働き方改革・生産性向上・
情報管理強化・ナレッジ促進…etc.
紙文書のデジタル化で
情報活用を加速。
事業の成長を幅広くサポート
※本サービスはアウトソーシングサービスです。
近年、多くの企業が、
下記のような 事業課題 に
悩まされています。
生産性の
課題
Assignment 01
事業拡大や新規事業創出など、
成長実現に向けた人的リソース
の不足
紙の業務プロセスに依存しており、非効率であると同時に工数負荷が大きいことから、既存業務に人手を取られている。本来注力すべき、新たなビジネス創出や事業拡大に向けた戦略的な人材活用が進まない。
ナレッジの
課題
Assignment 02
業務知識の属人化による社内
ノウハウ低下、人材の流動性や
新たな人材活用の阻害
社内の有用な情報や業務の知見が紙文書にのみ蓄積されており、情報の共有性や活用性が低い。ノウハウが属人化する一方でベテラン社員の離職でナレッジ化が滞り、人材の即戦力化やローテーションを阻んでいる。
情報管理の
課題
Assignment 03
個人情報や機密情報の
消失・漏えいによる潜在的な
事業継続リスク
重要情報が紙文書で保管されており、アクセス管理が不十分なため情報漏えいによる事業継続リスクがある。また、バックアップデータもないため、震災などにより貴重な情報資産が消失するリスクを潜在的に抱えている。
働き方の
課題
Assignment 04
離職抑止や採用PR、
テレワーク化など、時代に合わせた
新たな働き方への対応
執務環境の改善によって従業員満足度を向上させ、離職抑止や採用PRにつなげたい。また、テレワーク化やフリーアドレス化など多様な働き方の実現に向けて、ペーパーレスな業務環境へ改善する必要がある。
富士フイルム
ビジネスイノベーション
スキャニングサービスの特長
Point01
単なるPDFデータ生成ではなく、
生産性を改善するための
デジタル業務環境の構築まで
ワンストップで支援
Point02
業務プロセス、利用シーンに
合わせて要件を整理。
情報活用コンサルティングを
通じて最適なデータを生成
Point03
アクセスログ管理、情報更新履歴
を残すなど、情報セキュリティや
ガバナンス強化を実現する
デジタル業務環境を実装
Point04
大量文書の電子化、
業務環境のデジタル移管を
短期間で実施し、
働き方改革をスピーディーに実現
スキャニングサービスによる
事業課題解決例
- ナレッジ促進
- 生産性向上
- 情報管理強化
Case Study 01
A社 / 金融機関
- 対象文書
- 融資稟議書3,000万枚
- 処理期間
- 24ヵ月
- 顧客課題
-
- 個別性の高い融資案件で、新人と経験者との業務効率のバラツキを平準化したい。
- 各部門が抱えている融資ノウハウ(稟議書情報)を、横断的に共有・活用したい。
- 新規稟議起案のシステム化に合わせて、過去の融資稟議の情報管理も適正化したい。
- 導入効果
-
- 保管された大量の稟議書類をスキャンして電子化、属性情報を抽出したことで、新人が過去の稟議書を参照する頻度が5.7倍もアップ。
- 稟議書情報の閲覧性向上・共有促進に向けてナレッジマネジメントシステムを導入、他部署の情報を入手するリードタイムが最大で2日低減。
- 新システムへのデータ統合のスケジュールに合わせ、過去の稟議書を迅速にデジタル化。
- 生産性向上
- 情報管理強化
- 働き方改革
Case Study 02
B社 / 不動産管理会社
- 対象文書
- 賃貸借契約書、管理契約書1,800万枚
- 処理期間
- 24ヵ月
- 顧客課題
-
- 契約条件変更時や解約時、家賃滞納督促時など、頻繁に契約原本を参照する機会が発生するため、非効率な紙の情報管理から脱却したい。
- 多忙な営業所で契約書原本を管理し、日々情報探索を行うことで発生する情報紛失・
漏えいリスクを解消したい。 - 営業所内のキャビネットが紙であふれ、手狭になっているため、ペーパーレス化により執務環境を改善したい。
- 導入効果
-
- 契約書原本に含まれる情報をデジタル化、クラウド上に集約することで情報探索工数を大幅に圧縮。
- 業務をデジタル移管することで、貴重な契約書原本に直接触れる機会を大幅に削減し、
情報セキュリティを強化。 - 契約書原本は外部倉庫に移管することで、書庫・キャビネットスペースを従業員に快適な執務環境に転用。
事業課題解決に向けて、
富士フイルムビジネスイノベーションの
スキャニングサービスが
選ばれる理由をご紹介します。
富士フイルムビジネス
イノベーションの強み
Strong Points 01
紙とデジタルの両方に精通。
業種や業務に関する知見も豊富
複合機メーカーだから、紙文書の業務フローに関する知見が豊富。全国で幅広い業種のお客様のDXをご支援してきた経験も生かし、紙文書のデジタル化とその後のスムーズな業務変革をお手伝いします。
※ITソリューションプロバイダー顧客満足度調査で総合1位を獲得
Strong Points 02
メーカー品質のサービスレベルで
重要情報を安全にお取り扱い
複合機メーカーとして、サービスの運用設計、ファシリティ、IT環境の品質もメーカー基準で安心・安全設計。お客様からお預かりする機密情報・重要情報を堅牢に守りながら紙文書のデジタル化を推進します。
デジタル化することで
事業課題解決に寄与する文書の例
- 契約関連
-
- 機密保持契約書
- 業務委託契約書
- 代理店契約書
- 賃貸借契約書
- 基本取引契約書
- 売買契約書
- 申込書
- など
- 経理関連
-
- 請求書
- 納品書
- 入金帳票
- 領収書
- 与信管理台帳
- 決算資料
- 経費精算資料
- など
- 人事・総務関連
-
- 各種管理台帳
- 法的申請書類
- 勤務台帳
- 稟議書
- 社内報
- 議事録
- 社史
- など
- 設計・開発関連
-
- 品質記録文書
- 業務仕様書
- 作業手順書
- 製品マニュアル
- 研究ノート
- 設計図書
- 設備図書
- など
事業課題解決に向けた
プロジェクトを
円滑に進める
ためのご支援例
ヒアリング、ワークショップに
よる課題整理
プロジェクト計画化および
立ち上げサポート
起案シナリオの立案、
費用対効果の可視化
お客様社内の意思決定者への
プレゼンテーション
紙文書情報の即時電子化と
デジタル業務環境の構築
現場との折衝や、文書電子化・
業務環境移管の説明会実施
よくあるご質問
- 課題はいくつかあるものの優先順位が付けられず、何から着手すべきか整理できていません。
- 各課題の優先順位を整理するため、各部門へのヒアリング代行や、プロセス・業務実態の見える化からご支援します。まずはお気軽にお問い合わせください。
- 重点課題解決に向けてプロジェクト化を検討していますが、計画詳細化に向けたノウハウがなく、進捗していません。
- 優先して着手すべき課題だけでなく、中長期的に解消を目指すべきテーマも含めて、プロジェクトのロードマップ立案をご支援します。過去のご支援事例などをベースに協議させていただきながら、プロジェクト推進に努めます。
- 予算申請や実行承認に向けた社内の決裁ハードルが高く、プロジェクトが停滞しています。
- 予算申請や実行承認に向けた起案シナリオの整理、投資対効果のシミュレーション、プレゼンテーションの実施、社内ご説明用コンテンツの準備など、お客様社内の関心事や、推進に向けてケアすべきポイントを伺いながら各種ご支援をいたします。
- 紙の業務プロセスが定着しているため、文書の電子化や業務環境のデジタル移管に対する社内調整が難航しています。
- 紙文書のデータ化や、データを活用いただくためのデジタル業務環境の構築だけでなく、紙からデジタルに業務を移管する際には、新たなプロセスをご理解いただくための説明会なども実施いたします。また、部門横断型のプロジェクトにおいては、各部門との合意形成や折衝も実施いたします。
導入事例
富士市役所
80万枚以上の文書を1か月ですべて高品質の電子データに!
新型コロナウイルスワクチン接種の予診票管理が大幅に効率化
大和リビング株式会社
段ボール約10,000箱分、約2,000万枚の契約書をPDF化。
かつては30分かけて段ボール箱の中から探していた契約書を瞬時に見つけ出すことが可能に。
日本生活協同組合連合会
紙中心の働き方にはもう戻れない!
最新技術で段ボール200箱分の紙を2週間で電子化。
クラウド上ですぐに検索・活用可能に。
エム・エム ブリッジ株式会社
ペーパーレス化と情報基盤の構築によって業務生産性の向上とナレッジ活用の促進を実現。