既存のMicrosoft Excelファイルをファクス宛先表ツールで利用したい
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Microsoft Excel（以降Excelと表記します）で作成されたアドレスデータを、「ファクス宛先表ツール」に読み込み、ダイレクトファクス用の宛先表として利用します。
設定の流れ
- Excelファイルを準備する
- ExcelファイルをCSVファイルとして保存する
- ファクス宛先表ツールでの読み込み項目を設定する
- ファクス宛先表ツールでCSVファイルを取り込む
- 宛先表の表示項目を変更する
商品によって一部表示や操作が異なる場合があります。
Excelファイルを準備する
次のようなアドレスデータが入力されたExcelファイルを用意します。
宛先表の表示項目に読み込むデータ列を決定します。
A列を［所属1］、B列を［名前］、C列を［ふりがな］、D列を［番号/アドレス］に読み込む設定を例に説明します。
注記［名前］と［番号/アドレス］は、読み込み必須データです。
引き続き、ExcelファイルをCSVファイルとして保存するを行います。
ExcelファイルをCSVファイルとして保存する
ファイルメニューから［名前を付けて保存］をクリックします。
保存先とファイル名を指定し、［ファイルの種類］で［CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.CSV)］を選んで［保存］をクリックします。
注記保存したCSVファイルを再度Excelで編集する場合、先頭の0が削除される可能性があります。
保存したCSVファイルを閉じます。
引き続き、ファクス宛先表ツールでの読み込み項目を設定するを行います。
ファクス宛先表ツールでの読み込み項目を設定する
保存したCSVファイルのデータ項目と順序を指定し、読み込み形式に登録します。
ファクス宛先表ツールを起動します。
補足あらかじめファクス宛先表ツールをインストールする必要があります。詳しくは、ファクス宛先表ツールをインストールするを参照してください。
［ファイル］＞［環境設定］＞［CSV読み込み項目］をクリックします。
［新規登録］をクリックします。
CSVファイルのデータ項目を左の［選択可能な項目］から選び、［追加］ボタンをクリックして、右の［読み込む項目］に移動させます。
［読み込む項目］で項目を選び、［上へ］/［下へ］ボタンをクリックして、CSVファイルのデータ順序と一致させます。
の方向で、順序を一致させてください。任意の名前を［読み込み形式名］に入力し、［OK］をクリックします。
［OK］をクリックします。
読み込み形式名「取引先」として登録されました。
引き続き、ファクス宛先表ツールでCSVファイルを取り込むを行います。
ファクス宛先表ツールでCSVファイルを取り込む
［ファイル］＞［新規宛先表］をクリックします。
［ファイル］＞［読み込み］から、登録した読み込み形式名を選びます。
保存したCSVファイルを指定し、［開く］をクリックします。
読み込み形式の設定どおり、CSVファイルデータがファクス宛先表ツールに取り込まれます。
［ファイル］＞［名前を付けて保存］をクリックします。
保存場所とファイル名を指定して［保存］をクリックします。
補足保存される宛先表ファイルの拡張子は、「.fxt」になります。
宛先表の表示項目を変更する
必要に応じて、宛先表に表示する項目や順序を変更できます。
［表示］＞［表示項目の設定］をクリックします。
表示を変更したい項目を選び、目的に合わせ、［追加］/［削除］/［上へ］/［下へ］ボタンをクリックし、［OK］をクリックします。
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