業務別らくらくスキャンの使用事例を教えてください

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概要

『業務別らくらくスキャン 取扱説明書』の「業務別らくらくスキャンの使用事例」を参照してください。基本的な使い方から、ファイル名やフォルダー名の加工、認証情報の活用、QRコードの活用事例などの応用編まで、詳しく説明しています。

ここでは、基本的な使い方として、業務種類/文書種類を登録する流れを説明します。

  1. パソコンを起動し、Webブラウザーを起動します。

  2. Webブラウザーのアドレス欄に、お使いの複合機のIPアドレスまたはインターネットアドレスを入力します。

  3. インターネットサービスが起動します。

  4. 機械管理者モードに入ります。

  5. [システム]>[プラグイン設定]をクリックします。

  6. [組み込みプラグイン]で[ScanDeliverySettingToolPlugin]を選択します。

  7. [表示]をクリックします。

  8. 新しい業務種類を作成する場合は、[追加]をクリックします。

    新しい業務種類を作成する場合は、[追加]をクリックします
     
  9. 業務種類名を入力し、[OK]をクリックします。

  10. 文書種類の[追加]から[新規作成]をクリックします。

    文書種類の[追加]から[新規作成]をクリックします
     
  11. 各項目を指定します。

    各項目を指定します
    • [文書種類名(日本語表記用)]:文書種類名を指定します。
    • [文書種類名(英語表記用)]:複合機の言語設定を英語にすると、この設定が反映されます。
    • [読み取り設定]>[スキャン設定の選択]:スキャンする方法を選択します。
      • 解像度:読み取り解像度を選択します。[文字列の自動抽出]をする場合、300dpi が推奨です。
      • ファイル形式:ファイル形式を指定します。この例では[DocuWorks]を選択します。
    • [送信設定]>[送信先1]:送信先1 の設定をします。
      • サーバー種別:転送プロトコルを指定します。
      • サーバー名/IP アドレス:転送先のホスト名またはIP アドレスを指定します。
      • 共有名:転送先の共有フォルダーを指定します。
      • ユーザー名:共有フォルダーに書き込み可能なアカウントを指定します。
    • [文書設定]>[ファイル名]:ファイル名の設定をします。
    補足
    • [*]とある項目は、必ず設定してください。
  12. [OK]をクリックします。

  13. [新しい設定を適用]をクリックします。

業務種類と文書種類の情報を作成し、複合機に設定します。
業務種類は最大8個、文書種類は業務種類ごとに最大10個設定できます。

  1. 業務別らくらくスキャンの設定画面を表示します。
    ユーザー名とパスワードを求める画面が表示された場合は、機械管理者IDとパスワードを入力し、[OK]をクリックします。

  2. [業務種類名]の[新規作成]をクリックします。


     
  3. 業務種類の名前を入力して、[OK]をクリックします。
    [業務種類名]の入力例:総務部


     
  4. [文書種類名]の[新規作成]をクリックします。
    入力例:[業務種類名]で「総務部」を選択した状態で、文書種類の[新規作成]をクリックします。


     
  5. 次の操作をします。

    1. 文書種類の名前を入力します。
      [文書種類名]の入力例:安全衛生管理

    2. [スキャン設定の選択]で、読み取り方法や画像処理などスキャン設定を選びます。

    3. サーバー情報、メール通知、ファイル名ルールなど、各項目を指定します。


       
      補足
      • [※必須]とある項目は、必ず設定してください。
    4. [OK]をクリックします。

  6. 文書種類を複数設定する場合は、手順4~5を繰り返します。
    入力例:[文書種類名]に「安全衛生管理」と「日報」を登録しています。


     
  7. 業務種類を複数設定する場合は、手順2~6を繰り返します。
    入力例:[業務種類名]に「総務部」と「人事部」を登録しています。


     
  8. [新しい設定を適用]をクリックします。
    業務種類と文書種類の情報が複合機に登録されます。