Biến đổi văn phòng. “Hơn cả những gì mắt thấy.”
Biến đổi văn phòng. “Hơn cả những gì mắt thấy.”
Điều này nghe quen thuộc chứ?
Vâng, “Hơn cả những gì mắt thấy” không chỉ là một câu dễ nhớ từ phim ảnh, đó cũng là sự thật cơ bản về chuyển đổi số.
Nhưng trước khi chúng ta đào sâu vào những gì chuyển đổi số làm, chúng ta nên dành một chút thời gian để nhìn vào ý nghĩa của nó.
Nếu hỏi chuyển đổi số là gì với mười hai người thì bạn sẽ nhận được ngần ấy câu trả lời khác nhau. Không có gì sai với điều này cả. Trong môi trường kinh doanh phức tạp hiện nay, Chuyển đổi số thật sự khác biệt trong mỗi doanh nghiệp.
Một trong những định nghĩa đúng nhất mà chúng ta biết đến là từ nhà văn kinh doanh, Greg Verdino, người đã cho rằng “Chuyển đổi số xoá bỏ khoảng cách giữa những gì khách hàng kỹ thuật số mong đợi và kinh doanh truyền thống thật sự mang đến.”
Đối với thế hệ đã trưởng thành từ “sự tiện lợi của một cái nhấp chuột”, thì không thể quay lại việc tương tác kinh doanh chậm hơn và phức tạp hơn được.
Và cho dù doanh nghiệp của bạn là trực tiếp hướng đến khách hàng hay doanh nghiệp, thì những bài học tương tự vẫn được áp dụng. Cuộc chơi thay đổi và chúng ta phải tuân theo luật chơi mới.
Nhưng không có nghĩa là các CEO và CIO phải vội vàng nghĩ đến việc chuyển đổi chỉ trong một đêm. Chuyển đổi số cần một chiến lược kỹ càng, một sự thay đổi trong văn hoá hợp tác, một tư duy mở và một công nghệ đúng được xây dựng trên hết.
Trên thực tế, một nghiên cứu kinh doanh gần đây chỉ ra rằng “các quy trình không hiệu quả chiếm gần 20-30% doanh thu hằng năm.”
Chúng tôi đưa ra các chỉ số thống kê đó nhằm chỉ ra những điểm cần lưu ý khi bạn đưa doanh nghiệp theo hướng kỹ thuật số năng suất cao hơn.
Sự khác biệt của kỹ thuật số là gì?
Một trong những tranh luận chủ yếu của chuyển đổi số là một hệ thống lớn hơn cho dữ liệu công ty. Hãy hình dung về việc không còn những bực dọc trong việc tìm thông tin bạn cần. Giờ đây, nhân viên, ban quản lý và cả khách hàng đều có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng và hiệu quả thông tin họ cần thông qua kỹ thuật số.
Nhưng những lợi thế còn vượt xa hơn cả việc tìm kiếm dữ liệu. Thông qua việc sử dụng quy trình làm việc tự động và AI (Trí tuệ Nhân tạo), dữ liệu có thể được phân tích, làm rõ và xử lý hơn bao giờ hết. Máy in văn phòng cũng trở nên thông minh hơn bao giờ hết, cùng với việc dòng dữ liệu và thông tin liên tục được phân tích, bạn đang ở một vị trí với tầm nhìn bao quát cả chi phí và việc truy cập toàn hệ thống.
Thời gian để tăng trưởng
Số hoá và tự động hoá không chỉ đơn giản hoá việc quản lý quy trình làm việc, mà còn tạo ra nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn cho nhân viên.
Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian và khả năng cho việc mở rộng hơn cũng như tận hưởng việc quản lý thoải mái hơn.
Ít mối đe doạ dữ liệu hơn
Một trong những điều băn khoăn lớn của mỗi doanh nghiệp là bảo mật dữ liệu. Hãy hình dung với việc theo dấu dữ liệu có thể theo dõi và bảo vệ toàn bộ vòng đời tài liệu. Cho phép bạn nhìn thấy toàn bộ thông tin của từng tài liệu trong thời gian thực.
Bảo vệ tài liệu doanh nghiệp từ các mối hại bên ngoài là một việc. Nhưng còn lỗi người dùng thì sao?
Hãy hỏi bất kỳ ai đã từng thất bại trong việc cân bằng chi phiếu của họ và họ sẽ cho bạn biết về những gì đã xảy ra. Thông tin nằm sai cột, số liệu thì được ghi lại không chính xác.
Bằng cách tự động hoá quy trình làm việc bạn có thể tránh được những lỗi người dùng đơn giản này.
Thời gian chết là nguy hiểm
Khi doanh nghiệp của bạn chuyển đổi từ truyền thống, quy trình làm việc giấy tờ sang quy trình kỹ thuật số, xảy ra thời gian chết là không thể tránh khỏi.
Việc quan trọng là làm cho nhân viên thoải mái hơn với sự thay đổi và chọn công nghệ có thể cung cấp cầu nối giữa hệ thống cũ và mới mà không làm phân mãnh quy trình làm việc. Nơi tốt để bắt đầu cho việc chuyển đổi từ giấy sang kỹ thuật số là một chiếc Máy in Đa chức năng, có các giải pháp giúp bạn giảm thiểu thời gian chết, tối đa hoá năng suất và tăng biên lợi nhuận hoạt động.
Máy in văn phòng ngày nay nhiều hơn cả một chiếc máy sao chép, đó còn là một trong những yếu tố chính trong quá trình tự động hoá quy trình làm việc.
Cung cấp cho doanh nghiệp một công cụ có khả năng mở rộng, thân thiện người dùng và dễ truy cập để làm cho lực lượng lao động di động, tài liệu dễ truy cập và dữ liệu được an toàn.
Câu hỏi đặt ra ở đây là giải pháp tự động hoá quy trình làm việc nào phù hợp với quá trình kỹ thuật số của bạn?
Để trả lời, chúng tôi nghĩ rằng thật thông minh nếu bạn tự hỏi 3 câu hỏi đơn giản sau:
Nếu có gì sai thì sao?
Ngày nay có rất nhiều phần cứng văn phòng có thể tự chẩn đoán được vấn đề, cảnh báo cho bạn ngay cả trước khi chúng xảy ra. Quá tuyệt. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu những cảnh báo đó không có người đáp lại?
Việc bảo đám Máy in Đa chức năng của bạn luôn có một đội sửa chữa chuyên dụng là rất quan trọng.
Hãy luôn hỏi nhà cung cấp phần cứng: họ có thể có mặt nhanh như thế nào? Mất bao lâu để sửa chữa?
Tôi phải làm gì với thời gian chết?
Khi guồng quay của việc kinh doanh mỗi lúc một nhanh hơn, thời gian chết có thể gây bất lợi lớn cho doanh nghiệp.
ay mắn thay, lựa chọn một giải pháp đúng cho phép bạn giảm thiểu thời gian chết với các phân tích dự báo giúp đưa ra thời gian để xác định vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề gây mất thời gian.
Tôi phải làm gì với thời gian chết?
Tiến đến kỹ thuật số sẽ kiểm soát chi phí?
Có một lý do mà người ta gọi “chi phí” là điều mấu chốt. Kiểm soát chi phí và tạo doanh thu là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bằng cách chọn đúng đối tác để đẩy nhanh quá trình quá độ kỹ thuật số, bạn sẽ có thể giảm chi phí, nâng cao năng suất và cải thiện cách tiếp cận khách hàng cũng như việc duy trì nhân viên.
Có được chiến lược đúng đắn cùng với công nghệ kỹ thuật số tiên tiến cho phép doanh nghiệp mở khoá đến với vô vàn cơ hội cho việc cải tiến và sự đổi mới.
Chuyển đổi số không chỉ nhiều hơn những gì mắt thấy.
Mà còn giải phóng khỏi những việc không hiệu quả.
Giải phóng khỏi việc bội chi.
Giải phóng khỏi thời gian chết.
Và giải phóng khỏi văn phòng.
Nếu bạn muốn tìm thêm về các chi tiết cụ thể của việc chuyển đổi quy trình làm việc, chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
