文書管理とコラボレーションの融合を
図る文書管理ソフトウェア。

ArcSuite®

「ドキュメント」と「コミュニケーション」を一元管理。
企業の情報活用を促進し、業務の品質および生産性の向上に寄与します。

ご利用中のお客さま

概要

特長

導入効果

企業の情報活用を活性化できる文書管理

文書や図面の管理にとどまらず情報の再活用を促進させること。管理体系の可視化と豊富な検索機能を備えることで、企業の情報活用を活性化します。

ドキュメントスペース

キャビネット/ドロワー/フォルダー/ドキュメントといった階層構造でファイルを管理できます。版管理や履歴管理により、修正・変更の過程が容易に把握できます。

デスクトップクライアントによる簡易な登録と編集

Microsoft Windowsのデスクトップ環境と同じように、文書の登録や取り出しがドラッグ＆ドロップで行えます。また、ドキュメントスペース上の文書を直接編集したり、属性を一括更新することも可能です。

属性検索、全文検索

文書や図面に付与された文字列、日付などの属性から、目的の文書を検索できます。また、全文検索時のキーワードを検索結果でハイライト表示することも可能です。

ArcSuite統合検索サービス^注1

外部のファイルサーバー^注2 で管理されている情報を定期的に収集し、データベースへコピーまたはキャッシュとして登録。これにより1回の操作で複数のサーバーを横断して検索できます。

分類ビュー機能^注1

例えば、文書種類を基準にすると、第一階層を文書のカテゴリーごと、第二階層を上期、下期の時期で区分して表示します。作成者を基準にすると、第一階層は作成者ごと、第二階層は年度ごと、第三階層は月度ことに表示します。業務内容に応じた文書種類を基準にして、第一階層は文書の種類ごと、第二階層は例えば年月度ごとに表示します。

文書の種類や作成者など、文書の属性を利用して階層表示を自在に変えられます。管理方法や利用シーンに合わせて複数の異なる視点での表示が可能。部門ごとにユニークな文書体系で管理できます。

注1Startモデルは非対応、Standardモデルはオプション、Enterpriseモデルは標準。
注2フォーマット形式はWindowsのNTFS形式。

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業務の流れやコミュニケーションの支援機能

ドキュメントや図面等を、業務の流れやメンバーのコミュニケーションに紐づけて管理可能にすることで、さまざまなシナジーを創出します。

アクティビティアイコン

作業アイコンをWeb上でドラッグ＆ドロップするだけで、複数ルートでの合議や条件による分岐、ドキュメントスペースへの文書登録やメール通知など、ワークフローを簡単に設計できます。各ステップでの入力フォームもエディターを使って簡単に設計できます。

進捗管理や代理承認もスムーズ

進捗状況は、ワークフロー上からグラフィカルに確認できます。また、代行者設定により不在中の代理承認も可能です。

コラボレーションもフローに組み込み

コラボスペースのタスクをフローに組み込むことができます。これまで個々に行われていた相談や確認、事前の打ち合わせといった活動もワークフローの中に組み込み、共有することが可能です。

掲示板

メンバーに向けたメッセージや活動状況報告、メンバー相互の連絡などを掲示板に書き込めます。業務に関連ある電子文書、URLも掲示板にアップ可能。各自が収集した情報をメンバー全員で共有できます。

コラボレーションによる成果物を管理・保管

コラボレーションによって得られた文書を、再利用可能な情報としてドキュメントスペースに登録できます。コラボスペースからドキュメントスペースに登録された文書は、メンバーや経緯など、後から情報をたどることが可能です。

KnowWho検索

メッセージやドキュメントのほか、テーマに関連の深い「人」の検索も可能です。また、アクセスランキングにより、利用度の高いドキュメントやキーパーソンを見つけやすくなります。

ドキュメントレビューオプション^注1

レビュー依頼者がMicrosoft Word文書の仕様書をArcSuiteに登録すると、自動的にDocuWorks文書に変換します。レビューする人はArcSuite上のDocuWorks文書をチェックし、コメントを書き込みます。コメントは附箋で色分けされて、一つのドキュメントに統合されます。レビューへのコメントはメールやWebでも返信可能です。レビュー依頼者はレビュー経緯とコメント内容を時系列で管理できます。

文章上に追記されたコメントを、他のメンバーが閲覧している文書に自動的に反映。コメントはメールでも送信されます。マニュアルなどのレビューを複数のメンバーで行う場合にも有効です。

注1Startモデルは非対応、Standardモデルはオプション、Enterpriseモデルは標準。

Evidence Trackerによる業務進捗の可視化

業務で発生する文書を基に、業務プロセスの見える化と業務プロセス視点の文書管理を実現。随時発生する文書も、過去に保存された文書も業務プロセスに紐づけて俯かんし、容易に再活用できます。

各業務プロセスの担当者は、成果物として文書をEvidence Trackerに登録します。後工程の担当者は登録された成果物を見ることで、前工程の内容を確認することができます。管理者は各工程で成果物として登録された文書を確認することで、業務プロセス全体の進捗を確認することができます。成果物が一元管理されていることで、類似案件の検索や成果物文書の活用をすることができます。

業務プロセスを確認しながら操作

業務プロセス上で発生する紙文書、ファクス文書、電子文書から、基幹業務システムデータに至るまで、証跡の登録、閲覧、ダウンロードなどの一連の操作を業務プロセスビューから行えます。業務全体の進捗状況と業務プロセスごとの実行状態、進捗割合を表示できます。

基幹システムともスムーズに連携

基幹業務システムとの連携で、新規案件情報などをEvidence Trackerに自動的に反映できます。また、ワークフローオプションと連携し、業務プロセスのワークフロー承認が下りると同時に業務プロセスビューに反映することも可能です。

QRコードを使って迅速に登録・反映

登録用QRコード付カバーシートを出力できます。カバーシートを表紙にして当社複合機からスキャンするだけで^注2 、直接ArcSuiteに登録可能。また登録状況はEvidence Trackerにすぐ反映できます。

手順やノウハウを見える化し、QCDを向上

業務プロセスごとに必須または任意で必要な証跡を表示可能。業務ルール（納期、手順）を徹底するとともに、作業モレを確認できます。また、過去の業務で作成された文書の手続きや内容を閲覧したり再活用を可能にすることで、業務のQCD向上に貢献します。

納期遅れを警告

業務プロセス定義であらかじめ設定された日程以内に業務が完了しないと、アラートが表示されます。

業務定義を簡単に作成可能

初期設定ツール画面に必要事項を入力するだけで業務定義を作成可能。また、ArcSuiteの証跡格納用フォルダーも簡単に作成できます。

注2別売のEvidence Entry 4.0が必要です。

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多彩な連携機能、管理機能＆セキュリティ

多彩な連携機能や、充実した管理/セキュリティ機能により、セキュアで、効率的なドキュメントの管理、活用環境を提供します。

複合機や、アプリケーションソフトウェアと連携することで、より使いやすく便利になります。

複合機から

当社複合機のスキャナー機能を「Evidence Entry」と組み合わせ、紙文書をコピー感覚で登録できます。

注記別売ソフトウェア。

大量文書にも「ArcSuiteキャプチャリングサービス」、「ArcSuiteドキュメント一括操作ツール」を使用すれば、大量の文書も一括で登録できます。

DocuWorks対応

使い慣れたDocuWorks Desk上から、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に文書を登録したり、ドキュメントスペース内の情報を確認・編集することができます。

注記オプションのArcSuite連携フォルダ for DocuWorksが必要です。

Working Folder対応

設計部門では文書をArcSuite内の共有フォルダーと非公開フォルダーに区分して登録します。共有フォルダーに入っている文書だけがWorking Folderの共有フォルダーと同期されます。Working Folderの共有フォルダーに入っている文書は、協力会社の社外ユーザーとの情報共有に用いたり、現場でモバイル端末から閲覧することができます。

Working Folderと連携し、文書の共有環境を簡単に用意することができます。ArcSuite上で公開したい文書をWorking Folderと同期するフォルダーに格納することで共有することができます。協力会社や現場といった社外との文書や図面を共有することができます。

注記ArcSuite 4.0 連携オプション for Working Folderライセンスが必要です。また、別途Working Folderの契約が必要です。

強固なセキュリティーを確保しつつ、システム管理者の負担にも配慮した機能を装備。効率的な運用により、本業に集中できる環境を提供します。

アクセス権を細やかに設定可能

登録文書には、属性情報やバージョン管理、閲覧・印刷などをコントロールできるアクセス権を設定可能。また、ダウンロード後の文書の編集禁止や印刷禁止といった操作の制限も細かく設定できます。

所属メンバー以外へのアクセス権の付与も

例えば、アクセス対象の文書には、表示権、印刷権、改訂権、削除権、アクセス権変更権などがあり、個人や部門に付与することができます。さらに加えて、承認者、設計者、管理者、閲覧者と言ったロールを定義して、ロールごとにアクセス権を設定することができます。部門横断的なグループに対しても、例えば必要なアクセス権を容易に付与することができます。

アクセス権を「ロール（役割）」で管理することにより、所属部署など既成の組織に含まれないメンバーにも容易に付与できます。メンバーの異動の際にも、メンバーにロールを設定するだけで済みます。

コントロールビュー機能

閲覧者のアクセス権に応じて制限をかけたPDFやDocuWorks文書に変換します。ブラウザ内に表示したビュー上での印刷や転記の操作を制限し、情報漏洩を抑制できます。

ArcSuite原本性保証オプション^注1

Apeos複合機を使ってコピー感覚で簡単に紙文書を電子化した後、ArcSuiteに取り込まれた文書は、認証局、時刻認証事業者と連携して、署名やタイムスタンプの付与ができます。またフォルダ階層に入っている文書群に対しても一括でタイムスタンプ付与ができます。ArcSuiteに入っている文書は一括でタイムスタンプの検証も行うことができます。

保存した文書に対する電子署名、タイムスタンプの付与/検証により、文書の改ざん検知と原本性の検証が可能になります。XAdES、PAdESにも対応。PAdESでは、タイムスタンプが1ファイル内で完結するうえ、Adobe® Reader®で参照でき、原本を広く配布したい場合に便利です。

版管理がより正確に

「版管理」を利用すれば、新しい情報が追加される度にバージョンが上がり、最新版や旧版といったスタンプを文書に追加できるようになります。履歴を一元的に把握でき、次工程のミスや事故を抑止します。

注1オプション

ArcSuite活用状況をレポート化

キャビネットやドロワーに登録されている文書数がどれくらいあるか、どういったファイルが保管されているかを簡単にCSV形式でレポート化。図書利用計画などが立てやすくなります。

登録文書のライフサイクルを自動管理

契約書のライフサイクルの一例を考えます。ライフサイクルは大きく５つに区分されます。文書が登録されたときの契約前期間から始まり、契約開始になると契約期間に変わります。契約が満了したり解約になると、文書保管期間に変わります。文書保管期間は法廷保存年限が定められており、その期限がくると、廃棄確認待ち期間に代わります。そして最終的に廃棄されるとライフサイクルは終了します。例えば、この期間の切れ目となる日時をあらかじめ設定しておくと、文書の公開制御や、削除、移動、担当者へのメール通知などを自動的に行うことができます。廃棄確認待ち期間では、利用頻度で文書を区分し、頻度の高い文書は現用文書として残し、頻度の少ない文書は非現用文書としてアーカイブ保存することもできます。

管理者が設定したルールを登録文書に適用して、文書のライフサイクルを自動管理できます。保管期間が終わったドキュメントは利用頻度に応じてアーカイブ保存。また、保存データは「更新/閲覧できないが検索できる状態」としたり外部メディアにバックアップすることも可能です。管理の効率化とディスク容量の削減に貢献します。

日時設定
文書の公開
保管期限設定による文書の削除/移動
担当者へのメール通知

…などを自動化

不正アクセスを管理者へ通知

一般操作の監視、通知機能については、特定の期間、例えば10分間に閾値以上の処理を行ったユーザーを通知します。

操作を監視し、必要に応じて管理者に通知できます。アカウントロック通知機能に加え、大量のダウンロードなどの一般操作の監視/通知機能を搭載しています。

ArcSuiteが提供する文書管理機能およびタイムスタンプ機能^注1 は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」の製品認証^注2 を取得しています。 JIIMA認証を取得したソフトウェアやソフトウェアサービスを適正に使用することで、税務処理業務を行うことができます。詳細は「公益社団法人　日本文書情報マネジメント協会」のサイトをご参照ください。

この認証ロゴは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。