3 mẹo đơn giản để quản lý thiết bị cho SMB
Thế nào là quản lý thiết bị?
Quản lý thiết bị là việc triển khai, vận hàng, và bảo trì hiệu quả các thiết bị trong tổ chức của bạn, từ máy in đến điện thoại thông minh. Là tối đa hóa giá trị mà các thiết bị này đem lại cho doanh nghiệp, từ chức năng, độ tin cậy, tính khả dụng hoặc bảo mật.
Quản lý thiết bị không hiệu quả sẽ gây hậu quả lớn về sau và làm lãng phí thời gian quý báu của nhân viên. Ví dụ, nếu một máy in ngừng hoạt động, nhân viên có thể phải đợi hàng giờ để thiết bị được sửa xong mới có thể tiếp tục công việc.
Vì sao các SMB bắt đầu khám phá cách quản lý thiết bị thông minh
Với doanh nghiệp có khoảng 750 nhân viên phải dành 3,700 giờ chờ đợi nhân viên IT hỗ trợ dàn máy in, bạn sẽ thấy hiệu quả rõ ràng từ việc quản lý trên diện rộng.
Bạn không phải tự mình làm tất cả, biết đâu chức năng quản lý thiết bị tự động có sẵn trên hệ thống sẽ giúp bạn khai thác tối đa phần cứng của minh.
Dưới đây là 3 cách để bước đầu cải thiện hiệu quả việc quản lý thiết bị hiệu quả:
Lập sơ đồ môi trường thiết bị
Để quản lý thiết bị hiệu quả, bạn cần hiểu thiết bị nào đang được dùng trong doanh nghiệp mình và vấn đề hay gặp nhất là gì. Ví dụ, máy in có thường xuyên kẹt giấy không? Và phòng ban nào sử dụng nhiều giấy nhất?
Bạn cũng cần xem xét đến trải nghiệm của nhân viên và quy trình mà thiết bị cho phép. Điều này giúp bạn tập trung nỗ lực và phân bố nguồn lực hiệu quả hơn.
Giám sát thiết bị tập trung
Giám sát tập trung nghĩa là có thể xem nhanh trạng thái của tất cả thiết bị của bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin có được để hành động giúp tăng hiệu quả, ví dụ ưu tiên các công việc nhất định hoặc thay đổi vị trí của các thiết bị để quản lý nhu cầu tốt hơn.
Sẽ thế nào khi thiết bị in của bạn chạy không ổn định? Đối với công ty luật hoặc bảo hiểm khi cần in các tài liệu bảo mật gấp rút cho dự án mà gặp trục trặc in ấn hoặc máy đang bảo trì thì thật là thảm họa. Bạn cần biết trước kế hoạch bảo trì để xác định lỗi hoặc hỏng hóc tiềm ẩn, để bạn dự đoán và giải quyết trước khi nó xảy ra.
Ví dụ: EP-BB kích hoạt dịch vụ hỗ trợ thông minh từ xa, chủ động cảnh báo FUJIFILM Business Innovation về các vấn đề hiệu suất có thể xảy ra, mức mực in và dữ liệu máy quan trọng. Điều này giúp các thiết bị FUJIFILM Business Innovation của bạn hoạt động ở mức hiệu suất tối ưu và đảm bảo luôn sẵn sàng khi bạn cần.
Và vì FUJIFILM Business Innovation tự động thông báo trước cho bạn khi cần bảo trì nên sẽ giảm bớt gánh nặng cho bộ phận hỗ trợ IT và giúp thiết bị bạn hoạt động bền hơn.
Kiểm soát truy cập vào máy in và thiết bị
Các giải pháp quản lý thiết bị hiện đại như các giải pháp cung cấp bởi FUJIFILM Business Innovation, cũng có khả năng thay đổi đặc quyền truy cập cho các thiết bị khác nhau, để giúp quy trình làm việc luôn linh hoạt. Ví dụ nhân viên có nhu cầu in tăng cao ở một máy cụ thể, thì điều này có nghĩa là bạn có thể cho nhân viên quyền truy cập để in ở máy không cần xác thực.
Bằng cách thực hiện các bước này, bạn có thể quản lý tốt hơn và giảm các chi phí liên quan đến thiết bị.Hơn tất cả, hệ thống của bạn dường như đã được trang bị chức năng bạn cần, chỉ là việc áp dụng nó đúng cách hay không; chứ không cần đến một giải pháp đắt tiền, riêng biệt.
Nhân viên cũng có vai trò riêng. Mặc dù các bước công nghệ hóa này cũng quan trọng, nhưng nhân viên cũng cần thay đổi phong cách làm việc. Cần khuyến khịch họ chủ động dùng thiết bị tích cực hơn, như việc tự báo cáo các lỗi hoặc tiêu hao vật tư.
Bạn sẵn sàng tìm hiểu FUJIFILM Business Innovation sẽ giúp bạn quản lý thiết bị như thế nào chưa?
