Chào đón văn phòng làm việc của tương lai
Chào đón văn phòng làm việc của tương lai
Giấy từng là vua trong mọi văn phòng.
Mọi bản thảo, tài liệu, kế hoạch, tệp tin, và chứng từ đều phải được in ra giấy.
Được truyền tay. Và lưu trữ.
Trên thực tế, các tủ chứa hồ sơ chiếm dụng rất nhiều diện tích văn phòng. Tất cả đều đầy ắp các tài liệu và hồ sơ giấy.
Nhưng công nghệ đang thay đổi điều đó một cách nhanh chóng.
Cũng như cách kỹ thuật số chiếm lĩnh thế giới giải trí, xã hội và cá nhân của bạn, nó đang dần chuyển đổi văn phòng hiện đại. Có thể thấy rõ nhất trong không gian của doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).
Các nghiên cứu mới đây cho thấy rằng có đến 65% nhân viên thích làm việc xa bàn đang dần trở thành một lực lượng lao động di động hơn. Điều đó là không thể nếu bạn vẫn chìm ngập trong các công việc giấy.
Điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính cá nhân là phương tiện bạn có thể truy cập thông tin bất cứ nơi nào. Các dịch vụ đám mây cho phép bạn lưu trữ thông tin mọi lúc. Và internet cho phép rất nhiều công việc có thể được tự động hoá.
Trước khi chúng ta tìm hiểu các vấn đề đó, hãy cùng nói đến việc giảm sử dụng giấy có thể làm được gì.
Việc chuyển đổi từ giấy sang kỹ thuật số tiết kiệm cho bạn thời gian và cả công sức dùng để tập hợp, sắp xếp, lưu trữ cũng như huỷ bỏ tất cả các tài liệu giấy.
Vì vậy hãy tạm biệt các ngăn tủ lưu trữ hồ sơ và máy huỷ giấy. Chào đón nhiều hơn các không gian làm việc mở.
Giảm sử dụng giấy giúp giảm chi phí mua hàng, thao tác cũng như gửi các tệp tin hoặc tài liệu giấy.
Sắp xếp và truy lục hồ sơ giấy cũng được xem là một việc mất thời gian. Trong cùng 30 giây cho việc cất giữ hồ sơ vào ngăn tủ, thì bạn đã có thể tìm được hàng tá các tập tin kỹ thuật số.
Giấy cũng trói buộc chúng ta vào văn phòng. Nhưng khi mọi thứ được lưu trữ trên đám mây hoặc trên máy chủ, bạn có thể truy lục thông tin với bất kỳ thiết bị nào bạn có. Mọi lúc. Mọi nơi.
Cuối cùng, tiến đến kỹ thuật số là bảo vệ môi trường. Giảm thiểu việc đốn chặt cây. Từ đó giúp giảm sạt lở đất.
Qua đó có thể dễ dàng thấy được những lợi ít của việc số hoá. Nhưng số hoá có thật sự dễ dàng? Chúng tôi đã xâu kết một quy trình gồm 8 bước để việc chuyển đổi sang quy trình tự động hoá được liền lạc hơn.
Bạn không cần làm tất cả cùng một lúc. Và bạn cũng không cần loại bỏ giấy ngay lập tức. Nhưng bằng cách thực hiện các bước đơn giản này, bạn sẽ giảm chi phí ngay lập tức, giải phóng nhân viên và làm cho bộ máy quản lý hiệu quả và di động hơn.
Bước 1
Điều đầu tiên là bạn cần xác định cách văn phòng đang hoạt động và cách mà bạn muốn nó hoạt động. Sau đó tìm phương pháp giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hoá quy trình làm việc.
Có thể bắt đầu từ cách công ty xuất hoá đơn hoặc tiếp nhận nhân viên mới. Tổ chức công việc, các quy trình xử lý và quy trình làm việc bằng kỹ thuật số sẽ giúp mọi người có những cập nhật giống nhau mà không cần in ra giấy.
Bước 2
Cùng nhìn vào cách khách hàng gắn kết với nhãn hàng và cách nhân viên của bạn tham gia vào quá trình chăm sóc khách hàng.
Có cơ hội nào cho việc giao tiếp qua mạng nhiều hơn không? Đơn từ và hoá đơn có thể được số hoá hoặc giản lược hay không?
Bạn có thể làm gì để giảm chi phí và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc?
Bước 3
Lập bản thảo hoặc sơ đồ cách bạn có thể tối ưu các công việc này, sau đó chia nhỏ quy trình thành những mục tiêu cần hoàn thành theo thời gian.
Đây cũng là thời điểm hợp lý để lắng nghe phản hồi từ nhân viên. Thay đổi lúc nào cũng mang đến một chút lo sợ. Đồng hành cùng nhân viên xuyên suốt quá trình cũng như giải thích rõ về việc tiết kiệm chi phí và thời gian để có được sự đồng thuận của mọi người.
Bước 4
Lúc này, bạn đã xác định được các công việc và quy trình làm việc mà bạn muốn thay đổi, hãy dành thời gian để tìm ra cách tốt nhất để thực hiện.
Hãy nghĩ về việc các quy trình tự động hoá này có thể được nắm bắt, chia sẻ, định vị và bảo mật như thế nào.
Bước 5
Tiến đến việc số hoá đầu cuối. Tại đây, bạn cần phải bảo đảm các hồ sơ nhạy cảm chỉ có thể được in ra bởi đúng người và đúng thẩm quyền để mọi người có thể yên tâm làm việc mà không cần lo lắng về việc mất mát các thông tin quan trọng.
Nếu doanh nghiệp của bạn vận hành đa quốc gia hay đa ngôn ngữ, bạn sẽ muốn tìm hiểu xem tự động hoá có thể tháo bỏ các rào cản ngôn ngữ như thế nào.
Bước 6
Kiểm định quy trình hồ sơ kỹ thuật số của bạn trên các thiết bị khác nhau, với các cách cài đặt kết nối khác nhau, và với các đơn vị khác nhau. Làm cho mọi người hiểu và nắm bắt được sự thay đổi là cần thiết.
Nghiên cứu cho thấy rằng 62% sự cố vi phạm dữ liệu là do lỗi người dùng, cao hơn rất nhiều so với 9% đến từ các nguyên nhân khác như mạng kém bảo mật và dữ liệu bị xâm nhập.
Bước 7
Bạn thấy thế nào? Đây là thời điểm tốt để lùi lại và đánh giá sự thay đổi. Khách hàng và nhân viên của bạn có tận dụng được quy trình tự động hoá không?
Ngoài ra, bạn có thể làm gì khác?
Bạn có thể sử dụng các công nghệ thông minh và các công cụ tự động hoá như thế nào để cải thiện cách nhân viên làm việc và cách khách hàng tiếp cận doanh nghiệp ở những khu vực khác?
Bước 8
Tái cải tiến và sáng tạo
Hãy nghĩ đến quy trình tự động hoá như một vòng tròn thay vì một đường thẳng. Bạn luôn có thể làm nhiều hơn thế. Hãy luôn cập nhật những gì đang diễn ra ở cách ngành công nghiệp và công nghệ khác, bạn có thể sử dụng tự động hoá để tạo ra các lợi thế cho doanh nghiệp.
Tương lai là kỹ thuật số.
Trong vài năm tới, chắc chắn sẽ có những cải tiến vượt bậc trong việc tự động hoá các quy trình làm việc. Chatbots, máy học, ra lệnh bằng giọng nói và các phân tích dự báo sẽ có những tác động đến việc tự động hoá quy trình làm việc.
Nhưng con người vẫn luôn là nhân tố trung tâm của các quy trình làm việc kỹ thuật số.
Bằng cách số hoá quy trình làm việc, bạn không thay đổi công việc bạn đang làm, mà chỉ thay đổi công cụ làm việc.
Bằng cách tiến đến văn phòng không giấy, bạn đang mở ra cánh cửa đi đến việc kinh doanh với ít phòng ban hơn, di động hơn và hợp tác hơn.
Tóm lại, tự động hoá quy trình làm việc đồng nghĩa với việc có nhiều sự tự do hơn.
Giải phóng khỏi rác thải. Giải phóng khỏi bàn làm việc. Giải phóng khỏi sự trùng lập. Giải phóng khỏi sự kém hiệu quả.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm chi tiết về việc chuyển đổi quy trình làm việc, chúng tôi rất hân hạnh được trợ giúp.
