Quy trình làm việc tự động: một hành trình đáng để trải nghiệm
Quy trình làm việc tự động: một hành trình đáng để trải nghiệm
Giấy đã có một hành trình lịch sử.
Từ khi được phát minh hơn 2.000 năm trước, giấy đã trở thành phương tiện chính để ghi chép, giao tiếp và lưu lại cách chúng ta làm việc.
Các nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng có đến 80% thông tin kinh doanh vẫn còn được giữ trên giấy. Nhưng chỉ số này đang thay đổi nhanh chóng.
“Giấy là xuất phát điểm tốt để bắt đầu nghĩ đến việc chuyển đổi bởi vì đó là điểm yếu của hầu hết mọi tổ chức.” John Mancini, Chủ tịch kiêm CEO, Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh.
Khi ngày càng nhiều các doanh nghiệp bắt đầu chuyển hướng từ giấy sang kỹ thuật số, chúng ta thấy được những hiệu quả to lớn mới và các cơ hội giảm chi phí đang mở ra.
Hãy cùng nhìn qua việc giảm lệ thuộc vào giấy và chuyển hướng sang kỹ thuật số có thể tác động tích cực đến doanh nghiệp như thế nào:
Tiết kiệm không gian.
Không doanh nghiệp nào muốn chi trả cho các không gian không được sử dụng đến. Bằng cách chuyển càng nhiều dữ liệu sang quy trình tài liệu kỹ thuật số, bạn sẽ loại bỏ được càng nhiều các không gian dùng cho việc lưu trữ.
Thay thế các núi giấy tờ bằng các không gian làm việc năng suất hơn.
An toàn trước những thảm hoạ.
Các thảm hoạ thiên nhiên như động đất, lũ lụt hay hoả hoạn bất khả kháng xảy ra. Chuyển sang Quản lý Tài liệu bằng đám mây giữ các dữ liệu quan trọng ra khỏi tầm ngắm của các mối nguy hiểm tiềm năng.
Dễ dàng chỉnh sửa.
Việc chuyền tay các tập tài liệu giấy để chỉnh sửa, thay đổi và cập nhật có thể gây nhầm lẫn. Các thay đổi bị thất lạc. Các chỉnh sửa cũng không được lưu ý. Phiên bản cuối cùng khó mà tìm được.
Tập tin kỹ thuật số cho phép bạn bảo vệ toàn bộ vòng đời của tài liệu cùng với việc theo dấu dữ liệu.
Dễ dàng tìm kiếm.
Chúng ta đều đã trải qua việc bấn loạn tìm một vài mẩu tin bị thất lạc. “Urrgh..thật bực bội!”
Các tài liệu kỹ thuật số không chỉ dễ dàng lưu trữ và truy xuất, mà còn ngăn chặn được đa số các mối nguy hại vật lý.
Tránh khỏi việc bị theo dõi.
Một trong những vấn đề lớn của việc in các thông tin quan trọng ra giấy là không được bảo mật. Cất giữ trong các ngăn tủ mà không được khoá. Đặt nhầm giấy tờ trong máy in hoặc trên bàn làm việc.
Sự thật là giấy không an toàn trước những đôi mắt tò mò.
Bằng cách số hoá thông tin, bạn có thể quan sát và kiểm soát chính xác ai là người truy cập các thông tin quan trọng.
Chia sẻ nhiều hơn.
Như đề cập ở trên, việc chia sẻ tài liệu giấy là dễ dàng. Thật sự, quá dễ dàng.
Việc số hoá tài liệu giúp lưu giữ tất cả các bản chỉnh sửa cùng một nơi. Và chỉ cho phép người có quyền được thay đổi. Điều này không chỉ tăng cường bảo mật, mà còn đơn giản hoá quy trình làm việc.
Tiết kiệm hơn.
Đây là lợi điểm mà mọi doanh nghiệp có thể đồng tình. Cho dù là tiết kiệm toàn bộ các sản phẩm giấy vật lý, cải thiện năng suất, bảo vệ dữ liệu hay cải thiện quy trình làm việc thì cũng đều đồng nghĩa với việc kiểm soát đáng kể các chi phí cho doanh nghiệp.
Những lợi thế của việc số hoá là rõ ràng. Nhưng nó có thật sự dễ dàng?
Câu trả lời là dễ và không dễ.
Không ai nói bạn cần loại bỏ 100% giấy. Hoặc bạn nên số hoá tất cả cùng một lúc.
Cho dù doanh nghiệp của bạn đang bắt đầu quá trình kỹ thuật số hoặc đã tự động hoá phần lớn quy trình quản lý thì đều cần cân nhắc vài điều.
Tự động hoá là việc thử nghiệm và sai sót.
Trước đây, chúng ta đã bàn về tầm quan trọng của việc theo dõi và đánh giá những nhiệm vụ mà bạn chọn để số hoá. Và tạo ra thay đổi trong suốt quá trình. Điều quan trọng là phải luôn linh hoạt. Để học từ những sai sót. Và để tạo ra sự thay đổi.
Số hoá là một hành trình. Không phải một việc tải về nhanh chóng.
Luôn cởi mở trước phản hồi.
Một phần lớn trong việc học từ những lỗi sai là thừa nhận những lỗi sai đó. Có được văn hoá hợp tác, cởi mở và trung thực cho phép doanh nghiệp thừa nhận và rút ra bài học từ những thất bại.
Ưu tiên cho các công cụ của việc chuyển đổi.
Tất nhiên để đi đến thành công, bạn cũng cần trang thiết bị phù hợp. Điều đó có nghĩa là bộ phận quản lý cấp cao và bộ phận IT phải luôn ưu tiên cho công nghệ.
Không thể lãnh đạo việc chuyển đổi số bằng những công cụ lạc hậu.
Khi công nghệ được ưu tiên hàng đầu nó sẽ gửi tín hiệu đến đội ngũ nhân viên rằng công ty cam kết với sự chuyển đổi.
Chuyển đổi từ cấp cao.
Điều quan trọng không kém là có những thành viên thích hợp để dẫn dắt việc chuyển đổi. Những người điều hành cần được đào tạo về chuyển đổi số, những lợi ích, cách lập kế hoạch cho việc chuyển đổi và những gì cần từ công ty để thành công.
Mặc dù dành chỗ cho các sai sót là quan trọng, nhưng có vài điểm chúng ta cần lưu ý khi dẫn dắt quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Đừng dựa trên các nghiên cứu lỗi thời.
Trải nghiệm khách hàng thay đổi cũng nhanh như công nghệ hỗ trợ nó vậy.
Hãy chắc chắn rằng bạn không theo những phương thức hợp tác cũ hay cách quản lỹ khách hàng cũ. Có những nghiên cứu trải nghiệm người dùng hiện tại là vô cùng giá trị cho doanh nghiệp trong việc tìm cách cải thiện các dịch vụ kỹ thuật số thông qua việc hiểu người dùng của họ là ai và đang tìm kiếm điều gì.
Đừng vội vàng.
Vâng, chúng ta đã nói ở phần trước rằng phải hoà nhập và linh hoạt. Điều đó vẫn đúng. Những gì chúng ta đang nói ở đây là có một kế hoạch chiến lược rộng lớn hơn. Thay vì gấp gáp số hoá bộ máy quản lý, hãy lùi lại một bước để thấy các tác vụ và quy trình nào sẽ có lợi nhất từ số hoá.
Có thể không phải những thứ bóng bẩy như AI hay các phân tích big data, nó có thể là hoá đơn hay hoạch định. Hãy nghĩ về những gì doanh nghiệp cần chứ không phải những gì bạn nghĩ doanh nghiệp muốn.
Quan sát trước khi chuyển hướng.
Một lần nữa, điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng thay đổi có thể sẽ khó khăn. Khi bạn chuyển hệ thống cũ sang các giải pháp kỹ thuật số tiên tiến, hãy đảm bảo sự thay đổi không gây ra bất kỳ sự ngưng trệ nào hoặc làm phân mảnh không gian làm việc.
Sự chuyển đổi sang số hoá là không thể tránh khỏi. Bằng cách chuẩn bị cho doanh nghiệp một văn hoá đúng, một chiến lược hợp lý, và khả năng tiếp nhận thử nghiệm và sai sót, bạn có thể tận hưởng một quy trình chuyển đổi số thành công.
Và từ việc chuyển đổi số thành công cho đến văn phòng không giấy sẽ dẫn đến nhiều hơn nữa những điều mà nhân viên, người dùng và các đối tác thật sự mong muốn.
Tự do hơn.
Hiệu quả hơn.
Và nhiều thành tựu hơn.
Nếu bạn muốn tìm thêm về các chi tiết cụ thể của việc chuyển đổi quy trình làm việc, chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
