新型コロナウイルスの感染拡大の影響などを背景に、電子契約の導入が加速しました。しかしながら、有料・無料を問わずに数多くの電子契約サービスがリリースされていることもあり、「どの電子契約サービスを選ぶべきかに悩んでしまう」といったお声をよく伺います。

他方で、御社の業務に最適な機能や仕様をもったサービスを導入することで、主に契約締結業務を中心に、大幅な業務効率化を実現することが可能となります。

この記事では、電子契約サービスの概要や機能、比較すべき点、当社が厳選する3製品などを中心に、契約締結業務の電子化・デジタル化に有効な情報を解説します。

当社のお客様の導入事例を動画形式でも紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

電子契約サービスとは、電子契約を締結する際の一連のプロセスが、クラウド上で完結できるように形成されたサービスのことです。従来型の紙の契約書の場合、原本を作成後に相手に郵送し、署名・捺印の後に返送してもらう必要がありました。しかしながら、締結完了への時間的なロスが発生し、業務効率にも改善の余地がありました。

電子契約サービスは、サービス事業者が管理するクラウド上に契約書のデータをアップロードし、そこで署名を行います。政府をはじめ、幅広い業種・業態で採用されているため、今後の契約方法のスタンダードになりうる存在として注目されています。電子契約サービスを把握するに当たり、まず「電子サイン（立会人型電子署名）」と「電子署名（当事者型電子署名）」の違いを理解することが重要です。以下の記事で解説していますので、詳細はこちらからご覧ください。

電子契約サービス（電子サイン）の導入を実際に検討するに当たり、法的効力と有効性を確認しておきましょう。「電子契約とは？種類や仕組みのほか、電子契約と書面契約の違いを徹底解説！」の記事の中でも触れていますが、電子契約であっても紙の契約書同様に法的効力が認められていることになります。法律上も法務省の見解上も、電子契約だから法的拘束力がないということにはなっていません。

電子契約サービス（電子サイン）によって作成された契約の効力は、どのような法律や関連する政府見解で裏付けられているのか、資料にまとめていますので、併せて以下からダウンロードして確認ください。

電子契約サービスの導入によって得られるメリットは主に6つあり、自社のDXの推進・実現にもつながります。それぞれ機能を簡単に紹介します。

【電子契約サービス（電子サイン）のメリット】

契約書作成にとにかく時間がかかってしまい、事務部門の残業などにつながってしまうケースなどもあるのではないでしょうか？また、最新の帳票と過去のものを取り違えてしまい、トラブルにつながってしまうようなことも懸念されます。契約書の作成・締結にかかるリードタイムの短縮や、管理にかかる業務品質の向上を実現することが可能となります。

郵送してから先方に届くまでの時間がなくなり、早ければ5分以内に契約締結が完了することも可能です。取引先側でも、契約締結業務にかかる負担やリードタイムが軽減され、顧客満足度の向上につながります。

それまで書面契約に要していた印紙代や郵送代を削減できます。また、契約書を印刷する紙代や出力代の節約にもつながるほか、印刷や封入に必要であった人手が業務上必要なくなります。そのため、人件費を含めた大幅なコスト削減が期待できます。

契約書を紙で管理している場合、膨大な量の紙文書を適切に管理するのも、自社の固定費増加の一因になってしまいます。電子契約サービスのクラウド上での保管により、紙を削減して電子化の推進につながります。

テレワークやハイブリッドワークが推奨されているものの、契約書への押印業務が日々発生するので、そのために出社が必須にならざるを得ないといった状況はありませんか？電子契約サービス（電子サイン）の導入により、在宅勤務の遂行率を向上することにもつながります。

書庫や書棚での保管では、改ざんや保管漏れのリスク、情報漏洩の危険性もありました。しかし、電子契約はサーバー上に保管するため紛失のリスクがなくなり、コンプライアンス強化につながります。

一方で、電子契約サービスを利用する際には、いくつかの注意点を認識しておくことが必要です。以下の一例をよく理解し、事前に打てる対策や想定できるトラブルに対処できるように土台を作っておくことがポイントとなります。

【電子契約サービス（電子サイン）利用に当たっての注意点の一例】

紙の契約書の電子版というイメージから、あらゆる契約書が電子契約可能だと思っている人もいます。しかし、実際には法令により、電子契約不可の書類があることを忘れてはいけません。不動産売買・賃借の契約書をはじめ、いくつかの契約書は電子契約が認められていません。検討の際には、対象の契約書が電子契約として認められているかどうかを確認する必要があります。

以下の資料に一例を記載していますので、以下からダウンロードして確認ください。

電子契約導入に際して、社内と取引先との調整が必須であることも忘れてはいけません。電子契約導入前には社内の業務フローを見直すなどの動きが必要になります。

なお、取引先に対してアカウント発行を行うことで、取引先が同じサービスを導入していなくても電子契約は可能です。電子契約に移行することの通知と移行する時期、アカウントをいつ渡すかについての調整は事前に必要ではあるものの、依頼先に電子契約サービスを導入してもらう必要はありません。

電子契約サービス（電子サイン）は、さまざまなものが存在するため、以下の機能が備わっているかを選定時には確認しましょ。

【電子契約サービス（電子サイン）の機能】

署名が署名者本人によって書かれたことを証明するための本人証明と、署名済みの電子文書が改ざんされていないことを証明する機能となります。

電子署名が本人のものだと証明するために必要な電子証明書を発行する機能となります。

署名時刻や契約書の作成日時を記録する機能となります。電子署名に加えて、さらに強力な改ざんの対策となるため、コンプライアンス強化などの面に有効です。

期日を過ぎているものや、承認が長期に渡って止まっている場合に、通知をしてくれる機能となります。作業の漏れや停滞を防止し、契約締結業務の品質の向上につながります。

事前に承認ルートを設定することにより、業務や作業の進捗状況を可視化できる機能となります。業務の流れを「見える化」することが可能となります。

承認する取引先や、社内の関係者の連絡先をまとめられる機能となります。契約締結業務の場合、連絡先が多岐に亘るケースも多いため、活用することで業務の効率化につながります。

締結が完了した契約書をクラウド上に保管でき、また、過去に締結した分のファイルなどを検索できる機能となります。検索機能では、紙で保管した場合と比較してキャビネットなどから探し当てる手間がなくなり、必要な際に過去の帳票を効率的に閲覧・参照できます。

以上、6点の電子契約サービスの機能をご紹介しました。電子契約サービスによって他にも機能があるため、詳細を把握されたい方は、以下の資料をぜひダウンロードください。

実際に電子契約サービス（電子サイン）を比較・検討する際には、「PDFファイルが使いやすいか？」「操作性はシンプルか？」「はんこ画像を使いたいか？」「データ保管場所は国内でないとだめか？」など、いくつかのポイントがあります。自社にとって必要となる項目を整理し、具体的な検討を進めていくことが必要です。

選定・比較に当たってチェックシートを提供しているので、ぜひダウンロードして活用してみてください。

前章で比較の仕方を言及しましたが、最適な選び方を学ぶためには、実際の導入事例を知ることも有効な手段となります。当社のお客様の導入事例をインタビュー動画と共に掲載したので、導入のメリットをより詳しく知りたい方は、ぜひそれぞれ参照してみてください。

当社が提供するソリューション（Adobe Sign、DocuWorks Cloud Connector）を導入いただいた西村建設株式会社様の導入事例です。

建設業界・建築業界が抱える課題を解決するため、電子契約サービスとDocuWorksを連携したソリューションを活用されています。実際に取り組んだ際の様子と導入効果をお話いただいているので、以下の動画をぜひご覧ください。

同様に、電子契約サービスのソリューション（Adobe Sign、DocuWorks Cloud Connector）を導入いただいた阿部会計事務所様の導入事例です。

電子契約サービスとDocuWorksとの連携により、契約業務の効率化を実現されています。実際に利用した感想を中心にお話いただいているので、以下の動画をぜひご覧ください。

当社では、オフィス業務に関する幅広い知見を生かして、お客様の業務内容や業務環境に配慮しながら、最適な電子契約サービス（電子サイン）をご提案し、円滑に導入・運用するためのお手伝いをしています。

具体的には、以下の二点の付加価値を提供しています。

数ある電子契約サービス（電子サイン）の中から、自社に最適な種類を選び出すことは簡単なことではありません。

そのため、当社では、お客様の業務内容や業務環境に配慮しながら、最適な電子サインをご提案しています。「DocuSign」「Adobe Sign」「クラウドサイン」のオフィシャルパートナーとして、公平な立場で最適な電子サイン選びを支援します。

実際に電子契約サービス（電子サイン）を導入するに当たり、「スムーズに導入できるかどうか不安」といった印象はありませんか？当社では、導入前のトライアル環境構築、導入時の初期環境構築のほか、ご担当者様向けの教育メニューまでを完備し、円滑に導入・運用するためのお手伝いをしています。

さまざまな電子契約サービス（電子サイン）の中から１つを選ぶのは簡単なことではないと思います。そこで、当社がおすすめする３製品を厳選し、それぞれのサービスを紹介していきたいと思います。

DocuSignは、世界で最も多くの企業に採用される電子署名ソリューション「DocuSign eSignature」を使ったサービスで、DocuSign eSignatureは180か国以上、50万社以上で数億人に利用される電子署名のグローバルスタンダードです。DocuSign eSignatureは、セキュリティの高い暗号化標準、常時稼働の可用性（99.99x％）、完全な監査証跡を備えており、世界中の顧客がDocuSign eSignatureの信頼性の高いプラットフォーム上で日々機密性の高い取引を行っています。

主に以下の点が特徴となります。

仕様・価格：

本サービスはアドビ株式会社が提供する電子契約サービスである「Adobe Sign」をベースに富士フイルムビジネスイノベーション商品として、「ヘルプデスクによるサポート」「請求書発行」等を提供するクラウドサービスです。本サービスでは文書の送信から署名、保管までを完全デジタル化します。 どこにいても署名ができるため、契約や承認がわずか数分で完了できます。

主に以下の点が特徴となります。

仕様・価格：

クラウドサインは、「紙と印鑑」を「クラウドサービス」に置き換え、契約作業をパソコンだけで完結できる電子契約サービスです。依頼者は契約書をクラウドにアップロード、取引先が署名するだけで契約締結が可能です。日本の法律に特化した、弁護士監修の電子契約サービスで、さまざまな外部サービスと連携でき、取引先も使いやすく、多くの企業や自治体に活用されています。

主に以下の点が特徴となります。

仕様・価格：

電子契約サービスとは、電子契約を締結する際の一連のプロセスが、クラウド上で完結できるように形成されたサービスのことです。従来型の紙の契約書の場合、原本を作成後に相手に郵送し、署名・捺印の後に返送してもらう必要がありました。しかしながら、締結完了への時間的なロスが発生し、業務効率にも改善の余地がありました。

電子契約サービスの導入によって得られるメリットにて、自社のDXの推進・実現につながります。一方で、電子契約サービスを利用する際には、いくつかの注意点を認識しておくことが必要です。事前に打てる対策や想定できるトラブルに対処できるように土台を作っておくことがポイントとなります。

当社では、オフィス業務に関する幅広い知見を生かして、お客様の業務内容や業務環境に配慮しながら、最適な電子契約サービス（電子サイン）をご提案し、円滑に導入・運用するためのお手伝いをしています。

電子契約サービス（電子サイン）の検討に当たり、上記の通りに当社で支援させていただきますので、以下のお問い合わせフォームから、ぜひお気軽にご相談ください。

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