経費精算システムは、業務運営の中で必要となる経費の入力・申請・承認といった業務を効率化するシステムです。従業員が経費申請をするような運営体制じゃない場合には不要のシステムですが、営業部門や総務部門などがある場合には必ず導入しておいた方が良いシステムと言えます。最近はリモートワークの普及によって、経費の申請の手間・負担が大きくなる傾向にありますが、こういった申請業務もかなり効率化できるので、リモートワークによる経費管理業務に悩んでいる方は導入を検討してみるのもおすすめです。

当記事では、経費精算システムの必要性やメリット、選び方のポイントなどをご紹介します。導入を検討している方は内容を参考に、「導入する価値」を見定めてみてください。

経費精算システムとは、企業内で発生した経費に対して、入力から精算までの工程を効率化するシステムです。従業員が経費を計上するためには、経費申請の書面を作成して各部門の承認（捺印）を貰わないと精算してもらえないような仕組みをとっている企業が多かったですが、経費精算システムがあればそういった仕組みを大幅に効率化できます。

また、経費精算システムを導入すれば経理システムとの連携もできるため、経理業務の手間も軽減可能です。そのため、経理業務のシステムを導入していて、経費計上に負担を感じている企業には最適のシステムと言えるでしょう。

経費計算システムにはさまざまな機能があります。以下の内容を参考に、自社が求める機能があるかを確認したうえで導入するべきかどうかを検討してみましょう。

【経費精算システムの機能】

基本、経費精算システムは経理担当者ではなく経費計上したい従業員が扱います。そのため、経費計上する従業員の手間が増えすぎないようにする機能が豊富にあります。また、機能によっては会計システムと連携できるものもあり、これを利用すれば結果として経理業務の効率化にも繋がるでしょう。

経費精算システムは経費計上する従業員の手間を効率化するシステムです。営業担当を多く抱えているような企業の場合、営業担当の活動次第では企業の売上が大きく変化するため、経費計上に余計な時間をとらせないようにシステムを導入して効率化を図ります。これにより、企業の営業活動が活発化して利益アップが狙えるでしょう。

また、経費精算システムの利用の仕方次第では、月を跨いだ経費精算の遅れや歩留まりを解消できるため、一番業務が停滞しやすい月末の流れをスムーズにすることにも繋がります。経費計上は従業員にとって重要な項目ではありますが、企業としてはそこに手間を費やしたくないと考える方が多く、双方の要望を解消できるのが経費精算システムと言えるでしょう。

経費精算システムは申請から承認までの業務を効率化することで様々なメリットを生み出します。どんなメリットがあるのかを知っておけば、導入を検討する際の参考になるのでぜひ確認しておいてください。

【経費精算システムを導入するメリット】

業務効率化による時間や手間の削減だけでなく、不正防止といった側面でも役立ちます。アナログ的な業務よりも、システム化してなるべく人の手間を減らした方が非効率・ミス・不正などの障害を排除できるので、既存の業務状況を改善したい場合には効果的なシステムと言えるでしょう。

経費精算システムを利用することによって申請作業にかかる時間を大幅に短縮可能です。システムが無い場合は、書面で申請書を作成して各部門の担当者に書面を回して承認をとる必要がありましたが、システムを導入すれば書面でのやり取りを無くせます。書面でのやり取りを失くして申請作業の時間を減らせれば、結果としてその時間を通常業務に回すことができるので、生産性向上にもつながるでしょう。

承認作業は各部門の責任者が行うのが一般的で、経費計上する書面が多くなるほど、責任者の承認業務の量は増えていきます。責任者のように役職が上がれば企業内でやることは増えていくので、経費の承認作業に多くの時間をとられるのは決して良いことではありません。

経費精算システムを導入すれば、責任者の承認作業をワンクリックで済ますことができるため、手間を大幅に削減できます。役職が上がるほど重要な業務も増えてくるため、そういった業務にフォーカスできるような環境を作るためにも経費精算システムはおすすめです。

経費精算システムには、交通費などの経費計算を自動で処理する機能があります。本来であれば経費計上した金額の正確性を確認するために、経理担当が経費内容を計算・確認するのですが、経費精算システムがあればそういった負担を軽減することができます。

機能によっては、交通費計算の際に区間外の電車賃をカットする機能もあるため、経理の細かな業務を効率化することにつなげられるでしょう。

経費精算システムには様々な連携機能が搭載されています。連携機能を利用することで、「実際に使用した費用」を申請するまでの間で不正をすることができなくなります。従来のような書面での申請の場合、方法によっては計上額を不正に操作される可能性もありましたが、システムを利用すればそういった可能性を限りなくゼロに近づけることができるでしょう。

経費計上の不正はもちろん許されることではありませんし、万が一それを申請して不備・不正が見つかった場合の手間・負担は計り知れないものとなってしまいます。企業運営の障害となるような事態を発生させないことを目的に経費精算システムを導入するのも一つの方法です。

経費精算システムを導入することによってさまざまな面での効率化が図れるだけでなく、不正防止対策にもつながるといったメリットがありますが、一方でデメリットもいくつか存在します。デメリットを把握しておかないと、導入後に後悔する可能性が高くなるので、メリット・デメリットを確認して本当に導入する価値があるのかを確かめておきましょう。

【経費精算システムを導入するデメリット】

当たり前のことですが、システムを導入するにはコストがかかります。オンプレミス型のシステムを導入する際は初期費用（システム本体の費用など）がかかりますし、クラウド型のシステムを導入すれば月額費用がかかります。

システムを導入することで様々な手間や負担が軽減されることを考えれば、コストパフォーマンスは高くなるはずですが、場合によってはそうならないケースもあります。ですので、自社の経費に関する業務負担の度合いを把握したうえで、導入に見合ったコストかどうかを判断しなくてはいけません。

経費精算システムを導入することにより、従来の承認作業などのワークフローが一新します。そのため、経費計上を進めるための規定や手続き方法などのルールを変更することが求められるでしょう。

例えば、経費計上できるクレジットカードの指定や交通費として計上できるICカードの指定などがあります。承認までの多くの業務が効率化・自動化するといっても、システムに入力するまでは従業員の判断で進められるため、この部分で不具合が発生しないためにもルール作りは徹底しておきましょう。

また、経費精算システムを導入した場合、サポートは提供業者などの外部の担当者が請け負うことになるため、自社の経理担当者に聞いても期待通りの返事は戻ってきません。以上のことを踏まえて、サポート面に対するルール設定も必要になるでしょう。

経費精算システムの操作方法は難しいものではありませんが、新しいシステムを入れる以上は、正確に利用するための教育期間を設ける必要があります。間違った使い方をして修正などの手間が増えてしまっては本末転倒なので、正しい使い方を教えて業務を最大限に効率化できるように努めましょう。

経費精算システムの種類によっては、求める全ての機能が搭載されていないケースもあります。現在の業務状況を踏まえて、必要とする機能を明確にしておかないと、自社で取り組んでいたすべての業務をシステム化できない可能性が高まるでしょう。

また、自社で行なっている業務の種類によってはそもそもシステムでは効率化できない可能性もあるため、そういった部分の判断をしっかりとしておかないと、導入後に思ったほどの成果を得られないかもしれません。ですので、システムを導入する際は、対象のシステムの内容を網羅したうえで導入するように心がけてください。

経費精算システムを導入する決断をしたら、システムを選ぶポイントを把握して最適なシステムを導入できるようにしましょう。

【経費精算システムの選び方のポイント】

必要な機能が備わっていないシステムは導入する価値がありません。いくら便利な機能が豊富に搭載されていても、自社が求める機能が無ければ意味が無いので、求める機能を明確にしたうえで導入システムの検討をしましょう。

経費精算システムはさまざまなシステム・サービスと連携できるため、自社ですでに利用しているものと親和性があるかを確認しておきましょう。経費精算システムを導入するために、既存のシステムを排除してしまうと、場合によっては効率を落とすことになるケースもあるので気を付けましょう。

システムの多くは、初心者の方でも利用しやすい操作性となっていますが、場合によっては自社の担当者では難しいケースもあります。導入する際は、体験版を利用するなどして、実際に利用する担当者の意見を聞いておきましょう。

システムを導入する場合、分からないことの多くはサービス提供者に聞かなくてはいけません。その際に、サービス提供者のサポート体制が整っていなければ、迅速な対応は期待できないでしょう。サポート体制が充実していれば、利用する担当者も安心できるので、可能な限りサポート体制が充実しているシステムを選ぶようにしてください。

当たり前ですが、コストパフォーマンスが高いに越したことはありません。不要な機能の有無を明らかにしつつ、求めることと費用のバランスを確認したうえで、導入すべきかどうかの判断をしましょう。

経費精算システムとは、企業内で発生した経費に対して、入力から精算までの工程を効率化するシステムです。基本的には、経費計上する従業員の負担を減らすための機能が多いですが、会計システムなどと連携できれば、経理業務などの負担も軽減できるでしょう。

経費申請は、従業員にとって重要な作業ではありますが、企業にとっては従業員の業務が停滞する厄介な業務でもあります。経費精算システムを導入すれば従業員側と企業（経営陣）側の双方の要望を満たすことができるため、企業運営を円滑にするためにぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

【関連コンテンツ】