちらのフォームから「複合機の稼働状況のデータ化を依頼したい」といった旨を記載のうえ、ぜひお問い合わせください。

上記のように紙が多く発生している部門や拠点を把握できたら、対象の組織とのワーキングをセットしてどのように電子化を進めていくか、討議を重ねていきます。当社でも、こうした活動を通じて営業組織の電子化と生産性の改善を進めていきましたが、その際の事例を資料にして公開しています。以下からダウンロードできるので、ぜひ参照してみてください。

DXというキーワードが社会的にも普及し、それに伴って全社横断のDX推進部門を企業内に設置するケースが増えています。複数部門にまたがるような業務プロセスやバリューチェーンをどのようにデジタル化していくかが命題となりますが、業務の流れをまず以下の図のように明確化し、その上で業務単位に発生する文書をマッピングしていく作業が必要になります。参考として、以下の図をご覧ください。

上記のように業務と文書をマッピングすることができたら、これらの一連のプロセスをシステム上で再現することで、デジタル化による効果を得られるかを把握していきます。なお、いきなりシステムを導入すると、逆に現場の業務部門の生産性低下を招いてしまう要因になりかねません。

すべての組織に業務の詳細なヒヤリングを行うことは難しいため、ヒヤリング対象のサンプリング組織を設定し、システム導入による効果が本当にあるのか、デジタル化によって組織間連携に軋轢が生じてしまわないかなど、丁寧に確認していきましょう。

こういったタスク活動を始めて実施する場合、進め方のコツに悩まれると思います。当社で支援することができるので、こちらのフォームから「DX推進の支援を依頼したい」といった旨を記載のうえ、ぜひお問い合わせください。

製造業・建設業の場合、図面を取り扱うといった特徴があります。どちらの業種も、事業活動に於いて図面は最大の基幹文書とも言えますが、電子化・デジタル化の対象に上がることが多くあります。設計の業務プロセス改革を趣旨に、さまざまなツールがリリースされているので、まずはツールのデモを通じてペーパーレス化が可能かを確認していくことが良いでしょう。

当社でもさまざまなツールを提案することができますので、以下のソリューションページを参照のうえ、必要に応じてデモを依頼いただければと思います。

製造業様の場合はこちらから

建設業様の場合はこちらから

当社はペーパーレス化のソリューションを多く扱っていますが、その中から代表的なソリューションやツールを抜粋して、この記事ではご紹介したいと思います。

なお、以下の関連ページでペーパーレス化のソリューションをまとめて掲載しているので、「自社の課題に沿って最適なツールを選定したい」などの要望がある場合は、ぜひ併せてご覧ください。

まず、当社の代表的なペーパーレス化のツールとして、DocuWorksをご紹介します。DocuWorksは、PC上に再現した電子の机（DocuWorks Desk）と、その上に並べた文書を閲覧・編集するツール（DocuWorks Viewer）で構成された、ドキュメントハンドリングソフトウェアとなります。

先ほどもご説明しましたが、まるで紙文書を扱っているような感覚で、パソコンの画面上で電子文書を操作することが可能となります。 束ねたり、ばらしたり、付箋を貼ったり…などの作業を一例に、紙から電子に移行することで逆に業務効率が低下してしまうといった懸念を解消し、電子文書による効果的な業務環境を構築することができます。

次に、業務のデジタル化を促進するツールとして、ApeosPlus desolaをご紹介します。ApeosPlus desolaは、事務領域で特に人手を要するデータ入力業務に対し、高い効果を発揮するAI-OCRのクラウドサービスです。

紙文書や電子化されたイメージから、AI-OCRを活用して文字データを抽出のうえ、さらに業務に応じて内容の加工・チェックを自動的に行うことができます。

帳票の取り込みには、複合機のボタンを使ったスキャンなどの多様な方法を用意し、また、業務システムへのデータの登録もワンストップで行うことができます。これまで人手で行っていた一連の作業を自動化し、データ入力業務を効率化することが可能となります。以下の資料でAI-OCRを詳細に解説しているので、ぜひ併せてご覧ください。

最後に、帳票の電子化を促進するツールとして、ペーパーレスファクスソリューションをご紹介します。ペーパーレスファクスの活用により、紙のファクスで届いた注文書などの文書に対し、受信するたびに各担当者に原紙を振り分けるといった手作業の手間や負担を削減し、電子上で完結することが可能となります。

また、当社の関連ソリューションとの併用により、帳票へのコメントの付記、クラウド上へのファイル保管などの運用もスムーズに実現できます。

「ファクス受信のためにオフィスに出社しなければならない」といった課題を持たれている企業はまだ多くあり、ファクスがテレワークを阻害しているケースも散見されます。そうした働き方改革にもつながるので、ご興味のある場合には、ぜひ以下の詳細解説資料を併せてご覧ください。

この記事の最後に、ペーパーレス化に成功した企業の事例をご紹介します。実践に向けた具体的なイメージが湧いてくるかと思いますので、当社の事例と、当社のお客様の事例の二点をぜひご覧ください。

当社でペーパーレス化に取り組んだ際は、まず営業部門が対象領域となりました。部門全体で取り組んでいた営業生産性向上の一環として、出力されている紙の量の削減を目指すことにしたのです。紙のせいで業務に自由がなくなっている現状を変えることで、「いつでもどこでも営業できる」ようにすることを方針に、ペーパーレス化を進めていきました。

こちらの内容の詳細は資料として公開しています。以下からダウンロードできるので、ぜひ参照してみてください。

当社のお客様では、ペーパーレス化を行い、帳票の電子化に成功しました。受注・出荷・納品などの一連の業務上の課題として、取引先から届く大量のファクス注文を紙で出力して保管していたことで、手間やコストがかかるといった点がありました。機器配置を見直すに当たり、電子帳簿保存法への対応の検討も含め、ペーパーレス化を進めました。

DocuWorksとペーパーレスファクス仕分けキットを使用して、届いた注文書を電子上で自動仕分け・自動保存することで、コストの削減と工数を省くことに成功しました。また、DocuWorksを使って書類の回覧などがスムーズになり、情報共有の即時性も向上しました。

その他のお客様の事例も公開していますので、他社の事例を知りたい場合には、ぜひ以下の記事を合わせて参照ください。

ペーパーレス化とは、「紙で運用している業務プロセスのデジタル化」「帳票の電子化」「文書・資料の電子保管」などにより、企業活動で使用する紙媒体を削減することを示します。ペーパーレス化の結果、紙媒体から電子媒体への代替による生産性の向上をはじめ、さまざまなメリットを享受することが可能になります。

情報化社会といわれるなか、これまで以上に多くの情報を流通・活用することが企業には求められますが、紙媒体で情報共有を行うことで事業活動のスピードが停滞し、競合他社に後れを取ってしまう懸念を回避することが、ペーパーレス化に注目が集まる最大のポイントといえるでしょう。

ペーパーレス化の進め方にお悩みの場合、当社のこれまでの実績やノウハウに基づいて支援することが可能ですので、以下のお問い合わせフォームから、ぜひお気軽にご相談ください。