郵送請求キャッシュレスサービス

各種証明書の郵送請求に係る支払いをキャッシュレス化し、自治体様の業務効率化と請求者の皆様の利便性向上・コスト負担軽減を実現。
住民の皆様、法人・士業の皆様、そして自治体様の郵送請求における課題を解決いたします。

 

郵送請求業務におけるお客様の課題

マイナンバーカードを保有していない住民の皆様が各種証明書を入手する場合や、法人および司法書士・行政書士などの士業の皆様が第三者の証明書を入手する場合、自治体窓口もしくは郵送で請求します。郵送請求時、手数料分の定額小為替^※1を事前に購入した上で、必要書類とともに対象自治体様へ郵送する必要があるため、請求者の皆様にとって定額小為替購入の費用や手間の負担が発生します。特に海外在住の方々は、定額小為替の購入自体が困難な状況です。 自治体様においては、定額小為替の管理や手数料の相違があった場合の電話対応などが発生しています。また、請求内容に不備がある場合には、証明書発行まで時間を要してしまうケースもあります。

請求者様における課題

• 定額小為替を入手するために郵便局へ出向く手間と購入手数料の負担が課題となっている。
　購入手数料は2022年1月17日より100円から200円に値上がりしたため、請求者にとってさらなる負担に。
• 海外在住者の場合、定額小為替の準備自体が難しいため、国際現金書留等での送付になるが、日本円の準備などの手間が発生する。
• 相続の際など、予め戸籍証明書等の発行通数がわからないため、手数料の不足が発生し、追送の対応が必要になるケースがある。
• 請求書類の不備・確認事項があった際に自治体から電話連絡があるが、日中は仕事などで対応が難しく、やりとりに時間を要することもある。
• 手続きの進捗状況が見えないため、証明書受取までのリードタイムが読めない。

自治体様における課題

• 定額小為替の換金処理や管理・保管についても負担となっている。
• 海外在住者からの請求の場合、時差などもあることから、申請内容や支払方法についてメールでのやりとりが必要となり、負荷のかかる作業となっている。また、銀行振り込みを実施している一部の自治体においては、別途、送金方法について案内をしたり、海外送金に係る高額な手数料且つ処理に時間を要するため、クレームにつながるケースもある。
• 手数料の過不足や請求書類の不備等が発生した場合、電話等でのやりとりに手間が多く発生している。
• 手続きの進捗状況が請求者から見えないため、問い合わせが入るケースもある。

解決の方法／導入効果

「郵送請求キャッシュレスサービス」は、住民票の写しや戸籍証明書等を郵送請求する際の手数料を、クレジットカードで支払うことが可能となるサービスです。実証実験やトライアル利用を重ねて構築した利用者視点を実現したサービスであり、大きく2つの課題解決が可能となります。

１．定額小為替に係る負担削減

本サービスでは、手数料確定後に請求者の皆様へ金額を通知し、クレジットカードによって支払いがなされる運用となっています。そのため正確な料金を把握した上で支払いを行うことが可能となります。自治体様においては定額小為替の管理業務負荷削減を実現します。「郵送請求キャッシュレスサービス」構築に向けた実証実験を実施した自治体様では、郵送請求に係る時間を約40％^※2削減できることを確認しました。

２．問い合わせ数の削減

システム上で手続きの進捗確認ができ、コメント機能を用いて請求者の皆様と自治体様で連絡を取ることが可能となるため、電話による問い合わせ対応の負荷を軽減します。さらに、海外^※3からの郵送請求にも対応が可能となります。

※1 郵便局でのみ取り扱いがあり、主に少額送金の際に現金の代わりに封入する定額の為替。
※2 申請者が定額小為替を購入する時間や、自治体の郵送請求にかかわる処理時間などを含む
※3 アメリカ、中国、オーストラリア

運用イメージ

サービス利用方法

請求者様は個人だけでなく士業、法人でも無料でご利用可能です。 下記URLより新規登録後ご利用いただけます。

一度アカウント登録をしていただければ、導入自治体様いずれにおいても利用可能です。
自治体様につきましてはサービス利用料が発生いたしますので、弊社へお問い合わせください。

サービス利用はこちらから

導入実績

東京都墨田区、福島県双葉町、東京都三鷹市、静岡県掛川市、兵庫県姫路市、広島県東広島市、千葉県鴨川市、鹿児島県志布志市、山口県宇部市、北海道共和町、奈良県宇陀市、徳島県東みよし町、宮城県角田市、鹿児島県南大隅町、三重県志摩市、高知県大豊町、佐賀県嬉野市、千葉県東金市、東京都練馬区、秋田県能代市、鹿児島県中種子町

お客様事例

東京都墨田区様/町田市様

将来的な労働力不足を見据え、郵送請求業務の効率化を実現すべく、現在「郵送請求キャッシュレスサービス」を利用中の東京都墨田区様の事例をご紹介します。郵送請求業務における課題や、本サービス導入の効果などについてお話しいただきました。 ※記事には、「法人請求オンラインサービス」ご導入の東京都町田市様のインタビュー内容も含まれています。

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