DocuWorks 9.1

Xử lý tài liệu một cách thông suốt, từ chuyển giao cho đến tạo tài liệu, trình bày và lưu trữ.

Thúc đẩy khả năng hợp tác làm việc cũng như sử dụng thông tin đa dạng bất kể vị trí và thời gian.

DocuWorks là một phần mềm xử lý văn bản gồm bàn làm việc điện tử (DocuWorks Desk) và một trình xem (DocuWorks Viewer) để bạn xem và chỉnh sửa tài liệu trên màn hình máy tính.

DocuWorks Desk

Dễ dàng làm việc hơn với "Bàn làm việc điện tử" của DocuWorks

Môi trường làm việc được sao chép từ đời thực lên màn hình máy tính. Bạn có thể nhìn thấy trang bìa của các tài liệu cũng như tiến hành các hoạt động trực quan khác trên "Bàn làm việc điện tử" với các tính năng cực kỳ dễ sử dụng.

1. Folder areas (Phần thư mục)
2. Không gian tác vụ
3. (Keyword search) Tìm kiếm theo từ khoá
4. Large size document (A2) (Tài liệu khổ lớn (A2))
5. Binder (Bìa)
6. Container "Clear Folder" (Đồ đựng "Bìa trong suốt")
7. Container "Envelope" (Đồ đựng "Phong bì")
8. Secured documents (Tài liệu bảo mật)
9. Scanned documents (Tài liệu quét)
10. Task Toolbar (Thanh công việc)

Tái hiện "Bàn làm việc điện tử" lên máy tính

DocuWorks Desk hiển thị các tập tin DocuWorks xếp theo hàng như đang được đặt trên một bàn làm việc thật. Có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa như xếp chồng hoặc tháo ra dễ dàng.

Chia sẻ tài liệu trong các thư mục liên kết

Trong thư mục liên kết, bạn có thể thiết lập liên kết đến một thư mục trên mạng. Có thể tìm kiếm và kiểm tra, chỉnh sửa các tài liệu chia sẻ ngay trên DocuWorks Desk.

Quản lý thống nhất tài liệu điện tử cũng như tài liệu giấy

Khi chuyển đổi tài liệu điện tử được tạo bằng ứng dụng khác hay các tài liệu quét thành tài liệu DocuWorks, các tài liệu này sẽ được quản lý như một dữ liệu đơn nhất.

Quản lý chung các loại tài liệu đa dạng

Bằng cách sử dụng tính năng "Clear Folder" (Bìa trong suốt) và "Envelope" (Phong bì), bạn có thể quản lý thống nhất tài liệu DocuWorks và tài liệu PDF cũng như các tài liệu Office. Ngoài ra với tính năng binder (đóng sách) trong DocuWorks, có thể gộp nhiều tài liệu DocuWorks có liên quan đến nhau thành một tập mà vẫn giữ được định dạng các tập tin riêng lẻ.

Màn hình nhiều ô giúp thao tác nhanh chóng

Màn hình DocuWorks Desk làm việc có thể hiển thị thành 2 hoặc nhiều ô. Chẳng hạn như tách vị trí lưu trữ ra khỏi không gian tác vụ để dễ dàng di chuyển và lưu trữ tài liệu.

DocuWorks Viewer

Với DocuWorks, bạn có thể thực hiện các thao tác thường ngày với các tài liệu điện tử

Cho dù tài liệu đang sử dụng là tài liệu điện tử, bạn vẫn có thể chỉnh sửa với cảm giác hệt như tài liệu giấy.

1. Annotation toolbar (Thanh công cụ chú thích)
2. InfoView (Chế độ xem thông tin)
3. Mũi tên
4. Text (Văn bản)
5. Stamp (Tem)
6. Highlight (Đánh dấu)
7. Hộp bút chì
8. Notepad (Thẻ) Text (Văn bản)
9. Thanh trạng thái

Xem và chỉnh sửa tài liệu DocuWorks

Với trình xem DocuWorks Viewer, bạn có thể xem các tài liệu DocuWorks như đang đọc các tài liệu cầm trên tay. Có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa như chú thích, thêm hoặc xóa trang dễ dàng.

Xoay các tài liệu có chú thích

Có thể xoay, lưu và hiển thị các tài liệu có chú thích như tag, văn bản, đánh dấu, v.v…

Chuyển đổi màn hình hiển thị theo cách sử dụng

Ngoài khả năng hiển thị tài liệu thông thường, phần mềm có thể hiển thị tài liệu nhiều trang bằng cách cuộn chuột với tính năng "hiển thị trang liên tục", đồng thời có thể hiển thị các trang riêng lẻ của một tập tin tài liệu bằng cách dùng chế độ "hiển thị màn hình nhiều ô".

Đồng bộ hóa Viewer để việc kiểm tra tài liệu trở nên dễ dàng hơn

Bạn có thể xử lý đồng thời hai tài liệu DocuWorks. Do tài liệu trái và phải có thể được cuộn cùng một lúc nên việc kiểm tra sửa đổi sẽ dễ dàng hơn.

Từ "xử lý tài liệu" đến "cổng kinh doanh".
DocuWorks liên tục phát triển để giải quyết linh hoạt các quy trình công việc đa dạng.

Chuyển tài liệu

Chuyển tài liệu fax đã nhận trực tiếp đến DocuWorks

Tự động chuyển các tài liệu fax và tài liệu giấy quét trên thiết bị đa chức năng của FUJIFILM Business Innovation tới DocuWorks của riêng bạn. Bằng cách kết hợp tính năng "DocuWorks Tray 2^*" có khả năng phân phối tài liệu theo cách tương tự như hoạt động đặt tài liệu lên khay, người dùng có thể nhận được tài liệu một cách trực quan nhất.

• * Phần mềm tùy chọn

Gửi fax trực tiếp từ DocuWorks

Có thể gửi fax trực tiếp từ DocuWorks Desk. Người dùng không cần phải di chuyển đến thiết bị đa chức năng, cũng không cần phải in ra tài liệu giấy để gửi fax, góp phần làm giảm lượng giấy tiêu thụ.

Dễ dàng xử lý tập tin PDF

1. Chuyển đổi^* tài liệu PDF sang DocuWorks

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi tài liệu sang định dạng DocuWorks chỉ bằng thao tác kéo và thả.

2. Xem trước và xác nhận mà không cần mở tập tin PDF

3. Có thể "xếp chồng", "tháo ra" hoặc "xoay"^* tài liệu ở nguyên dạng PDF

Bạn có thể xoay tài liệu hoặc sắp xếp lại trang ở nguyên dạng PDF

4. Tạo tập tin PDF theo mục đích sử dụng

Bạn có thể dễ dàng tạo tập tin PDF theo mục đích sử dụng, chẳng hạn như PDF có mật khẩu hoặc PDF có watermark.

• * Một số tập tin PDF không thể chuyển đổi sang dạng DocuWorks để xem trước, chẳng hạn như tập tin PDF có bảo mật.

Thu thập và xử lý tài liệu

Không gian tác vụ

Không gian tác vụ là một tính năng mới được phát triển với ý tưởng là một bàn điện tử xách tay của riêng người dùng, để mang đến một không gian làm việc thoải mái hơn. Chúng tôi đã cải thiện đáng kể khả năng sử dụng của DocuWorks đối với các công việc thu thập và sắp xếp tài liệu, truy cập vào thư mục và chia sẻ với bên ngoài.

Thu thập tài liệu

Ngoài thư mục người dùng và các thư mục liên kết, bạn có thể dễ dàng sao chép các tài liệu từ Windows^® Explorer tới không gian tác vụ của bạn.

Chỉnh sửa

Bạn có thể trực tiếp mở và chỉnh sửa các tài liệu trong không gian tác vụ trên DocuWorks Desk.

Đồng bộ hóa

Chỉ cần nhấp vào biểu tượng để lưu toàn bộ tài liệu trong không gian tác vụ của bạn lên dịch vụ đám mây.

Xem/chỉnh sửa trên các thiết bị điện tử khác

Có thể truy cập vào các tài liệu trong không gian tác vụ được đồng bộ hóa với dịch vụ đám mây của bạn từ DocuWorks trên các thiết bị điện tử khác.

Lưu trữ và sắp xếp

Bạn có thể dọn dẹp các tài liệu trong không gian tác vụ và tìm nơi lưu trữ trước khi thu thập.

• Ghi chú: Dịch vụ ám mây tương ứng hiện tại không ược cung cấp.

Hộp bút chì

Trang bị tính năng "Hộp bút chì" để người dùng có thể nhanh chóng gọi ra các chức năng thường xuyên sử dụng cũng như các chức năng mới được sử dụng gần đây. Hộp bút chì sẽ bật lên gần con trỏ chuột trong quá trình chỉnh sửa, bạn không phải di chuyển chuột đến thanh công cụ, tránh làm gián đoạn công việc.

 Hộp bút chì

Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Bạn có thể chọn ngôn ngữ hiển thị màn hình trong số 7 ngôn ngữ^*1 khi cài đặt.
Ngoài ra, bạn có thể tự do lựa chọn ngôn ngữ OCR trong số 10 ngôn ngữ^*2.

Trực quan hóa/Phê duyệt công việc

Thanh công cụ tác vụ

Bạn có thể tuỳ chỉnh thanh công cụ tác vụ và đặt nó ở dưới cùng màn hình DocuWorks Desk. Đăng ký các chức năng và quy trình làm việc thường xuyên sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động.

 Ví dụ về Thanh công cụ tác vụ

Cải thiện hiệu quả của các công việc thường ngày

Đăng ký biểu tượng theo quy trình công việc. Công việc sẽ được tiến hành theo thứ tự của các biểu tượng trên thanh công cụ tác vụ, giúp loại bỏ những sai sót trong vận hành và nâng cao hiệu quả của các công việc thông thường.^*

• * Có thể đăng ký tối đa 20 tab.

Nắm được tiến độ công việc

Do con dấu vẫn còn nằm trên biểu tượng công việc sau lần thao tác cuối, bạn có thể nắm bắt tiến độ của mỗi công việc ngay cả khi đang thực hiện nhiều công việc song song.

Chia sẻ quy trình công việc

Có thể xuất/nhập các thông tin cài đặt thanh công cụ tác vụ. Nếu bạn chia sẻ cài đặt thanh công cụ tác vụ của mình với một nhóm, mọi người đều có thể tiến hành công việc theo cùng một quy trình ngay cả khi người phụ trách có thay đổi.

Tự do tùy chỉnh thanh công cụ tác vụ

Chỉ cần kéo biểu tượng phù hợp với công việc vào thanh công cụ tác vụ.

Stamp (Tem)

Ngoài việc sử dụng các loại tem tiêu chuẩn như tem ngày tháng, tem "Quan trọng", "Khẩn", "Duyệt" hay "Mật", bạn cũng có thể đăng ký các tem của riêng mình. Nếu bạn đăng ký các tem này trong thanh công cụ tác vụ để dán ở một vị trí xác định trước, bạn có thể dễ dàng thực hiện đóng dấu bằng cách nhấn vào biểu tượng thanh cụ tác vụ.

Bảo mật

Hỗ trợ các chức năng bảo mật như bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu và cấm in/chỉnh sửa.

Electronic Signature (Chữ ký điện tử) và Digital Certificates (Giấy chứng nhận kỹ thuật số)

Với tính năng DocuWorks Electronic Signature^*1 hoặc Digital Certificate^*2, bạn có thể thêm chữ ký điện tử vào tài liệu DocuWorks. Ngoài tên và ngày tháng, tính năng này còn giúp xác nhận xem người đã ký có hợp pháp không và tài liệu có bị chỉnh sửa sau khi đã ký.

• *1: Tính năng Electronic Signature (Chữ ký điện tử) của DocuWorks không sử dụng Digital Certificate (Giấy chứng nhận kỹ thuật số) do cơ quan chứng nhận phát hành.
• *2: Nếu bạn muốn sử dụng chữ ký điện tử có chứng nhận kỹ thuật số, bạn sẽ phải xin Giấy chứng nhận cá nhân người dùng từ một cơ quan chứng nhận, và chứng nhận tạm thời cũng như chứng nhận gốc của cơ quan chứng nhận đó.

Sử dụng khi đang di chuyển trên đường

Liên kết di động

Cung cấp^* ứng dụng miễn phí để xem và chỉnh sử các tài liệu DocuWorks trên máy tính bảng hoặc smartphone chạy hệ điều hành iOS và Android^TM.

• * DocuWorks Viewer Light (Android^TM/iOS).

Xác nhận \ Lưu trữ

Tìm kiếm/Gán thuộc tính cho các tài liệu PDF và DocuWorks

Có thể thêm các thông tin như tên khách hàng hay ngày giao hàng vào phần thuộc tính của tập tin DocuWorks và PDF, giúp thu hẹp và tìm kiếm các tập tin trở nên dễ dàng hơn.

Xem thuộc tính

Bằng cách sử dụng chế độ Xem thuộc tính, các tập tin DocuWorks và PDF có thêm thuộc tính này sẽ được lọc ra từ một lượng lớn tập tin và hiển thị trong không gian tác vụ.

• Ghi chú: Chỉ có thể gán giá trị thuộc tính cho tập tin PDF dưới dạng văn bản.

• Các điều kiện thuộc tính cũng được lưu trong cây thuộc tính.
• Các tài liệu có cùng thuộc tính sẽ được trích ra và liệt kê trong DocuWorks Desk.
• Có thể thêm và tìm kiếm thông tin thuộc tính đối với các tập tin PDF.

Xử lý tài liệu điện tử một cách hiệu quả bằng một khay điện tử

DocuWorks Tray 2 là một phần mềm tùy chọn DocuWorks giúp bạn xử lý tài liệu điện tử một cách hiệu quả.
Khay Docuworks được kết nối với thiết bị đa chức năng của chúng tôi và có khả năng sử dụng để cải thiện quy trình công việc.

Cho phép chuyển tài liệu qua lại giữa nhiều người dùng trong cùng mạng

Bằng cách tạo ra một cầu nối từ vị trí lưu trữ của DocuWorks Tray tới thư mục công cộng, tài liệu có thể di chuyển qua lại giữa nhiều người dùng một cách dễ dàng.
Chỉ cần kéo và thả tài liệu điện tử bằng cách sử dụng tiện ích khay, với cách thức giống hệt như đặt tài liệu giấy vào khay bình thường, chỉ có điều đây là khay điện tử.

Phân phối tài liệu giấy bằng cách sử dụng khay, tái hiện các công việc đời thực trong môi trường máy tính cá nhân. Thông báo tập tin đến bằng cửa số popup hoặc bằng biểu tượng để người dùng không bỏ sót bất kỳ tập tin nào.

Kết nối với thiết bị đa chức năng

Các bản Fax nhận được hoặc tài liệu giấy được quét qua thiết bị đa chức năng có thể được chuyển đổi sang tài liệu DocuWorks và đặt vào khay. Thông báo cũng chỉ có thể được gửi đến khay chứa tài liệu có thuộc tính được đăng ký^*. Ví dụ, chỉ có thể thông báo cho Phòng Bán hàng A về bản fax nhận được từ Công ty A. Do đó, giảm giấy tờ và tăng tính hiệu quả thông qua việc sắp xếp các nhiệm vụ.

• * Phiên bản 2.1 trở lên. Chỉ khi vị trí lưu trữ của khay là thư mục dùng chung trên Windows.

Giúp thực hiện công việc hiệu quả bằng cách quan sát tiến trình công việc một cách trực quan

iển thị lên màn hình toàn bộ khay liên quan đến nhiệm vụ hiện tại để xác định số lượng và tiến trình công việc cần xử lý ở mỗi bước một cách trực quan. Chức năng này cho phép bạn kiểm tra những phần đang bị tắc và khối lượng trong tiến trình công việc để tiến hành cải thiện một cách hiệu quả.