「報告・連絡・相談」は、企業に入社すると初めに教えらえれる基本的なこと。これは「情報共有」という一つの目的を達成するために教えられる重要な取り組みです。情報共有は円滑な業務運営だけでなく、従業員間や取引先とのコミュニケーションにも欠かせないもので、情報共有を目的としたITツールなどもたくさん開発されています。情報共有の重要性を理解していないと、業務運営に支障が出たり、業務の質や従業員の満足度が低下したりしてしまうでしょう。

当記事では、情報共有の重要性や組織内で情報共有という取り組みを定着させるための方法について解説します。最後には、情報共有を効率よく行なうのに最適なツールのご紹介もしていますので、ぜひ参考にしてみてください。

情報共有とは、その名の通り企業内で扱う情報を共有することを指します。情報といってもその内容はさまざまで、業務の内容や進捗状況、顧客との取引状況などのように多くあります。これら全ての情報を従業員間で共有することはあまりないですが、関係している必要な情報をしっかりと共有できていないと、後々問題が発生してしまう可能性が高くなるでしょう。

また、情報共有は問題の発生を防ぐために行なわれるだけでなく、業務の質を高めるためにも取り組まれるため、企業の運営を良質なものへとしていくためには欠かせない取り組みとして考えられています。

情報共有が適切に行われなければ、現場の従業員が持つ情報を経営層が知ることはできません。企業運営の方向性や重要な決断は全て経営層が行うため、適切な決断を下すためにも情報共有は必ず取り組まなくてはいけないことと言えるでしょう。

また、情報共有には「情報の主観的な側面をなるべく排除する」ことが重要です。特定の情報を必要とする人に、その情報を持つ人がマンツーマンで伝達した場合、そこには主観的な情報が入りやすいです。しかし、主観的な情報が入り込むと適切な判断がしにくくなってしまうため、状況にもよりますが、なるべく客観的な情報として共有していくことが必要です。

組織で情報共有することは、正しい情報を企業内で把握するために必要なものである旨を先で解説しました。その他にも、情報共有には多くのメリットがあるので、以下の内容を参考に情報共有のメリットを知って、組織で取り組む価値を確認してください。

【組織で情報共有するメリット】

情報共有が適切に行われれば、社員間のコミュニケーションが活発になります。コミュニケーションが活発になることで、業務の相互フォローやすれ違いの防止に繋がるでしょう。業務の質を高めていくためにも、社員間のコミュニケーションは欠かせませんので、情報共有によってコミュニケーションが活発化するのは大きなメリットと言えます。

また、社員間のコミュニケーションがしっかりと行われれば、孤立する従業員が減るだけでなく、一人の従業員に業務の負担が偏るような事態を避けることもできるでしょう。そうすることで、過労や離職を防ぐことにも繋がります。

情報共有が行われることで、業務を円滑に進めやすくなります。例えば、重要資料などの情報も共有ツールで把握しあうことができれば、何度も情報の確認をとる必要がなくなるでしょう。つまり、情報共有はムダな動きを減らせる重要な取り組みであるため、業務効率化・生産性向上が期待できるのです。

情報共有が適切に行われていると、業務に対する属人性を解消できます。新たな人材が登用された際でも、必要な資料やノウハウをすぐに入手することができるため、比較的教えやすい環境を構築することが可能です。また、合わせて人材育成に関する情報も共有できれば、新入社員がどの程度のことを覚えているのかを把握できるため、適切な業務量を任せられるでしょう。

情報共有は業務のスキルやノウハウが属人化しやすい企業ほど、メリットを発揮しやすいです。ノウハウを共有すること自体が簡単なことではありませんが、既存のスキルやノウハウを言語化して企業内で共有できれば、企業全体の知識・スキルの向上に繋がるでしょう。

特殊スキルを必要とする分野ほど、スキルは属人化しやすくて共有が難しいですが、IT技術などが発展し続けている昨今では、動画による共有などのさまざまな方法で共有できるので、方法次第では大幅なスキルの底上げが期待できます。

組織で情報共有をすること自体にデメリットは存在しません。とはいえ、取り組むうえで注意すべきポイントはいくつかあるため、以下で把握しておきましょう。

【情報共有に取り組む際の注意点】

情報共有が一般化していない企業では、取り組むこと自体のハードルが高くなりやすいです。しかも、従業員によっては一般化しても従ってくれない人もいるかもしれません。ある程度のルール作りをしても、適切に情報共有が行われないケースが想定される点には注意が必要となってくるでしょう。

また、情報共有は全ての情報を共有すればいいという訳ではなく、共有すべき情報とそうではない情報を区別できるようにしておかなくてはいけません。経理情報など余計な情報まで共有してしまっては、情報流出のリスクを伴うことになるでしょう。

情報共有は、企業という組織に属するまでは「当たり前」という認識があまりないことが一般的です。そのため、情報共有をすることに力を入れてきた企業でもない限り、共有の取り組みが定着しているケースは少ないでしょう。そのため、これから情報共有に力を入れていく企業は、まず組織に定着させる方法を知っておかなくてはいけません。以下の内容を参考に、定着させる方法を確認しておきましょう。

【組織に情報共有を定着させる方法】

何事も、取り組みを定着させるためには、当事者がその取り組みに対する目的や意義について理解しないと始まりません。取り組む価値を知ってこそ、高いモチベーションで取り組み続けるきっかけが生まれます。「ルールだからやりなさい」と言われるよりも、「こういった価値があるから一緒に取り組もう」と言われた方が、取り組む価値を見出せます。

そのためにも、情報共有を行なう意義や目的を改めて明確にしたうえで、従業員にその内容を伝えるようにしましょう。

情報共有は井戸端会議のようにシェアしていくものではなく、きちんとしたルールに基づいて適切な場を設け、そこで共有を進めなくてはいけません。そのため、情報共有をするうえでの仕組み・ルール作りはしっかり行うようにしましょう。

仕組みというと難しく考えてしまうかもしれませんが、簡単な方法として「チャットツール」や「Web会議システム」といったITツールの導入が挙げられます。共有した情報をデータとして残せるツールを利用することで、情報共有を効果的に行なえます。定期的に集まって情報共有の場を設けるのも良いですが、効率を重視するのであれば出来る限りWeb上で行なうことをおすすめします。

組織に情報共有を定着させるのであれば、仕組みづくりをして共有しやすい環境を構築することが重要です。ITツールはそういった環境の構築に役立つものが多く、導入するだけでも定着スピードのアップが期待できるでしょう。以下では、当記事でおすすめの、富士フイルムビジネスイノベーションが提供するツール４点をご紹介します。

【組織の情報共有におすすめのツール】

「オフィスあんしん365」は、マイクロソフト社が提供するMicrosoft 365サービスをベースに、富士フイルムビジネスイノベーションの提供する便利なメリットを追加しているクラウドサービスです。グループウェアとしてさまざまな情報を共有できるのが特徴で、「SharePoint Online」によるファイル共有や、「Teams」による円滑なコミュニケーションの実現など、情報共有をするのに効果的なものが十分に提供されています。

主にコミュニケーションの円滑化などを中心に、効率的な情報共有を実現できます。

仕様・価格：

「X-point Cloud」は、承認フローなどの効率化を目的に作られたワークフローシステムです。業務で発生するあらゆる非効率な部分を解決してくれるのが特徴で、稟議書などの紙書類を電子化することにより、大幅な業務効率化を実現することが可能です。

主にワークフローの効率化やスピード化を中心に、書類で稟議や合議などのやり取りを行っている場合、業務改善におすすめのツールとなっています。

仕様・価格：

「Working Folder」は、文書管理を目的としたクラウドストレージサービスです。いつでも好きな場所からアクセスできるクラウドストレージの特徴をそのままに、複合機や他のシステムと連携ができるように設計されているため、幅広く活用できるのが特徴となっています。スムーズにドキュメントなどの情報を確認できるため、スピーディーな情報共有が実現します。

テレワーク導入を検討している場合など、外部からいつでも必要な文書や資料を参照でき、情報共有ができる環境を希望する企業におすすめのツールです。

仕様・価格：

「FUJIFILM IWpro」は、既存システムや業務プロセスを1つのプラットフォームでつないで、ワンストップでDXやデジタル化を支援するクラウドサービスです。例えば、社内外のメンバーでリアルタイムに作業や業務の進捗状況を共有して業務上のコミュニケーションを効率化します。また、さまざまな手段で届く帳票を自動で取り込み・データ化して一元管理できることや、既存システム間をつなぎ、かんたん・シームレスに情報やデータを連携できるなど、DXやデジタル化を推進するうえでのよくある悩みを解決できます。 デジタル化したのに、依然として手作業が多く、手戻りや重複、ミスが減らないお悩みを抱えた企業におすすめのツールといえるでしょう。

リモートワークのように事務所で作業をするような形態をとっていない企業におすすめのツールといえるでしょう。

仕様・価格：

情報共有は企業運営を円滑に進めるために欠かせない取り組みの一つです。「報告・連絡・相談」という当たり前の行動がとれていれば簡単に実現するものですが、企業内においてはそう簡単にはいきません。情報共有をすることにメリットしかないにも関わらずなかなか定着しないのは、もとから情報共有をすることに対する意識がない方がいたり、規模が大きすぎて全体との共有が難しすぎたりといった問題があるからと考えられます。

そこで重要なのが情報共有の仕組み作りです。仕組みを構築できれば、情報共有が難しかった企業でも、効率よくスピーディーに情報共有がしやすくなるでしょう。仕組みを構築するうえでITツールは最も効果的な方法といえるため、ぜひ当記事でご紹介した4点のおすすめのツールをベースに、導入の検討をしてみてください。

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