正しい業務手順、判断基準をいつでもどこでも
Manual Weaver
業務マニュアルや規程の作成から管理、閲覧までをトータルに最適化し、
業務リスクの抑制や業務品質の向上、組織のガバナンス強化を実現
概要
業務マニュアルや作業手順書などの作成から活用までをトータルにサポートするナレッジマネジメントシステム
一般に、業務プロセスや手続き、手順などを説明する「規程やマニュアル」は、ページ数が多いうえ、法改正のたびに更新する必要があり、作成・管理に膨大な工数がかかります。
また、説明責任や立ち入り監査などに対して迅速な対応が求められるものの、必要な情報にすぐ辿り着けるようまとめるのは困難でした。
Manual Weaverは、業務マニュアルや規程などの標準化を促し、作成・改訂、承認・管理・公開、閲覧・活用までを一気通貫で効率化します。
特長
作成・改訂
文書を部品単位で扱い、共有やテンプレート化が可能。文書の共同編集や再活用が促進できる
文書を部品単位で扱うシステム
Manual Weaverは、文書内コンテンツを細かく部品として扱えるようにする文書の構造化・活用ソフトウェアです。コンテンツを部品（編、章、節などの階層要素や、注意書き、画像、表、箇条書きなどの文書要素）として認識し、自動的な項番付与、レイアウト統一をシステムが行い、効率よく標準化が促進できます。
部品の共有やテンプレート化が可能
階層要素や文書要素などを「共有部品」として登録でき、複数箇所から流用可能。登録した元部品を修正すれば参照先も自動で修正され、修正漏れを抑止できます。また、部品はテンプレートとして登録することも可能です。テンプレートはボタン操作で簡単に挿入できます。
文書の共同編集や再活用を促進
文書を編や章といった部品単位で扱えることから、1つの文書を複数の部署や作業者で担当を振り分け、同時に編集することも可能です。検索や修正も部品ごとに行え、度重なる改訂にもスムーズに対応できます。
Word文書からの変換がスムーズ
Microsoft Wordで仕上げた規程やマニュアルから、テキスト、表、画像などの構成要素を取り出し、スムーズに変換できます。
Word文書から貼り付けたデータに対して、段落ごとに「箇条書き」「見出し」「囲み枠」といった構造を後から付与。過去の資産を活かしながら、構造化文書ならではの「部品単位での管理や活用」を可能にします。
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承認・管理
視新旧対照表の自動作成や、承認依頼を通知できる
改訂管理も部品単位で一元化
章、節などの部品単位でデータおよび改訂情報を一元化できるほか、さまざまな管理機能を提供します。
- 編集排他制御
- 改訂・承認アクセス権設定
- 承認設定・管理
- 非公開・公開の設定
- 履歴・過去バージョン管理
- リリース版の管理
- バージョン間差分比較～表示
- 編、章、節、などの階層単位の追加
新旧の差分表示が可能(新旧対照表)
新版と旧版における違いなど、比較したいバージョンを複数選択して、変更点を確認できます。比較した内容はダウンロードしてWordで確認することも可能です。
承認依頼をメール通知
依頼者から承認者へ承認依頼のメールを通知できる機能を用意しました。メールには該当編集単位へ直接アクセスできるURLを付けることもできます。
スピーディーに公開
前回変換したコンテンツと今回修正したコンテンツの差異を抽出し、その部分だけHTMLやPDFに変換する「差分変換機能」を搭載。すべてのデータを対象にWeb変換するよりも処理にかかる時間を短縮でき、スピーディーな公開を促します。
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閲覧・検索
必要な情報にすばやくアクセス。モバイル端末からの閲覧ができる
必要な情報にすばやくアクセス
自動生成される各種見出しにピンポイントで検索・閲覧できる他に、トップページに設定できるショートカットリンクや業務ナビゲーションにより、閲覧者は必要な情報にすばやくアクセスできます。
- 全ブックの見出し一覧・索引からのアクセス（目次一覧・五十音索引・図目次など）
- 本文内から他箇所へのピンポイントリンク、文書改訂後もリンク継承
- 節、条など細かな部品単位での検索
- トップページのショートカットリンクや業務ナビゲーション
- 一意の見出しURLに他システムからアクセス
- 閲覧・検索ランキングからのアクセス
対象を絞り込んだ検索
様々な絞り込み検索や結果表示により、検索結果のノイズを減らすことができます。
- キーワードが多い順、目次順の検索結果表示
- 全ブック横断、ブック、編などの検索範囲の絞り込み
- 本文のみ、タイトルのみ、添付ファイルのみ、タグ(属性)に絞った検索
- 本文だけでなく、添付ファイル、図形、動画なども検索可能
辞書機能による高い検索性
辞書に複数のキーワードを事前登録することで、検索文字の日英表現や同義語、業界/会社独自の語句の表記ゆれを吸収でき、検索漏れを防げます。
[ 登録例 ]
表記ゆれ
（送り仮名）「振込」「振り込み」
（カタカナ表記）「マネーロンダリング」「マネーローンダリング」
日英表現
「カード」「card」「CARD」「Card」
同義語
「投信」「投資信託」
モバイル端末での活用が可能
Manual Weaverは、iPhone/iPadからの閲覧や検索が可能です。時間や場所にとらわれない「働き方改革」の推進に貢献します。
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導入効果
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抱えている課題
- どの情報が最新かわからない
- 必要な情報を探し出せない
- イントラページからマニュアルへリンクされていない
- 社内だけでなく、現場でもマニュアルを閲覧したい
- 検索でヒットした文書のどこが該当箇所かわからない
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Manual Weaverでの提供価値
- 最新の承認済データのみを閲覧
- 目的や業務シーンに応じたインデックス
- イントラページや社内システムとの相互リンク
- PC/pdf(紙)/ipad用に最適化されたレイアウト
- 検索結果からピンポイントで本文を表示
導入効果
- 正しい事務手順、基準、必要情報へのアクセス精度向上による業務品質向上
- 外部システムとの連携によるコンテンツ閲覧活用の拡大
- 閲覧の効率化によるお客様対応スピードの向上
- 多様化する働き方でもマニュアル活用が可能
-
抱えている課題
- 改訂時に項番がズレて、修正に手間がかかる
- レイアウト調整に工数がかかる
- 本文内のリンク設定が改訂時にリンク切れとなる
- 特定語句をすべて修正したいが漏れが発生
- 過去バージョン・履歴管理がない
- 新旧差分を比較したいが、作成に時間がかかる
- 一括で同じ修正をしたいが、改訂漏れが発生する
-
Manual Weaverでの提供価値
- 項番の自動付与
- レイアウトの自動統一
- 改訂時にリンク参照が継承
- 特定語句の一括置換
- ブロック単位での履歴管理
- 新旧対照表の自動作成
- 情報ブロックの共有利用(一括で更新反映)
導入効果
- 作成コンテンツの標準化促進
- 改訂業務の品質向上
- 改訂漏れの抑制
- 統一された改訂管理環境の整備
マニュアル作成側の改善効果
マニュアルの品質向上と統一化の実現
- 各自が勝手にブラッシュアップしていた「自己管理」から、部門としての「共通改訂管理」ができるようになった。(ローカルルール・個人ルールが廃止できた)
- 拠点単位でマニュアル内のレイアウトやルールがばらついていたが、自動的に統一スタイルになり、構成の統一も図れた。
- 拠点ごとの講師用マニュアルも今後格納し、教育内容も統一することで、教育工数の削減と育成期間の短縮を図る。
マニュアル閲覧側の改善効果
オペレーター応対品質の標準化の実現
- カラー、アイコン、スタイル、構成が統一され、非常に見やすく、わかりやすくなった
- 必要な情報が即時に頭出しできるようになった。
- 本文内の参照先である別のマニュアルや情報にも、本文から即時で見ることができるようになった。
対象業務・文書
■適合する文書の特長
- ボリュームが多い
- 閲覧頻度が高い
- 定期的に更新する必要がある
- 他の手続との相互参照が発生する
- 閲覧ユーザが多種多様にわたる
■対象文書例
- 業務マニュアル
- 規程
- 事務手続書
- 事務取扱要領
- 事務基準
- 業務手順書
- 事務ルールブック
- システム操作マニュアル
- コールセンター対応マニュアル
- 社内FAQ
- 技術標準書
- メンテナンスマニュアル
- 保守手順書
など、業務プロセス、ルール、ノウハウが記載された文書全般
■対象業種
銀行、信金、生保、損保、証券、カード、製造、建設、通信、SIerなど
導入事例
お問い合わせフォーム
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ご希望の条件や、現在使用している商品の情報をご記入いただければ、お客さまのご要望に合ったご提案をいたします。
更新情報
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2023年10月10日
動作環境を更新。
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2023年2月28日
動作環境を更新。
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2023年1月11日
動作環境を更新。
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2022年4月8日
動作環境を更新。
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2021年4月1日
Manual Weaver 4.0の販売を開始。