当社は全国8カ所の大型商業施設を対象に事業を行っていますが、昨今のインフレ経済に伴うコスト増、デジタル社会の浸透や拡大、また商業施設を訪れるお客様の消費行動の変化など、将来のビジネス環境の大きな変化を見越して対応していくことが求められています。そのために、まずは自分たちの業務を変革しなければならないと考え、2022年からBPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）の取り組みを始めました。社内のムリ・ムラ・ムダを生む非効率な業務や作業を減らすことで、より価値の高い業務に時間を割くための「余白を作る」ことを目指したのです。
そして、業務の棚卸しにおいて課題の洗い出しを進める中で見えてきたものの一つが、社内における各種申請・決裁業務の非効率性でした。例えば、事業拠点から本社に対して修繕工事の申請を行う場合、まず事業拠点で申請書をExcelで作成し、それを紙に印刷して押印したものをPDF化してメールで本社に送ります。本社ではそれを再び紙に印刷して審議者・決裁者に回付して決裁を取得した後、紙の決裁書をPDFにしてメールで申請元の事業拠点に送り、拠点でそのPDFを社内の共有フォルダに保管する、といった紙とデジタルが混在する非効率な業務プロセスでした。
またそれと同時に、Excelファイルの申請書の管理・検索の手間、管理フォルダや管理ファイルの更新・管理ノウハウの属人化、また多岐にわたるプロセスや手作業が招くヒューマンエラーといった問題も見えてきました。

kintoneの導入を進める上では、ユーザー社員がスムーズに扱えるように「これまでのワークフローをいかにkintoneで実現するか」に知恵を絞りました。また、kintoneの活用を前提に決裁管理や契約管理等のプロセスや業務を改善することへの社内理解の醸成や、システムでの具体的な実現に注力しました。富士フイルムBIジャパンのエンジニアの方には提案段階から参画いただき、各関係部門と定期的にミーティングを行い、認識の齟齬が出ないよう実際の画面を見ながら進めていき、難しい要件に対しては、実現範囲を明確にした上で、アジャイル方式でフィードバック・レビューを繰り返し行い具体的な内容に作り込んでいきました。難しいお願いにもしっかり耳を傾け、迅速かつ的確に対応してくれるなど、期待を上回るサポートのおかげで、当初の予定通りに運用を開始することができたのです。社員向け運用説明会の企画・実施についても、富士フイルムBIジャパンに力を貸してもらいました。
運用開始から1年弱がたちますが、ほぼすべての決裁や押印の申請がkintoneに集約・デジタル化され、1カ月当たり約200時間の工数を削減することができ、予想以上の効果を実感しています。社員からも「紙とデジタルが入り交じり煩雑だった作業がkintoneに一本化され、とにかく楽になった」「システム上で進捗が確認できるようになり、プロセスも短縮されて決裁のスピードも速まった」といった声が上がっています。以前なら決裁権者が出張している間は、申請書がデスクで寝ているといったこともありましたが、今では紙でのやりとりが不要になったため外出先でも社内ネットワーク環境下であれば決裁が可能になり、ボトルネックが解消されました。また、テナント様との契約期限が近づいた際などに発出するアラートの自動化によって申請漏れなどのヒューマンエラーを防いだり、過去案件のデータの検索性や可用性が高まったりといったメリットもあります。
単なる業務効率化にとどまらず、さまざまな情報がkintone上に蓄積されることで、ノウハウなどの属人化が解消され、暗黙知から形式知、そして組織知・全体知として共有される、業務自体の品質が向上していく、変化に対応する新しい価値創出につながっていくという、バックエンドDXで描いた“未来の姿”も見えてきました。

業種の違いを問わず、当社と同様に本社と遠隔地にある事業拠点の間で、紙ベースで業務を回している企業であれば、kintoneによるワークフローシステムはおすすめできると思います。

今回、社内にある申請業務の約8割はkintoneのワークフローシステムに載せることができました。残りの2割についてもデジタル化を模索し、さらなる効率化を目指したいと考えています。kintoneについては、プラグインによる機能拡充や、APIを通じた他のSaaSとの連携拡大を期待しています。kintoneのおかげで、社内業務を支えるバックエンドDXはかなり進んだ手応えがあります。今後は、事業や収益の拡大に直結する顧客接点価値の向上につながる攻めのDXにも挑戦していきたいですね。
富士フイルムBIジャパンには、ワークフローシステムの改善フェーズに入った現在も、手厚いフォローをしてもらっていることに心から感謝しています。これからも引き続き当社の業務プロセスの改善への支援をお願いします。